2.1.2.2. Base de données du Cerna de
Marlhes
La base de données Alexandrie du Cerna de Marlhes
(Loire), est gérée par le Dr Claude Hébette. Elle utilise
la classification Cando et contient plus de 500 termes d'indexation *. Ses 1185
notices sont principalement ; 424 articles, 241 communications, 35 images fixes
(dont certaines ne contiennent pas d'images mais un lien hypertexte vers cette
image ou une description). Les documents sont répartis en 26
catégories dont 2 qui ne n'en contiennent pas (documents sonores sans
images et dossier thématique) et 12 qui en contiennent moins de 10. Elle
contient aussi des dossiers web à « mettre en forme » des
notices bibliographiques ne contenant pas de résumé et quelques
documents numérisés sans notices (il est possible d'enregistrer
un document dans le fichier image ou de supprimer une notice sans les
pièces
38 Il m'a semblé important de
respecter l'anonymat des personnes vulnérables notamment dans le cas
d'images diffusées sur le web.
39 Karolinska institutet : SE-171 77 Stockholm,
Sweden
40 ENSA ; Ecole nationale de Ski et d'Alpinisme.
Etablissement public à caractère administratif,
subventionné par le Ministère de la Santé et de la
Jeunesse et des Sports. Le personnel est payé par l'Etat.
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jointes). Cependant le contenu des catégories ne
correspond pas toujours au type de document attendu. Ce qui sous entend que le
paramétrage de la base a été constamment remanié.
Ainsi dans un même catégorie de notices, les champs
diffèrent.
Lors de l'analyse par GB Concept (07/11/07), un défaut
de conception de la base a été révélé ;
l'absence de lien récursif entre une notice père-fils ce qui a
engendré une redondance des données. Les champs correspondants
à la table « Auteur » ; Organisateur de cours et directeur de
publication, n'y étaient pas associés. Ces champs alors sans
liens avec la table Auteur ont alimentés d'autres index.
2.1.2.3 Base de données du Cerna
d'Albertville
La base de données Alexandrie, d'Albertville (Savoie)
est la base de référence qui enverra ses notices vers la base
commune Docmmont. Cette base contient ; 1321 documents dont principalement 412
communications, 245 articles, 254 dossiers, 163 thèses mémoire
rapport. Certains documents contenus dans les dossiers sont enregistrés
en document « Article ». L'intitulé des catégories de
documents diffère dans les deux bases du Cerna.
Elle contient de nombreux dossiers thématiques dont le
contenu n'est pas référencé dans la base.
Ils sont répartis en 19 catégories dont 4 qui
ne contiennent pas de documents (cassettes audio, image, photo et vidéo)
et 6 qui en contiennent moins de 10.
Les problèmes rencontrés sont ;
ü Les pièces jointes des notices (GED) qui ne
figuraient pas dans le dossier prévu (Algedim). Ceci est
vraisemblablement du à un export de notices incomplet de la base de
Marlhes vers celle d'Albertville.
ü Correspondance des tables et des champs ;
o Les champs correspondants à la table « Auteur
» (Organisateur de cours/stage, directeur de publication) n'y
étaient pas associé et le champ « nom du périodique
n'alimentait pas la table « Référence ».
o Le champ numéro de congrès a
été intégré au champ titre.
o Les champs « Année », « mois »,
jour » seront transférés dans un seul champ « date de
parution » (remarque déjà évoquée en 2005,
lors d'une réunion sur le thésaurus mais aucune modification n'a
été apportée).
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o Les champs «première page » et «
dernière page » sont transformés en un seul champ «Nbre
N° de page ».
Ceci démontre la difficulté pour un non
documentaliste de créer une base de données. En effet il est tout
à fait aisé de rechercher dans un champ date à l'aide des
opérateurs de comparaison (< >). Cette recherche étant
inconnue par le concepteur de cette base, il lui a semblé plus
aisé de décomposer la date afin d'effectuer une recherche sur ces
champs.
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