Paragraphe 3 : Organisation des principales fonctions
du PAC
A - Facturation et comptabilisation
1) Facturation aux clients
Deux (02) tâches sont successivement
exécutées :
- Le contrôle des dossiers du client
- La distribution des factures.
Après le dépôt par le client du dossier
au guichet du service de facturation, ce dernier se charge de :
- contrôler l'authenticité du cachet du
transitaire
- vérifier qu'il est agréé
- viser le connaissement ou le bon à enlever
- s'assurer de l'exhaustivité du dossier
- envoyer les dossiers à la facturation
Une fois la facture établie en trois (03) exemplaires,
le service facturation la remettra au Service de Recouvrement et de la
trésorerie par cahier de transmission. Ce dernier à son tour
aura la charge de :
- décharger le cahier de transmission du service
facturation
- répartir les factures comme suit :
· Original et un exemplaire au client en y apposant le
cachet « PROFORMA »
· Un exemplaire dans le dossier du client au service du
recouvrement et de la trésorerie
· Un exemplaire à la comptabilité
client.
- faire décharger le client sur le bordereau, en
portant la date de réception.
- Classer le bordereau dans le dossier du client
correspondant.
On pourra alors entamer les procédures comptables.
2) Comptabilisation
A la réception d'exemplaires de chaque facture client,
l'agent du service de la comptabilité générale a pour
tâche de :
- Saisir les factures reçues du service financier
- Editer les brouillards à partir des écritures
« importées » à partir du système de
facturation automatisé
- Contrôler les brouillards avec les factures
reçues pour s'assurer de l'exhaustivité
- Relever toutes les anomalies nées de
l'opération de transfert d'écritures :
· Les doubles emplois,
· Les factures non prises en compte,
· Les mauvaises imputations
- Se rapprocher de ce système pour rapprochement ou
complément de transfert d'écriture
- Contrôler la saisie sur les factures manuelles
- Préparer les écritures d'opérations
diverses à soumettre au visa du chef comptable
- Saisir les règlements des clients par
chèque.
- Editer les comptes individuels des clients et les produire
tous les mois.
- Analyser les comptes individuels :
· par lettrage automatique
· par justification du solde
- Editer les situations individuelles des clients à
remettre au Service de Recouvrement et de la Trésorerie pour
recouvrement.
| 
