Boite à outils d'évaluation des formations

4. Rassemblement et analyse des données

Une fois les données recueillies, vous aurez à les analyser, et passer en revue toutes les données, et ce, selon les objectifs d'évaluation que vous avez fixés au départ. La tâche sera de réduire et d'interpréter l'information pour qu'elle soit compréhensible et utilisable et qu'elle puisse vous permettre de répondre à vos questions d'évaluation.

Les données recueilles peuvent être soit qualitatives, soit quantitatives, ils vous donneront une idée sur le degré de satisfaction des formés, leur acquis et le transfert des connaissances en situation de travail, etc....

Ainsi dans cette 4^ème étape du processus d'évaluation des actions de formation, il s'agit de regrouper les réponses appartenant à la même catégorie de réponses (exemple satisfaction), de transformer par la suite ces réponses à des graphiques, chose qui permettra une plus grande visibilité quant aux réponses recueilles.

Certaines données, vous aurez à les synthétiser et à les transformer en statistique descriptive interprétable (Dépouillement des questionnaires : Distributions de fréquence, pourcentage, moyennes, etc.).

Il faut ainsi organiser les réponses de personnes interrogées, et répartir les répondants dans les choix de réponses, et calculer les distributions de fréquence.

Si vous avez utilisé des questions ouvertes, regroupez les réponses dans des catégories, et reprenez cette étape jusqu'à ce que vos résultats soient compréhensibles, organisés et structurés de manière cohérente.

L'interprétation des données

Maintenant que toutes vos données sont classées dans leur catégorie respective, il s'agit de donner un sens à vos résultats. Par exemple, vos résultats indiquent que 50% des formés ont pu améliorer leur connaissances grâce aux formations. Est-ce que le pourcentage obtenu est satisfaisant ? La réponse à cette question sera déterminée par rapport à vos objectifs de départ. En effet, les résultats de votre évaluation devraient vous permettre de répondre aux différentes questions d'évaluation posées au départ.

Lors de l'interprétation, il faut toujours demeurer critique face à ses résultats. Demandez-vous, Si d'autres éléments pourraient expliquer les résultats obtenus. De plus, n'oubliez pas que chaque évaluation a ses limites. Il est pratiquement impossible de Contrôler tous les facteurs qui peuvent affecter vos résultats.

5. Prise de décisions concernant l'action

Cette étape contient deux phases :

a) Réalisation du rapport d'évaluation et diffusion des résultats

La présentation des résultats se fait souvent par écrit sous forme d'un rapport, mais il peut aussi être très pertinent de présenter les résultats verbalement, ou peut-être même sous la forme d'une affiche, d'un dépliant ou d'un mini-journal. La forme que vous choisirez dépendra de l'utilisation que vous ferez des résultats. (Voir Modes de diffusion à envisager).

Il ne suffit pas de se borner à conduire une évaluation en tant qu'activité de collecte d'informations, il importe aussi de diffuser et communiquer les résultats de votre évaluation auprès des principales parties prenantes : il s'agit des personnes qui portent un intérêt direct avec l'action en formation : l'organisme de formation, les formateurs et en particulier auprès de celles qui sont chargées de prendre d'importantes décisions concernant la formation, cela dès que possible et sous des formes qu'il soit facile de comprendre et d'utiliser.

Modes de diffusion à envisager

§ Rapport écrit détaillé ;

§ Brochure portant sur les principaux enseignements de l'évaluation ;

§ Intervention médiatique ;

§ Réunion publique, débat public ;

§ Séminaire, atelier ou discussion de groupe ;

§ Moyens électroniques (courrier électronique, sites Web).

Modes de diffusion à envisager

§ Rapport écrit détaillé ;

§ Brochure portant sur les principaux enseignements de l'évaluation ;

§ Intervention médiatique ;

§ Réunion publique, débat public ;

§ Séminaire, atelier ou discussion de groupe ;

§ Moyens électroniques (courrier électronique, sites Web).

a) Suivi

La diffusion des résultats d'une évaluation ne garantit pas que les recommandations seront mises en oeuvre, ni les enseignements tirés utilisés. Un suivi actif est nécessaire pour assurer la mise en oeuvre des recommandations et insérer les enseignements tirés dans vos prochaines actions de formations.

Comment utiliser les résultats de l'évaluation

Les responsables de l'action de formation ont les responsabilités suivantes:

§ Examiner systématiquement les principales constatations, conclusions et recommandations d'une évaluation ;

§ Identifier celles qui sont acceptées et soutenues et celles qui ne le sont pas ;

§ Établir un plan d'exécution, y compris l'identification des mesures spécifiques de suivi et l'attribution de responsabilités claires avec un calendrier de mise en oeuvre ;

§ Suivre l'état d'avancement de la réalisation des actions de formations futures.

Ainsi on peut résumer les différentes étapes de l'évaluation des actions de formation dans le graphique suivant

1^ère étape : Définition de l'orientation de l'évaluation

2ème étape : Choix des méthodes à utiliser

5^ème étape : Prise de décisions concernant l'action

4ème étape : Rassemblement et analyse des données

3ème étape : Mettre au point des outils et collecte de données

· Rappel du contexte et objectif de l'action de formation

· But de l'évaluation

· Les différentes Questions de l'évaluation

· Choix du type d'évaluation à mettre en place,

· Plan de collecte des données

· Recueil des données et informations

· Mettre en place les outils : questionnaires entrevue, enquêtes

· Rapport de l'évaluation

· Diffusion des résultats de l'évaluation

· Suivi de la mise en oeuvre des recommandations

· Rassemblement et dépouillement des données

· Analyse et interprétation des données qualitatives et quantitatives

Le diagramme qui illustre la boîte à outils d'évaluation des actions de formation

Questions de l'évaluation

Méthodes et approches

Outils de collecte de données

Données et constations

Décisions et recommandations

Ce dont vous disposerez à la fin de chacune des étapes

Oui, évaluer la formation, c'est possible ! A condition de procéder avec méthode et de combiner de multiples outils et techniques.
C'est l'objet de cette boîte à outils, qui a essayé d'apporter une démarche concrète pour effectuer une évaluation.

A la fois pédagogique et pragmatique, cette boîte à outils répond aux attentes de tous ceux, qui souhaitent passer à l'action et mettre en place des dispositifs efficaces d'évaluation de la formation.

Bibliographie de la boîte à outils

§ CEDIP « fiches de Formation » Décembre 2007, Septembre 2007, France. Http://www.cedip.equipement.gouv.fr/

§ EL GADI Abdelhamid «  Ingénierie et évaluation d'une action de Formation », Revue marocaine d'administration locale et de développement, N°6, 2000, Rabat.

§ KHOUDRY Driss « Comment j'enseigne à l'adulte... : ingénierie de la formation, audit de la formation, management stratégique de la formation » ; Editions maghrébines, 1998, Casablanca.

§ NOYE Didier, PIVETEAU Jacques « Guide pratique du formateur : Concevoir, animer, évaluer une formation » Insep éditions, 2008, Paris.

§ SANTELMANN Paul « De l'efficacité en formation continue » Editions Liaisons, 2004, Paris.

§ SF Développement « Guide d'évaluation : formation des cadres provinciaux en charge de l'évaluation de projets INDH »Séminaire à Marrakech, du 2 au 7 Mai, 2006.

Section II : Expérimentation de la boîte à outils : cas pratique d'évaluation d'une formation

La proposition d'une boîte à outils se doit d'être complétée par un cas pratique d'évaluation d'efficacité d'une formation, l'objectif est d'une part expliciter et expérimenter notre boîte à outils par un exemple pratique, et d'autre part présenter une analyse et évaluation d'une action de formation et tirer ainsi, des conclusions sur le renforcement des capacités, qui constitue un axe fondamental de l'INDH.

Ainsi la même démarche présentée au niveau de la boîte à outils va, peu ou prou, être poursuivie pour réaliser l'évaluation de l'action de formation.

Conclusion du chapitre

L

'expérimentation de la boîte à outils à travers le cas pratique, a permis de tirer les conclusions suivantes :

D'abord, il est important de noter que l'outil proposé, considère l'évaluation d'une manière pratique et facile à appliquer, en effet, la « banalisation» de la pratique de l'évaluation à travers des méthodes simples à mettre en oeuvre est l'objectif de la boîte à outils ; incontestablement d'autres éléments auront pu être intégrés pour une vision et analyse beaucoup plus approfondie tels que l'évaluation des budgets de formation, l'évaluation de la pertinence des thèmes de formation..., notre boîte à outils ne nous a pas permis de détailler davantage ces points .

Ensuite, il est à signaler qu'il n'existe pas une boîte à outils mais des boîtes à outils (au pluriel) d'évaluation d'une formation comme il y'a autant d'évaluation et autant de formations, en effet, deux évaluation portant sur le même objet et ayant les mêmes objectifs ne peuvent être conduites de manières similaires et par des outils d'évaluation universels ; toute évaluation est « unique ».

La boîte à outils proposée a respecté cette vision, en présentant un outil qui constitue une trame générale des éléments nécessaires à l'évaluation, indépendamment des exigences réglementaires ou des demandes spécifiques des commanditaires, elle est avant tout un outil pratique d'aide à la démarche d'évaluation, en dotant les personnes intéressées d'un dispositif qui n'est certes pas exhaustif, mais qui présente les traits généraux d'une évaluation de la formation.

Il est à noter aussi, que l'expérimentation de l'outil à renforcer notre conviction sur la complexité de la démarche d'évaluation des formations.

L'évaluation d'une formation nécessite de prendre en considération plusieurs angles de vues, nous nous sommes penchés au niveau de notre boîte à outils sur la présentation de questionnaires de mesure de satisfaction des personnes formées, or, la prise en considération du point de vue des formateurs, des bailleurs de fonds demeure aussi une nécessité.

Enfin, L'utilisation et l'appropriation de la boîte à outils par les personnes intéressées par l'évaluation des formations, pourrait certainement donner une appréciation sur l'outil proposé, en effet un regard neutre et objectif jugera mieux la pertinence ou non de l'outil.