SECTION II : MISE EN PLACE DU SYSTEME DE SUIVI
EVALUATION DANS LES PROJETS DE DEVELOPPEMENT.
Un système de Suivi Evaluation performant doit pouvoir
intégrer les aspects formels axés sur les données
collectées au cours du travail traditionnel de Suivi Evaluation et les
éléments informels de suivi et communication. Le Suivi
Evaluation, doit être dans toutes les circonstances envisagé come
un système intégré de réflexion continu et de
communication qui doit être planifié, géré et
doté de moyens adaptés.
A- Les phases de conception et de mise en place du
système de Suivi Evaluation.
La conception d'un système de Suivi Evaluation
comporte se fait généralement en six (06) étapes ou
phases. Des tâches précises sont réalisées au cours
de ces différentes phases et permettent de répondre à des
questions bien précises.
1- Définition de l'objectif et du champ
d'application du système de Suivi Evaluation.
Les réponses aux préoccupations telles que le
budget de fonctionnement du Suivi Evaluation, le nombre d'indicateurs à
suivre, la fréquence des rapports, le types de communication
nécessaire etc. sont facilement trouvées lorsqu'une
définition claire de l'objectif et du champ d'action du Suivi Evaluation
est faite. Ainsi donc, au moment du démarrage du projet, il est
primordial que cette réflexion soit approfondie par toutes les parties
concernées. L'objectif du Suivi Evaluation du projet lorsqu'il est
clairement défini permettra de préciser ce que l'on attend du
système d'autant plus qu'en élaborant cet objectif, on est
nécessairement amené à réfléchir sur la
nature du projet et sur la nature des informations dont on aura besoin pour une
gestion satisfaisante du projet.
Pour définir clairement l'objectif du système
de Suivi Evaluation, il est conseillé de se poser la question
suivante :
· Pourquoi avons-nous besoin de mettre en place un
système de Suivi Evaluation ?
Une fois que tous les acteurs se seront mis d'accord et
auront la même vision de l'objectif du système, il faudra
préciser son champ d'application. En effet, compte tenue de la nature du
projet, le système peut être extrêmement complexe ou
très simple. Qu'il soit complexe ou non, le système
présentera des avantages et des inconvénients en termes,
notamment, du degré de précision et de compétence requise,
du personnel ou des outils nécessaires et du budget. Le degré de
complexité du système dépendra de l'objectif du Suivi
Evaluation ainsi que des ressources et de l'expertise disponibles. Les
réponses aux questions suivantes aident à définir
clairement le champ d'application du système.
· Quelles est l'importance du financement potentiel
disponible ?
· Quel est le degré de participation souhaitable
et faisable des parties prenantes?
· Quel doit être le degré de détail
des données quantitatives ou qualitatives ?
· Quel est le type d'étude de
référence souhaitable et faisable ?
· Quelles sont les capacités actuelles des
parties prenantes en matière de Suivi Evaluation ?
2- Identification des questions relatives à la
performance, les indicateurs et les besoins en matière
d'information.
Cette phase est importante puisque étroitement
liée à l'élaboration du Cadre Logique du projet. Il s'agit
de définir pour chaque niveau hiérarchique des objectifs, un ou
les indicateurs permettant de mesurer le degré de réalisation de
l'objectif. Généralement, les objectifs sont complexes et les
indicateurs correspondant ne permettent pas toujours d'expliquer le
degré de satisfaction de tel ou tel objectif. Même si l'on dispose
d'informations quantitatives permettant de répondre à cette
question, il est vivement conseillé de confronter plusieurs sources
d'information quantitatives et qualitatives pour véritablement
maîtriser l'évolution du projet et suivre les liens qui existent
entre ces différentes informations. La question essentielle à se
poser est : qu'avons-nous besoin de savoir pour suivre et évaluer
le projet de façon à bien le gérer ? Une fois ces
informations identifiées, il sera alors plus facile de repérer
les indicateurs spécifiques véritablement nécessaires.
Il ne faut cependant pas perdre de vue le fait que
l'information évolue avec le temps. Il faut donc assurer une mise
à jour régulière des indicateurs et des informations
permettant de les mesurer afin de bien suivre les modifications
apportées à la stratégie du projet dans le temps.
3- Collecte et organisation de l'information.
Au cours de la phase de démarrage du projet, les
parties prenantes doivent définir clairement la nature des informations
à collecter, l'organisation pratique de la collecte et du stockage des
informations en tenant compte rigoureusement des ressources humaines et
financières disponibles. Très souvent, il faudra recourir
à des méthodes différentes de collecte de l'information
(qualitative ou quantitative) selon les indicateurs.
Quelque soit la méthode retenue, il y aura des
avantages et des inconvénients en termes de coûts, de
fiabilité des données, des compétences nécessaires,
de capacité à quantifier les résultats et de richesse de
l'information produite.
En choisissant la méthode, il importe d'impliquer
toutes les personnes concernées par la collecte et l'analyse des
informations. L'implication de ces acteurs dans le choix et
l'élaboration des méthodes permet une meilleure
compréhension et une utilisation optimale des méthodes retenues.
Si les méthodes sont choisies par d'autres, il importe de bien former
les personnes qui les mettront en oeuvre.
4- Modalités de la réflexion critique.
Cette étape permet de développer des pratiques
pour que l'interprétation des données et l'appréciation
que cette analyse implique pour les activités du projet s'inscrive dans
une approche participative. La réflexion critique consiste dans le cas
d'espèce à interpréter l'expérience des
données en vue de créer de nouvelles perceptions et d'aboutir
à un accord sur les actions à entreprendre. A ce titre, un
débat actif lors des réunions d'équipe et de
réunions avec les bénéficiaires est essentiel pour que
l'information issue du Suivi Evaluation soit partagée, analysée
et suivie d'une action. L'analyse critique permet donc d'aller au-delà
de la collecte, du traitement et de l'examen des données.
Cette étape permet aux acteurs de répondre
entre autres aux questions suivantes :
· Pourquoi en est-il ainsi ?
· Quelles sont les conséquences de cet état
de choses pour le projet ?
· Que faire pour améliorer la situation ?
L'examen régulier de ces questions avec les
différents acteurs impliqués permet de mieux comprendre les
situations et de prendre les décisions adéquates.
En définitive, cette étape consiste à
faire une description détaillée des méthodes / approches
à utiliser pour chaque type d'acteurs et pour chaque objectif, à
identifier le responsable de chaque activité de réflexion et
à établir un calendrier de réflexion critique sur lequel
figurent les principales activités permettant la réflexion, les
objectifs de l'activité, les personnes impliquées et le
chronogramme.
5- Communication et établissement des
rapports.
Cette étape consiste à :
Ø établir la liste exhaustive de tous les
acteurs concernés, de leurs besoins en matière
d'information ;
Ø définir la forme sous laquelle l'information
sera présentée ;
Ø définir la façon dont les informations
seront utilisées ;
Ø établir un calendrier détaillé
pour la production de l'information ;
Ø responsabiliser les acteurs par rapport à
chaque type d'information pour qu'elle soit effectivement disponible à
temps.
6- Moyens et compétences nécessaires.
La définition précise du nombre d'agents du
Suivi Evaluation, de leur qualification, de leurs responsabilités et de
leurs liens avec les autres acteurs du projet est fondamentale pour que le
système fonctionne véritablement. Une ligne budgétaire
spécifique et suffisamment dotée doit être prévue
pour le Suivi Evaluation. Les responsabilités en matière de Suivi
Evaluation devront être précisées dans les profils de
postes, dans les termes de référence des personnes
concernées et dans le manuel de procédures du projet. Il s'agit
également au cours de cette dernière étape de
définir clairement les informations qui doivent être
stockées et accessibles, quand, comment et pour qui, le degré
d'information nécessaire et approprié, les compétences
nécessaire pour mettre en place le système de gestion de
l'information du projet etc.
Au total, la mise en place du système de Suivi
Evaluation exige de :
Ø bien maîtriser les relations qui existent entre
le Suivi Evaluation et les autres fonctions de gestion du projet ;
Ø mettre en place des procédures de Suivi
Evaluation qui permettent à toutes les parties prenantes de tirer
régulièrement des enseignements clairs de leurs actions
respectives ;
Ø utiliser les processus et méthodes de
réflexion, de communication et de prise de décisions existant
chez les acteurs concernés et les partenaires comme base du Suivi
Evaluation ;
Ø mettre en place les moyens et les compétences
nécessaires à la mise en mise en oeuvre du système.
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