V.2-Approvisionnement de
caisse
Il s'agit de voir l'objectif de la procédure, les
principaux acteurs et aussi sa description.
V.2.1-Objectif de la
procédure
Le montant de la caisse est plafonné à
1 000 000 FCFA.
L'objet de cette procédure est de décrire les
opérations de demande et d'encaissement de fonds pour alimenter la
caisse.
V.2.2-Les principaux
intervenants
- le Caissier
- le Comptable du projet
- l'Administrateur Gestionnaire
- le Directeur
V.2.3-Description de la
procédure
Tableau 10 : la procédure
d'approvisionnement
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Intervenants
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Tâches exécutées
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Délai maximum
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Risques éventuels
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Directeur
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Signature du dossier d'approvisionnement
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2 jours
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Non validité de l'opération
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Administrateur Gestionnaire
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-réception du dossier d'approvisionnement de caisse
(demande d'approvisionnement ; demande d'engagement et pièces
justificatives des dépenses)
-analyse du dossier
-transmission du dossier au Directeur pour signature
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2 jours
2 jours
2 jours
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-absence de traçabilité de l'opération
-prise en compte d'erreurs affectant toute
l'opération
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Comptable du projet (PAEB)
Comptable du projet (PAEB)
(suite)
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-approbation de la demande d'approvisionnement
-remplissage d'une demande d'engagement
-transmission de la demande à l'Administrateur
Gestionnaire
-transmission du dossier de demande d'approvisionnement au DAF
MEN après signature du Directeur
-réception du chèque émis par la BNI
(Banque Nationale d'Investissement)
-vérification du chèque et retrait du montant
inscrit
-transmission du montant au caissier
-traitement comptable du dossier et classement de celui-ci.
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1 jour
1 jour
2 jours
2 jours
2 jours
2 jours
2 jours
2 jours
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-absence de traitement comptable
-absence de traçabilité
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Caissier
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-remplissage de la demande d'approvisionnement de caisse
(annexe 3) en 2 exemplaires si le montant est <
500 000 FCFA
-visa et transmission de la demande d'approvisionnement de
caisse au comptable du projet
-réception de la somme encaissée
-transmission des dossiers au comptable pour
vérification
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2 jours
2 jours
2 jours
2 jours
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-détournement de fonds
-absence de preuve
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Source : à partir de nos
enquêtes; année 2006
V.3-Rapprochement bancaire
On verra successivement
l'objectif de la procédure, sa description ainsi que les principaux
acteurs.
V.3.1- Objectif de la procédure
Les états de rapprochement bancaire sont
établis à chaque fin de mois pour toutes les banques dans le but
de s'assurer que toutes les opérations bancaires sont correctement
enregistrées en comptabilité et que les comptes bancaires du
projet sont couverts contre les risques d'erreurs et d'omissions
éventuelles.
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