B- Qualité et mise à jour du système
de Suivi
Evaluation
Un projet évolue dans un environnement dynamique, en
perpétuel changement. Les informations dont on a besoin pour suivre et
évaluer le projet peuvent changer d'une période à une
autre. Les exigences en termes de coût et de compétences ne sont
pas statiques tout au long de la vie du projet. Une fois que le système
est mis en place, il faut donc s'assurer qu'il fonctionne bien, qu'il est de
bonne qualité et le tenir à jour afin de suivre
l'évolution des informations, des compétences et des
contextes.
Le respect d'un certain nombre de critères de base
peut aider à évaluer la qualité du système et
à le mettre à jour. Ce sont :
1- L'utilité du système.
Le système mis en place doit effectivement permettre
de répondre aux besoins d'information pratique des utilisateurs
identifiés ; autrement il n'a pas de raison d'être. Tous les
éléments du système doivent jouer leur partition dans la
réalisation des objectifs du système en amont et du projet en
aval. Il faut qu'on ressente que le Suivi Evaluation apporte une valeur
ajoutée à la gestion du projet en général. A ce
titre, il faudrait donc s'assurer que les informations de bonne qualité
sont disponibles à temps et dans la forme requise pour permettre
à toutes les parties concernées de s'en servir à toutes
fin utiles à la réalisation des objectifs globaux et
spécifiques du projet.
2- La faisabilité.
Les méthodes, l'enchainement des activités, le
calendrier d'exécution des tâches, les procédures et normes
retenues doivent être réalistes. Le budget consacré au
Suivi Evaluation doit permettre de couvrir toutes les charges
générées par le système. Les objectifs doivent donc
être réalisables en termes de coût, de disponibilité
des informations et des compétences. Un système trop complexe et
très couteux ne servira à rien s'il ne répond pas aux
exigences, à la stratégie et aux activités du projet.
3- La fiabilité.
Les produits du système doivent être fiables.
Les informations collectées ne doivent pas être caduques afin
d'éviter de faire des analyses sur la base d'éléments
dépassés conduisant indubitablement à une prise de
décisions contraire à la réalité. Il faut donc
alimenter régulièrement le système avec des informations
nouvelles. La matrice du cadre logique doit être
régulièrement revue pour mettre à jour les indicateurs,
les sources de vérification, les hypothèses.
C'est à ces conditions que le Suivi Evaluation peut
réussir la noble mission qui est la sienne : le retour
d'information sur les enseignements tirés.
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