Elaboration d'un manuel de procédures administratives et comptables d'un projet: cas du projet d'appui à l'enseignement de base du Bas Sassandra au sein du BEP

INTRODUCTION GENERALE

Évoluant dans un environnement de plus en plus concurrentiel, toute entreprise se voulant dynamique et compétitive doit s'arborer d'une méthode de gestion efficiente tendant à fournir l'effort optimal pour maximiser un résultat visé. Cela est aussi vrai pour les entreprises ayant pour domaine la gestion des projets. Ces derniers s'appréhendent comme l'ensemble d'opérations ou activités cohérentes à effectuer pour atteindre un objectif identifié en vue d'une mission précise, délimité par un début et une fin. Prise dans ce sens, cette définition englobe les projets d'éducation/formation, nés d'un accord de partenariat entre le gouvernement ivoirien et les bailleurs de fonds extérieurs. Ils sont du ressort du ministère de l'éducation nationale, au sein duquel se trouve une cellule nommée BEP (Bureau d'Exécution des Projets). Cette structure est chargée de la coordination générale, de la planification et de l'exécution des dits projets.

Elle a sous sa responsabilité plusieurs projets :

le projet d'appui au secteur éducation/formation (PASEF) ;

le projet de renforcement de l'éducation de base OPEP1 ;

le projet de renforcement de l'éducation de base OPEP2 ;

le programme de valorisation des ressources humaines (PVRH) ;

le projet BAD EDUCATION IV ET V ;

le projet de développement de l'enseignement de base phase 1 ;

le projet d'appui à l'enseignement de base dans la région du bas Sassandra (PAEB).

Ainsi, dans son programme de développement socio économique, l'État a accordé une attention particulière au domaine de l'éducation/formation dont la qualité est le gage d'un futur prometteur pour notre pays.

Des actions ont été menées dans le sens de la promotion de l'éducation de base et du renforcement des infrastructures d'accueil.

En raison de la nature de leur financement, ces projets disposent de modalités spécifiques quant à la gestion administrative, comptable et financière.

Cependant, force a été de constater que les étapes à suivre dans l'exécution des activités ; les traces que doivent emprunter les pièces justificatives tant interne qu'externe, ne sont pas formalisées pour la plupart des projets^1(*). En effet, de par leur exécution, ces projets sont amenés à suivre plusieurs étapes qui doivent être scrupuleusement respectées pour une meilleure réalisation, de crainte que le fonctionnement normal de l'entreprise ne soit désarticulé. D'une manière générale, une traçabilité des étapes d'exécution du projet en d'autres termes un manuel de procédures administratives et comptables décrivant les procédures et l'organisation comptable de manière détaillée, la nature et le contenu des tâches qui sont exécutées pour chaque opération de gestion des projets au plan comptable et financier est nécessaire. Dès lors, nous observons le caractère indispensable et excellent du manuel de procédures, instrument de travail dont le BEP doit se servir pour asseoir une gestion saine et transparente en vue d'assurer la pérennité des différents projets qu'il gère. D'où l'idée de la mise en oeuvre d'un système de contrôle interne défini comme l'ensemble des lignes directrices, mécanismes de contrôle et structure administrative mis en place par la direction en vue d'assurer la conduite ordonnée et efficace des affaires de l'entreprise.

Le projet d'appui à l'enseignement de base du Bas Sassandra (PAEB), cofinancé par l'État de Côte d'Ivoire et la KFW (Kreditanstalt Für Weideraufbau), agence de coopération Allemande, figure au nombre des projets qui ne disposent pas à ce jour de document de référence sur la procédure à suivre pour leur exécution.

Face à cette insuffisance, il nous est apparu nécessaire de mener des études visant à l'amélioration du processus d'exécution des différentes opérations inscrites dans le projet.

C'est ainsi que nous avons mené une étude sur l'élaboration d'un manuel de procédures administratives et comptables d'un projet : cas du projet d'appui à l'enseignement de base au sein du BEP. A travers ce mémoire, il s'agira de proposer au BEP un document mettant en exergue les règles administratives et comptables que doit suivre toute personne dans l'exécution du projet PAEB.

1-Problématique :

La nécessité de se doter d'un manuel de procédures administratives et comptables émane du souci de se munir dès le départ d'un instrument susceptible de garantir la transparence et l'efficacité des opérations de tout le projet.

En effet, la non référence à un tel instrument de base risque d'amener l'entreprise à une gestion fragmentaire et déficiente.

Comme évoqué précédemment, certains projets ne disposent pas de supports permettant une exécution optimale. Ceux-ci sont mis en oeuvre par référence à certains documents inadaptés. Il s'avère nécessaire de rechercher les voies et moyens pouvant aller dans le sens d'une gestion efficace du projet.

Comment concilier un système de contrôle interne efficace et des procédures administratives et comptables adaptées aux projets du BEP ?

L'analyse primaire de cette question, soulève différentes interrogations qui sont :

Quelles anomalies pouvons- nous déceler au vu des normes qui gouvernent le contrôle interne ? Quel peut être notre apport pour une gestion efficace d'un projet et partant de toute l'entreprise ?

2-Objectifs de l'étude

Cette question centrale, énoncée précédemment, appelle à connaître le fonctionnement de l'entreprise en vue de déceler les anomalies qui doivent trouver des solutions. Pour formaliser notre analyse, nous avons jugé nécessaire de disposer d'un objectif général suivi des objectifs spécifiques.

2.1-Objectif général

Cette étude a pour but principal la mise en place d'un manuel de procédures administratives et comptables destiné à favoriser une gestion saine des projets.

2.2-Objectifs spécifiques

De façon plus spécifique, les objectifs de ce travail se présentent comme suit :

- permettre une traçabilité des transactions, en vue d'effectuer des contrôles de responsabilités ;

- rationaliser les ressources du projet à travers une répartition adéquate des tâches ;

- contribuer à éviter l'informel qui peut instaurer l'anarchie dans l'organisation.

3-Hypothèse d'étude

Au regard des objectifs sus mentionnés, les hypothèses suivantes ont été formulées :

- le manuel de procédures permettra un contrôle efficace. Ce qui rend le dispositif de contrôle interne plus dynamique ;

- les gestionnaires du projet réaliseront, à travers le respect du présent manuel, des économies. Car les charges, qui leur sont soumises, sont prévues et réelles ;

- chaque acteur du projet accomplira sa tâche telle qu'inscrite dans le référentiel. Cela empêche l'amplification de l'anarchie.

4- Méthodologie

Nous avons utilisé deux méthodes de recherche :

- la recherche documentaire ;

- des interviews avec des personnes clés.

4.1-La recherche documentaire

L'unité d'appui aux moyens généraux à l'intérieur de laquelle se trouvent les archives a servi de lieu de recherche documentaire. Nous avons pu nous imprégner des informations relatives aux dossiers d'appels d'offres et aux différentes lettres de contrôle interne des projets. Ce qui nous a facilités la tâche dans nos analyses.

D'autres recherches sur Internet nous ont permis d'avoir une plus large vue sur les normes qui gouvernent un contrôle interne.

4.2-Les interviews

Nous avons rencontré les différents Responsables des cellules, les échanges nous ont permis de comprendre le fonctionnement de chaque unité et le travail effectué par chaque agent.

5-Intérêt de l'étude

Le présent mémoire constitue pour nous l'occasion de mettre en pratique les connaissances théoriques acquises au cours de notre formation, mais aussi d'approfondir nos connaissances dans le domaine de la gestion de projet renforcée par la mise en place d'un système de contrôle interne.

Par ailleurs, il va servir de levier au BEP pour une amélioration considérable de ses services. Ce, en termes de management des projets et le maintien de la confiance apportée par les différents bailleurs.

Enfin, ce travail loin d'être parfait, pourra aider toute personne qui désir mener une réflexion sur un thème en rapport avec la gestion des projets surtout le dispositif de contrôle interne qui l'entoure.

6-Les limites de l'étude

Dans le cadre de notre étude, nous étions amenés à concevoir un manuel de procédures administratives et comptables pour la gestion d'un projet (le PAEB). Nous avions voulu faire des saisies et avoir une pratique réelle du SIGFIP (Système Intégré de Gestion des Finances Publiques), logiciel financier qui centralise toutes les opérations budgétaires de l'État. Son accès était impossible car pendant la durée de notre stage le budget de l'état n'était pas encore exécutable.

Par ailleurs, le site du projet (le PAEB) se trouvant dans la région du bas Sassandra c'est-à-dire à SAN PEDRO, nous n'avons pas pu effectuer le déplacement pour nous rendre compte de la réalité des choses sur le terrain.

7-Les axes d'étude

Notre recherche s'articule autour de deux principaux axes :

- diagnostic du contrôle interne du BEP ;

- recommandations pour une optimisation des procédures administratives et comptables du projet PAEB.

Toute organisation a pour but d'assurer, à l'aide de ses moyens, l'atteinte des objectifs librement fixés. Elle doit, dans ce sens, mettre en place un dispositif de contrôle interne lui permettant la bonne maîtrise de ses activités et le respect des consignes à tous les niveaux de responsabilités.

Cependant, nombreux sont ceux qui n'accordent pas suffisamment d'importance au contrôle interne au sein de l'entreprise ou qui méconnaissent sa définition exacte.

Cette partie vise à fournir des renseignements utiles sur le contrôle interne qui est vu comme un ensemble de dispositions.

Dans le premier chapitre, nous présenterons l'entreprise BEP. Le second chapitre sera consacré à l'évaluation de son contrôle interne.

* ¹ Voir la lettre de recommandations sur le contrôle interne du PAEB, exercices 2001, 2002 et 2003.