3.1.3 Les champs
Les champs sont au nombre de 95. Le document de
paramétrage détaille les contrôles appliqués sur les
champs (annexe 6). La base étant installée en version monoposte
au DMTM et au Cerna, les contrôles sont nombreux afin d'éviter la
possibilité de changement de champ dans la base et un souci lors de
l'export des données (mise à jour des bases).
ü Les champs obligatoires sont ; Titre, Légende,
Date de parution, Droits d'auteur, Légende, Type audiovisuel.
ü Le contrôle des doublons est effectué sur
les champs ; Titre, Auteur, Nom.
ü Les champs de type listes fermées sont ;
Intervention, Langue, Couleur, Type de travail, Niveau du document, Droits
d'auteur, Type d'image fixe, Type de fichier, Catégorie cando, Contenu,
Localisation, Evaluation, Type de support, Disponibilité, Type de
document, Type audiovisuel, Intervention, Droits d'auteur, Contenu.
ü Les champs indexés sont ; Titre, Titre
original, Contient/contenu dans, Légende, Type audiovisuel, Type d'image
fixe, Type de documents, Type de travail
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Voici les particularités de quelques champs ;
ü Le champ date : Pour faciliter la compréhension
des médecins bénévoles qui rempliront les notices, il
existe plusieurs intitulés selon les notices ; date de parution
(ouvrage), date de congrès stage (congrès stage préprint),
date de soutenance (thèse mémoire rapport).
ü Le champ DOI58 a été
prévu suite à une remarque de Xavier Sépulchre,
attaché de projet au DMTM [36]. La difficulté sur internet est
bien d'identifier l'auteur de l'information qui est donnée. Le DOI par
son numéro attitré à un nom permet d'identifier
formellement sa ressource mais aussi de rechercher les documents ayant ce DOI.
Il m'est apparu important pour l'avenir d'insérer ce champ.
ü La catégorie Cando : Ce champ est
utilisé par le Cerna. Le champ « cote » contient les
catégories Cando et le champ « Cando » contient la cote du
document. Ces deux champs sont liés.
ü Droits d'auteur : Prévient l'utilisateur en cas
d'utilisation des résumés ou des pièces jointes. Certains
documents libres de droits sont soumis à autorisation.
C'est-à-dire que l'internaute doit en faire la demande et
préciser les circonstances d'utilisation du document au DMTM qui donnera
ou non son autorisation. Certains documents sont « sensibles ». En
médecine, il s'agit de montrer la précision d'un soin. Certaines
personnes soignées ont autorisé les photographies comme Mike Horn
qui a exploré le Pôle Nord et soigné par le Dr Emmanuel
Cauchy. Il serait déplorable que ces photos soient utilisées en
dehors de ce cadre.
ü Evaluation : Ce champ est tout à fait
arbitraire. C'est un médecin du réseau qui attribue une note
reflétant la qualité du contenu du document. Ce champ m'a
été demandé afin de faire le tri, lors de nombreuses
réponses. C'est un indice de pertinence. Cependant, je n'ai pas retenu
ce champ dans les masques de recherche.
58 DOI ; Digital Object Identifier
ü
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Commentaire d'expert : Là aussi ce sont les
médecins du réseau qui ajoutent des commentaires en leur nom.
Certes je me suis demandée s'il était utile de laisser un
document dont le commentaire n'était pas enthousiaste. Mais il
s'avère qu'il existe parfois peu de documents sur un sujet pointu, ce
qui justifie sa conservation. Le commentaire permet aussi de donner des
précisions sur l'auteur.
ü Contient /contenu dans : Ce sont deux champs de type
récursif. Exemple ; le document intitulé « La France »
que j'enregistre dans une notice de type « ouvrage » puis
j'enregistre un document de type « chapitre » et je choisis dans le
menu déroulant le titre de l'ouvrage auquel il appartient (La France).
Ainsi lors d'une recherche ces deux notices sont signalées mais
reliées l'une à l'autre. Un autre champ récursif existe
celui de la table références «
édite/édité par ».
ü Voir aussi ; est utilisé pour signaler un
document qui traite du même sujet mais ne ressortirait pas lors d'une
recherche. Exemple ; ouvrage « la montagne » voir aussi l'ouvrage
« la météo » qui traiterait aussi de la montagne. Ce
lien est surtout utilisé pour les sujets pointus difficiles à
trouver et qui ne concernerait que quelques pages d'un document.
ü Disponibilité ; le module de prêt n'a pas
été acquis lors de l'achat du logiciel. Le Cerna prêtant
des ouvrages a souhaité l'indiquer à l'internaute.
ü Les alias ; sont utilisés pour les acronymes et
les pseudonymes. Il est possible d'associer plusieurs alias à un nom.
ü Base émettrice ; ce champ permet de retrouver
l'émetteur de la notice dans le cas de doublons ou d'incohérence
des données.
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