Mise au point d'une application de gestion de contrats de déclarations dans une agence en douane. Cas de MBP et Cie ( MBUNGU PWATI et Compagnie ) en RDC

II.4. PRINCIPES DE PASSAGE DU NIVEAU CONCEPTUEL VERS LE NIVEAU ORGANISATIONNEL

A. Contenue du Modèle organisationnel

Au niveau conceptuel nous avions expliqué simplement « quoi faire », tandis qu'à ce niveau organisationnel, il nous est opportun de poser les questions suivantes : « qui fait », «quand on le fait » et « comment on le fait », pour arriver à intégré dans ce modèle :

· l'affectation des tâches ;

· la désignation du milieu

· la chronologie d'exécution ;

· le modèle opératoire.

B. Nature de transformation

A partir du Modèle conceptuel des traitements, on formule le choix d'organisation qui se base sur les orientations de l'analyse préalable. Ce choix lorsqu'il est explicite puis détaillé aboutissent à la définition des postes de travail. C'est ainsi qu'à partir de ces postes de travail on construit une procédure.

C. Conséquences sur le modèle

Cette transformation produit 3 conséquences majeures :

· l'ajout d'informations complémentaire : le MOT précise comment la future solution s'insère dans l'organisation ;

· la redéfinition des procédures : chaque opération du MCT se trouve donc subdivisé ici en procédures fonctionnelles (PF). Certains auteurs remplacent « Procédures fonctionnelles » par le terme « phase », le cas de Yves Tabourier ; 19( *)

· l'ajout des éventuels éléments : le MCT retient la notion d'événements significatifs au niveau des principes de gestion. Le passage au niveau organisationnel peut justifier l'ajout des événements supplémentaires imposés par les contraintes d'organisation que nous trouvons.

II.5 MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS

II.5.1. GENERALITES SUR LE MODELE ORGANISATIONNEL DES TRAITEMENTS (MOT)

Le Modèle organisationnel des traitements modélise les activités du domaine, compte tenu de l'organisation et des ressources (qui, où, quand, comment). Ainsi, chaque activité (nommée tâche ou phase) est homogène en terme de finalité, degré d'informatisation, poste, instant de réalisation, ressources. Cette exigence conduit naturellement à la décomposition de l'opération (conceptuelle) en de nombreuses tâches (organisationnelles). Il y a de fait, corrélation entre le changement de niveau (du conceptuel à l'organisationnel) et l'accroissement du degré de détail.

Le Modèle organisationnel des traitements (MOT) représente les opérations du MCT sous une forme détaillée, puisque l'organisation interne de l'entreprise est ici prise en compte.

Il décrit ce que font les gens du métier (leurs tâches ou phases) dont certaines sont informatisées.

Durée

Les phases

Où

Comment

Arrivée des clients avec leurs contrats à l'agence

Contrat accepté

Contrat

Pas de signature

Signature

Preuve de paiement

Pas de preuve

Signature

Pas de signature

Livraison de marchandises

AGENCE AGENCE	(interactif) Personnel Papiers Imprimante Stylo PC
X X		DOUANE CLIENT	(Manuel) Personnel Stylo Papier
X X		AGENCE	interactif) Personnel Papiers Imprimante Stylo PC

Diagramme d'enchainement des procédures

L'enchainement des procédures est un concept lié à un échange d'informations liées à l'externalisation de certaines activités.

En effet, lors de notre analyse nous avons trouvé naturellement que les acteurs sont des postes de travail. C'est ainsi que le MOT va donc cerner l'activité de chaque poste de travail (informatique ou non), et chaque service, du type de ressources (manuel, automatisé), du type de support (document écrit, magnétique, etc.)

En outre, précisons que le terme degré d'automatisation traduit l'utilisation des ressources humaines et/ou informatique pour l'exécution de l'activité.

On distingue trois degrés :

Ø Manuel : seule la ressource humaine est mise en oeuvre (même si c'est une activité intellectuelle) ;

Ø Interactive ou conversationnelle : les ressources humaines et informatique sont mobilisées dans le déroulement de l'activité (même de manière alternative dans le courant de l'activité informatique, globalement les 2 sont mobilisées).

Ø Automatique : durant le déroulement de la phase ou tâche seule la ressource informatique est utilisée.