2. Procédure des opérations de
transport
L'histoire de ce Département, répond à la
nécessité de mettre un terme aux anciennes pratiques, qui
faisaient que n'importe quel agent ou Service pouvait solliciter qu'on lui
transporte tels ou tels produits, en apportant lui-même la facture. Les
conséquences de telles pratiques ont naturellement conduit à
reformer le Département, donc à établir un ensemble de
procédures et de garde-fous, qui serviraient de contraintes et qui
réhabiliteraient le Département.
En effet pour solliciter un éventuel transport, il faut
nécessairement justifier d'un certain nombre de documents, il s'agit
entre autre de :
- Demande de transport ;
- Liste de colisage ;
- La fiche d'expédition ;
- L'ordre de transport ;
- Facture.
Vue sous cet angle, il sera difficile pour un profane de
comprendre de quoi il est question. C'est pourquoi nous donnerons le rôle
des différents documents manipulés.
La demande de transport est l'acte qui crée les
opportunités de transport pour tout ce qui concernent
l'approvisionnement. Elle se fait par écrit, par le Service demandeur,
sauf lorsqu'il s'agit des déplacements propre au Département.
La liste de colisage est le document détaillant tout ce
qui fait l'objet du transport. Elle permet la confrontation physique de ce qui
est. Elle émane du demandeur.
La fiche d'expédition est un document qui relève
du Département Approvisionnement et précisément du Service
Transport. Il reprend le détail des effets à transporter et il
est l'acte qui engage le transport. Il est à préciser que c'est
un document en trois (3) exemplaires. Dont l'un est remis a
l'expéditeur, l'autre au destinataire et le troisième est la
propriété du Service en guise d'archive.
L'ordre de transport est un document qui n'intervient que pour
ordonner l'autorisation transporter aux prestataires avec lesquels il existe
des cautions ou tous les transports qui ne se font pas par les moyens roulants
de la C.N.S.S. Il relève de l'Attaché du Directeur
Général et deux ( 2) visas y sont nécessaires, notamment
celui du Chef de Service et de l'A.D.G.
Les factures sont les pièces comptables qui permettent
de faire l'état de rapprochement pour suivre l'évolution de la
caution auprès du prestataire et à terme elles permettent
d'apprécier l'ensemble des dépenses relatives au transport.
La demande de transport répond aux étapes
suivantes :
- Toutes les expressions de besoins en transport de colis font
l'objet d'une demande dûment remplie et visée par le Chef du
Département demandeur ou des ressources humaines, puis adressée
aux approvisionnements. A partir de cet instant, celle-ci doit être
accompagnée d'une liste de colisage (Cf annexe 2)
détaillée et validée par l'expéditeur ;
- A réception, l'Assistante du Responsable Central des
Approvisionnements appose le visa du courrier arrivé sur la demande de
transport et la liste de colisage, retourne une copie au demandeur pour accuser
réception, puis soumet les originaux au visa du Responsable Central des
Approvisionnements ;
- Le Responsable Central des Approvisionnements vise la
demande pour autoriser sa prise en charge avant la transmission de l'ensemble
des documents au Service Transit et Transport ;
- Le Chef de Service Transit et Transport vise la demande, y
joint la liste de colisage et transmet l'ensemble au Chef de Section Transport
pour ouverture d'un dossier ;
- Le Chef de Section Transport prend attache avec le service
demandeur et procède à l'inventaire physique des biens à
transporter en présence d'un représentant du demandeur, qui
co-signera la fiche d'expédition (Cf. annexe 3) pour attester
de la conformité des biens à transporter. Une copie pour
classement de la fiche d'expédition sera faite et l'originale sera
envoyé au Chef de Service Transit et Transport pour le choix du mode et
des dates du transport ;
Le Chef de Service Transit et Transport choisissent le mode de
transport en fonction :
- Du type de biens à transporter ;
- Des quantités à transporter ;
- De l'urgence de l'opération de transport.
On peut donc avoir plusieurs cas :
2.1 Le transport est assuré par un prestataire
agrée.
- Le Chef de Service Transit et Transport établit un
ordre de transport (Cf. Annexe 4), le vise, y joins la fiche
d'expédition puis transmet l'ensemble au Responsable Central des
Approvisionnements pour accord. Celui-ci valide l'ordre de transport et
retourne l'ensemble au Chef de Section Transport ;
- Le Chef de Section Transport photocopie la fiche
d'expédition et l'ordre de transport, pour classement puis à
l'aide des originaux contacte le prestataire pour convenir d'une part, de la
date et de l'heure du chargement et d'autre part, de la date et de l'heure de
départ ;
- Le prestataire inventorie les colis à transporter en
présence du Chef de Service Transport, procède à leur
chargement et vise la fiche d'expédition avant le
départ ;
- Le destinataire vérifie les quantités et
l'état des colis reçus, vise la fiche d'expédition
après notification d'éventuels manquants ou défauts, en
fait une copie pour classement et retourne l'original au Service Transit et
Transport pour classement et ordonnancement des factures.
2.2 Le transport est assuré par un prestataire
non agrée
- Le Responsable Central des Approvisionnements transmet
l'ordre de transport et la fiche d'expédition au Service Achats qui
adresse une demande de pro forma au prestataire en lui indiquant le poids et/ou
le volume des biens à transporter. Lorsqu'il reçoit la pro
format, il en fait une copie pour classement et transmet l'original au
Responsable Central des Approvisionnements ;
- Le Responsable Central des Approvisionnements et la
Direction Générale valident la pro format et la retournent au
service Transit et Transport ;
- Le Chef de Service Transit et Transport établit
l'ordre de transport, le vise et le soumet pour accord au Responsable Central
des Approvisionnements, qui pré vise l'ordre de transport et le soumet
à l'autorisation du D.G ;
- Après accord ou refus du D.G, l'Assistante du D.G
retourne l'ordre de transit validé aux approvisionnements. Dans le cas
d'un refus, l'ordre de transport non signé, est retourné au
Service Transit et Transport pour classement ou mise à jour des
paramètres souhaités. En cas d'accord, le Chef de Section
Transport photocopie l'ordre de transport pour classement, puis à l'aide
des originaux (pro forma, ordre de transport, et fiche d'expédition),
celui-ci contacte le prestataire pour convenir de la date et de l'heure du
chargement d'une part et d'autre part de la date et de l'heure du
départ.
Lors du chargement des colis, le transporteur :
- Indique la date prévisionnelle d'arrivée sur
la fiche d'expédition ;
- Fait une copie de la fiche d'expédition pour
classement et transmet l'original au destinataire pour servir d'accusé
de réception.
A la réception des biens, le destinataire :
- Procède à un contrôle qualitatif et
quantitatif des biens contenus dans la fiche d'expédition ;
- Appose son visa sur la fiche d'expédition pour
accuser réception ;
- Indique les éventuels manquements s'il y a
lieu ;
- Fait une copie de la fiche d'expédition visée
par lui pour classement ;
- Retourne l'original au Chef de Section Transport.
Dès réception de la facture du prestataire, le
Chef de Service Transit :
- La rapproche de la fiche d'expédition et de la pro
forma initiale ;
- La vise pour accord ;
- En fait une copie pour classement ;
- Transmet l'ensemble des documents originaux au Responsable
Central des Approvisionnements pour ordonnancement.
2.3 Le transport est assuré par la
C.N.S.S
Dans ce cas de figure, la procédure est souple,
étant donné que le Service gère un parc automobile. Il
suffit donc de faire signer la fiche d'expédition par le Chef de
Service, sans nécessairement que cela passe par l'Attaché du
Directeur Général. Toutefois, il existe une consigne
d'expédition des réactifs de laboratoire (voir annexe
5).
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