Esquisse d'automatisation de la facturation d'un hôtel

B. Les flux d'information

Il est question des informations que nos différents acteurs échangent entre eux. Ce sont surtout les documents imprimés qui véhiculent ces informations.

Voici, en effet, la circulation desdits flux :

Chef du restaurant

7c

6 7b 6

7a

6

Gérant

Réceptionniste

5

4

3

2

12

11

1

8

10 9

Chef de la salle

7d

6

Chef des chambres

Chef de Blanchissage

Client

Gestionnaire de
contrôle

(1)

: Instructions

(2) : Fiche de renseignements

(3) : Fiche de renseignements

(4) : Avis d'accord ou de refus

(5) : Bulletin d'inscription

(6) : Méthodes de gestion

(7a)

: Rapport de blanchissage

(7b) : Rapport du restaurant

(7c) : Rapport des chambres

(7d) : Fiche d'occupation de la salle

(8): Facture pro-format

(9): Facture pro-format

(10): Facture acquittée

(11): Facture acquittée (12) : Rapport mensuel, semestriel, annuel

C. Schéma de circulation et de traitement des informations

Chronologi e

Client

Gestionnair e De contrôle

Réception

Gérance

Cham bre

Re sta ura nt

Salle De conférenc e

Cantin e

Blanchissag e

3

1

2

OP No 1

Remplissag e du Formulaire de Demande de Logement

OP N 2

Réception et Enregistremen t Du client

OP No 3

Orientation des clients dans les enceintes

4a

4b

4c 4d

4e

OP No 4

Centralisation des Rapports de consommatio

5

OP No 5

Vérification et calcul Des montants des rapports

6

Etablissement rapport financier et des services rendus

OP No 6

7

Commentaire :

1. Demande de logement reçue

2. Demande de logement remise

3. Bulletin d'inscription

4a. Fiche de consommation du service de logement

4b. Fiche de consommation au restau

4c. Fiche de consommation du service de la salle

4d. Fiche de consommation à la cantine

4e. Fiche de consommation au blanchissage

5. Rapports des services cumulés

6. Facture pro-format

7. Reçu-caisse ou Bordereau de versement

D. Quelques vocabulaires techniques

1. Le Bulletin d'inscription est un document sur lequel on enregistre les
informations du client au Centre d'Accueil Joli Rêve. Il est le premier document à établir dès lors que le client se présente à la réception du centre. Il permet de se renseigner sur le client (Noms, nationalité, date d'arrivée, de sortie,...).

2. La Note de semaine est la facture proprement dite. Elle reprend les différents
services consommés par le client pour ainsi faciliter la sommation des montants dus.

3. La facture pro format est celle qui n'est pas encore payée et qu'on donne au
débiteur comme pour lui signifier la taille de sa dette.

4. La Note de semaine est le nom utilisé pour la facture.

5. Le Reçu-caisse est la preuve de paiement à la caisse du centre.

E. Grille d'analyse des données

C'est elle qui nous aide à retracer les données que nous avons recueillies du système dans le cadre de l'automatisation des services du CAJR. Elle prépare la modélisation des données (dictionnaire des données, schéma conceptuel) pour que la solution soit élaborée.

Rubriques

	Demande de logement	Bulle tin d'inscription	Note de tarification	Feuille des serv ices choisis	Feuille De Consommation logemen t	Feuille de consommation Au restau	Feuille de consommation au service de la salle	Feuille de consomm ation au service blanchissage	Note de semaine
Date d'émission	*		*						*
Nom	*			*	*	*	*	*
Post nom	*			*	*	*	*	*
Numéro de telephone	*			*	*	*	*	*	*
Adresse mail	*								*
Numéro de la carte d'identité	*
Catégorie de la chamber	*			*	*
Nombre de jours de logement	*				*
Lieu et date de naissance		*
Etat civil		*
Résidence en RDC		*
Domicile permanent		*
Nationalité		*
Profession		*
Nature des pièces d'identité		*
Lieu d'émission des pièces d'identité		*
Date et numéro des pièces d'identité		*
Accompagnés de (enfants de moins de 14 ans)		*
Lieu d'où vient le voyageur (Adresse)		*							*

Date d'arrivée

		*				*
Lieu où il se rend		*
Date de depart		*				*
Résidence à l'étranger		*
Numéro du bulletin d'inscription		*
Surnom		*
Numéro de téléphone du CAJR		*
Adresse mail du CAJR		*
Tarification de la chamber				*
Tarification du restaurant				*
Tarification de la salle de conférence				*
Tarification du service blanchissage				*
Observation				*	*
Date de consummation						*	*	*	*
Nombre d'habits									*
Prix unitaire						*	*	*	*
Prix total						*	*	*	*
Nombre d'heures prises								*
Sorte d'aliments							*
Numéro de la chamber						*
Service de restaurant					*
Service de la salle de conférence					*
Service de blanchissage					*					*
Service de logement					*
Numéro de la note de semaine										*
Date d'émission du bulletin d'inscription										*
Mois										*
Repas pris										*
Sous total 1										*
Divers										*
Sous total 2										*
Total (=1+2)										*
Report										*
Total cumuli										*
Net à payer										*
Délai de paiement										*
Date de perception du montant Date d'acquittement du montant dû										*
Montant en toutes letters										*

F. Fiche de description des opérations

Pour préparer la modélisation dans la partie d'élaboration de la solution et pour décrire les traitements, ces fiches nous aident.

Adresse : Gérance Opération No 2

Libellé : Réception et enregistrement du client Type de traitement : manuel

Périodicité : dimanche-samedi

Poste de travail : Réception

Entrée : Informations sur le client sortie : Bulletin d'Inscription

DESCRIPTION DU TRAITEMENT

- réception et accueil du client

- renseignent du client

- enregistrer le client dans le bulletin d'inscription

Adresse : Gérance Opération No 4

Libellé : Centralisation des rapports de consommation des services Type de traitement : manuel

Périodicité : dimanche-samedi

Poste de travail : Gérance

Entrée : - Différents rapports des services (Rapport des chambres, du Restau, de la Cantine, de blanchissage, de la Salle)

Sortie : Rapports cumulés des services

DESCRIPTION DU TRAITEMENT

Produire les rapports cumulés de tous les services consommés par le client

Adresse : Gérance Opération : No 5

Libellé : Vérification et calcul des montants des rapports Type de traitement : Manuel

Périodicité : dimanche-samedi

Poste de travail : Gérance

Entrée : Données de divers rapports Sortie : Facture pro-format

DESCRIPTION DU TRAITEMENT Produire des factures pro-formats

Adresse : Gérance Opération No 6

Libellé : Etablissement rapport financier et des services rendus Type de traitement : manuel

Périodicité : dimanche-samedi

Poste de travail : Gérance

Entrée : Souches des factures, Rapports ...

Sortie : - Rapport d'occupation des chambres et salle
- Rapport de production du restaurant

- Rapport de production de la cantine

- Rapport de production du blanchissage

DESCRIPTION DU TRAITEMENT

- Elaboration des rapports relatifs à tous les services - Situation de différentes notes de semaine

G. Fiche de description du poste de travail

Elle nous aide à prendre en considération l'environnement organisationnel. Elle résume dans notre poste de travail :

- les opérations effectuées, avec leur durée d'exécution et volume des données traitées - les moyens dont on a fait usage

- les observations sur les fonctionnements du système d'information

1. Gérant

FICHE DE POSTE DE TRAVAIL Poste de travail : Gérance
DESCRIPTION Périodicité : dimanche-samedi Période d'activité : à chaque instant
No opération	Libellé	Type	Vol/jour	Durée unitaire	Durée/jour
4	Centralisation des r rapports de consommation des services	Manuel	69	14'	966'
5	Vérification et calcul des montants des rapports	Manuel	71	11	781

2. Reception

FICHE DE POSTE DE TRAVAIL Poste de travail : Réception
DESCRIPTION Périodicité : dimanche-samedi Période d'activité : à chaque instant
No opération	Libellé	Type	Vol/jour	Durée unitaire	Durée/jour
2	Réception et enregistrement du client	Manuel	69	11	759'

II. 1. 2. 2. Diagnostic et critique de l'existant Points forts

- Le service de réception est organisé de façon à mettre à l'aise les clients par son salon bien propre. Il y a respect de poste de travail c'est-à-dire que chacun fait ce qui revient à son rôle.

- La gérance du CAJR dispose d'un ordinateur bien qu'il ne soit pas encore opérationnel.

- La gérance est composée de compétents hommes qui sont passés par l'université. Ces derniers, par conséquent, peuvent s'adapter sans trop de complications aux nouvelles technologies de l'information et de la communication (NTIC).

Points faibles

Nous trouvons incomplet le système de gestion du CAJR en raison de :

- Il y a confusion dans le travail au bureau du gérant à cause du fait que c'est la même cellule qui englobe et la réception et la gérance. On ne doit pas aussi perdre de vue la croissance du centre. Or, plus le nombre de client augmente plus il y a beaucoup de matière à traiter.

- C'est la facture qui joue aussi le rôle de réçu. C'est elle qui constitue le réçu après paiement.

- Le fait qu'on tienne manuellement tous les documents cause un sérieux problème. Il n'est pas ainsi étonnant de constater de la lenteur dans le traitement des données ; la perte des informations surtout que les documents transitent par les mains, les retards de transmission des documents,... Ce qui fait que les clients puissent se plaindre des retards dans le traitement de leurs informations.

Nos deux premières hypothèses se confirment de par ce diagnostic. Le schéma de circulation et de traitement des informations que nous avons analysé a montré que la gestion des services du CAJR se focalise au niveau du bureau de la gérance. Il ressort de cela que la

structure du système d'information de gestion ait des insuffisances avec le volume croissant des informations à traiter.

Et comme tout se traite à la main, la fréquence d'erreurs augmente avec l'augmentation des données, la lenteur dans le traitement des données, voire même la perte des documents qui ne sont que des papiers pouvant s'envoler, se mouiller,...

Pour garantir, en effet, l'efficacité dans la gestion des services du centre ; il nous importe de considérer quelques solutions :

II. 1. 2. 3. Proposition de solution

Les gestionnaires d'entreprises veulent maintenant gérer le traitement de l'information, au sein de leurs firmes, avec rapidité (temps de réponse moindre) ; cette dernière étant l'une des caractéristiques de l'informatique. Ils veulent réduire le temps d'attente aux guichets et le temps qui s'écoule entre le moment de la saisie de l'information et la prise de décision. Quand le temps d'attente aux guichets est moindre, on gagne nécessairement une partie non mois importante de la clientèle.

A cause du fait que l'informatique se place bien pour assurer de telles réalisations et comme pour palier aux dysfonctionnements (erreurs, imperfections) énumérés plus haut ; nous en apportons, en primeur, une solution informatique.

Il va donc être intéressant que :

1. le centre subdivise les deux bureaux de façon à assurer cohérence entre réception et gérance et pour ne pas qu'on ignore à qui revient telle ou telle autre affaire

2. Qu'il établisse et soit à même d'utiliser deux documents relatifs au paiement de manière à émettre la facture (que le client peut aller présenter à son patron pour paiement après une certaine échéance) et le reçu (une fois la facture acquittée) . Il va falloir aussi qu'il y ait un caissier pour alléger le gérant.

3. qu'il dote, ne serait-ce que, sa gérance d'un ordinateur :

* Muni de périphériques nécessaires aux besoins du travail dudit bureau (imprimante,...)

* d'un hardware répondant aux besoins du travail

* d'un software pouvant bien gérer les services (Box office ?...)

Il est aussi aisé que le centre ait un gestionnaire de la base de données à qui l'on pourra expliquer les rouages de ladite base de données.

Pour minimiser les coûts, ce gestionnaire peut même être le gérant lui-même parce que le travail le plus important se tient au niveau de son poste de travail.

De manière pratique ; dans ses attributions régulières à la gestion des services du centre, il devra se charger de :

1. Produire des notes de tarification, des feuilles des services choisis, des feuilles de consommation des services,...

2. Mettre à jour les informations des clients pour conserver les statistiques y afférentes.

3. Traiter les informations en vue de la production de la facture.

Autrement dit, donner ou produire, une fois demandées ; les informations en rapport avec le client.

Nous proposons, pour ce qui est de l'aspect technique, que les services se dotent d'ordinateurs qui seront mis en réseau pour faciliter l'échange d'informations n'importe quand plutôt que faire des va et viens avec des documents à la main.

Dans l'objectif de la conception et de la réalisation de notre base de données de gestion des services du CAJR, nous allons pouvoir analyser les documents utilisés dans son système d'information, chose à réaliser dans le chapitre qui fait suite à celui-ci.