Mise au point d'une application de gestion de contrats de déclarations dans une agence en douane. Cas de MBP et Cie ( MBUNGU PWATI et Compagnie ) en RDC

II. FONCTIONNEMENT DE L'AGENCE

Dans le cadre de notre travail, nous avons retenu un seul poste d'ouvrage qui est celui du bureau chargé des procédures qui gère les déclarations.

3.1. DESCRIPTION TEXTUELLE

Le client dépose à l'agence un dossier complet. Ce dossier comprend les documents commerciaux (facture de fret, facture du fournisseur,...), les certificats de contrôle, certificat d'origine ainsi que l'AV.5( *) Aussitôt les documents acceptés, l'agence établit un contrat avec le client et lui remet un acte de contrat. Après l'établissement du contrat avec l'importateur, l'agence rédige les formalités douanières sur base des documents qui lui était remis. Et ces formalités douanières sont écrites sur une fiche de déclaration qu'on appelle T1 (T one) 6( *). Ainsi, ce document est immédiatement transmit auprès des services de douane.

Après vérification et validation de la déclaration, l'inspecteur en douane remet à l'agence le bulletin de liquidation pour le paiement des droits et taxes de douane. Avec cette note, l'agence se rend à la banque, paye et reçoit une quittance de déclaration. La banque à son tour transmet immédiatement à partir d'un réseau informatique les informations de paiement à la douane.

Après le paiement, l'agence retourne à la douane pour la vérification de paiement et celle-ci le livre un bon à enlever qui permet à l'agence de retirer la marchandise. Et l'agence à son tour remet la marchandise au client accompagné des documents de dédouanement.

3.2. TABLEAU DES ACTEURS

Un acteur est une personne morale ou physique capable d'émettre ou de recevoir des informations.7( *)

Un acteur est interne à l'organisation lorsqu'il appartient au système d'information de l'organisation. Un acteur est externe à l'organisation lorsqu'il n'appartient pas au système d'information mais qui est à l'origine ou à la destination de flux d'informations reçus ou émanant du système d'information. 8( *)

En outre, pour ce qui concerne ce tableau, nous reprendrons les acteurs qui sont essentiels à notre étude.

N°	ACTEUR	TYPE	EXPLICATIOIN
1	CLIENT	EXTERNE	Qui déclare sa marchandise pour l'importation
2	AGENCE	INTERNE	Qui établit les formalités d'importation de la marchandise lors de la déclaration
3	DOUANE	EXTERNE	Reçoit la marchandise à importer la place sous un régime douanier
4	BANQUE	EXTERNE	Elle reçoit tous les frais du à l'Etat

3.3. GRAPHE DES FLUX

Par définition, un flux est un échange d'information entre un acteur avec lui-même ou entre deux acteurs.9( *) De par cette définition, nous dirons que les échanges d'informations sont sous formes des flèches représentant le flux vers les acteurs qui sont sous forme de noeuds ou ovale.

Ainsi donc nous avons :

CLIENT

BANQUE

AGENCE

10 2 1 5 6

3 8

3 4 8 9 7

DOUANE

Légende :

N°	Nom du flux	Emetteur	Récepteur	Propriétés
1	Documents présentés	CLIENT	AGENCE	- nom importation, prix march, poids march, fret assurance
2	Contrat remis	AGENCE	CLIENT	- numéro contenaire nom import, nom agence, date cont, montant payé
3	Déclaration transmise	AGENCE	DOUANE	- num m enregistré, nature march, nom import, num camion, codagence
4	Bulletin de liquidation transmis	DOUANE	AGENCE	- numéro liquidation,nom agence, code taxe, libelle taxe montant liquidation
5	Pyt montant de déclaration	AGENCE	BANQUE	Idem flux n°4
6	Quittance de paiement remis	BANQUE	AGENCE	- Num quittance,date quittance, nombre déclaration , montant verse,nom agence
7	Informations de paiement transmises	BANQUE	DOUANE	Idem n°6
8	Quittance de déclaration présentée	AGENCE	DOUANE	Idem flux n°6
9	Bon à enlever remis	DOUANE	AGENCE	- Num bon,nom agence,heure de charg, heure de decharg, num camion
10	Marchandise livrée	AGENCE	CLIENT	- nom agence, natmarch, nbrecolis,nomimport

* 5 AVI signifie : Attestation de Vérification à l'Importation

*6 René Ledru, Chronique juridique : Loi sur les exportations et importations, ordonnance du 9 juillet 2008, Ed. Thomson Sales Europe, p.35

*7 Hubert Tardieu, La Méthode Merise-Tome1, Principes et outils, éd. d'organisation, Paris, 1996, p.104

*8 Idem, p.105

III. ANALYSE DES DOCUMENTS

Le recensement des documents est le préalable absolu à toute démarche d'automatisation. Il existe 2 méthodes^{10( *)} :

Ø La méthode ascendante : très pratique pour une nouvelle informatisation

Ø La méthode descendante : à utiliser sur un système existant permettant de recenser toutes les informations du système rencontrées sur les divers documents en service et à y ajouter les nouvelles données nécessaires aux nouveaux traitements. C'est la méthode utilisée dans le cadre de notre travail.