B - Encaissements
Les encaissements observés au cours de notre stages
sont :
- encaissement par espèce
- encaissement par banque.
1) Encaissement par espèce
L'encaissement par espèce est réalisé par
le caissier, agent du Service de Recouvrement et de la Trésorerie.
Ainsi, à la présentation du client avec les
éléments de règlement, ce dernier aura pour tâche
de :
· Réclamer la proforma au client ;
· Sortir les factures concernant le client se trouvant
à son niveau et visé par le Service de Facturation (SF),
· Encaisser le montant en espèces ou le
chèque certifié en contrôlant ce dernier,
· Etablir un reçu, le signer,
· Apposer le cachet «payé» sur les
factures et le reçu, et les viser,
· Inscrire les références du reçu
ou du chèque sur les exemplaires de la facture,
· Garder le double de la facture et la souche du
reçu pour justification ;
· Renseigner le brouillard de caisse,
· Enregistrer en fin de journée dans le manifold
en double les opérations du jour
· Récapituler chronologiquement dans le manifold
les numéros reçus au comptant en classant les règlements
selon leur nature.
· Envoyer, par cahier de transmission les pièces
comptables (reçus, copies des factures et original du manifold) à
la comptabilité pour imputation ;
· Enregistrer les chèques dans le cahier
prévu à cet effet et les transmettre au SRT à l'agent
chargé de la remise des chèques en banque.
2) Encaissement par la banque
L'opération d'encaissement par la banque n'est pas
effectuée par un seul agent. Les formalités de l'encaissement par
la banque sont effectuées par le Service de Recouvrement et de la
Trésorerie et le Directeur Financier. Le processus est indiqué
par le schéma ci-après.
Schéma : Processus d'encaissement par la
banque
Opérateur :
Secrétariat du DF
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