2. Le bureau logistique
Ce bureau assure l'entretien et la maintenance des
meubles, des immeubles et toute autre immobilisation corporelle ou incorporelle
de la direction provinciale de Goma. Les préoccupations de la logistique
sont divisées en deux, il s'agit du charroi automobile et du
bâtiment administratif et résidentiel. Quant à nous, nous y
avons inséré la section achat qui en principe se trouve au
bureau approvisionnement
a. La section achats
Les achats à la BCC sont effectués
au niveau du bureau approvisionnement. La BCC étant une institution de
droit public, toutes les opérations doivent être couvertes par un
document écrit et tout document doit être justifié. Les
pièces justificatives d'achat sont des factures. Pour les effectuer il
faut une certaine procédure dont voici sa
composition :
1°) Estimation des besoins
Chaque bureau peut estimer u besoin et il faut que
ceci soit validé par la Haute Direction. La validation des besoins dans
le système approprié appelé NAVISION.
Apres l'estimation des besoins, l'acheteur passe
à la deuxième étape qui est la prospection du
marché.
2°) La prospection du marché
L'acheteur va au marché et fait une
prospection, de son retour il doit amener trois factures pro forma des maisons
de commerce reconnu c'est-à-dire qui doivent avoir un numéro de
registre de commerce, un numéro d'identification nationale et un compte
bancaire. Les factures des différentes vont permettre à
l'acheteur d'effectuer un choix.
Après, on établit le tableau
comparatif des prix qui doit reprendre le numéro d'ordre, la
désignation ; le numéro de la première, la
deuxième et la troisième maison ; la quantité
demandée ; le prix inférieur et
l'observation.
Ce tableau est présenté comme
suit :
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N° d'ordre
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Désignation
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Nom de la 1ère maison
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Nom de la 2ème maison
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Nom de la 3ème maison
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Qté demandée
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Prix inferieur
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Prix total
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Obs.
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Tableau N° 2 : Tableau comparatif des
prix
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3°) Le bon de commande
Il s'établit de la minière
suivante : à partir du tableau comparatif des prix, on peut passer
la commande aux maisons retenues par la banque mais le choix de l'acheteur
n'est pas seulement fonction du prix mais aussi de la qualité du produit
c'est pour il se fera accompagner d'un expert du domaine pour s'assurer de la
bonne qualité de la marchandise à acheter. Pour la BCC/Goma,
l'achat se fait de gré à gré c'est-à-dire on
achète et on nous livre immédiatement la marchandise. Dès
que la marchandise est livrée, on le stock dans le bureau surveillance
à titre de consignation puis une commission de réception passera
pour vérification. La commission à son tour établit un PV
de réception.
b. Le charroi automobile
Il est composé de trois véhicules, un
pour le Directeur provincial, un autre pour le directeur provincial adjoint et
un pour les courses des services opérationnels de la banque.
Pour gérer ces véhicules, ce bureau
utilise deux sortes de bons. Il s'agit du bon de transport et du bon de
carburant.
1) Le bon de transport
Ce bon permet à la logistique de bien
gérer les itinéraires des véhicules de la Banque. Il est
rempli par les utilisateurs. Pour compléter ce bon trois personnes
doivent intervenir ; il s'agit notamment du logisticien da la Banque, du
responsable du service et de la direction.
2) Le bon de carburant
Comme les véhicules ne peuvent pas rouler sans
carburant, ce bureau fait usage du bon carburant pour permettre aux
utilisateurs des véhicules de faire réquisitionner le carburant.
Ce bon permet au bureau de savoir mensuellement la quantité
consommée par chaque utilisateur. Pour compléter ce bon, quatre
voire cinq personnes doivent intervenir ; il s'agit du logisticien, du
chargé des approvisionnements, du responsable du service et de la
direction.
Ainsi comme la banque n'a pas son propre garage, elle
se sert des garages des particuliers en cas de pannes des
véhicules.
c. Les bâtiments administratif et résidentiel
A ce niveau, le bureau logistique gère le
patrimoine et quelques problèmes qui peuvent surgir à la banque
et à la résidence du Directeur provincial, la propreté qui
est assurée par les journaliers. Ce bureau fait l'inventaire de tous les
biens meubles et immeubles.
On utilise le bon de restitution : il se charge
de déclasser les meubles usés dans de bonnes formes pour garder
les traces en cas de réparation ; on écrit une note qu'on
envoi au responsable du service administratif.
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