Management d'un projet ERP : Harmonisation des systèmes d'informations dans le cas d'une fusion

3. Conception du nouveau processus27(*)

Avant d'implanter une solution, il faut savoir quels sont les processus à supporter. A cette phase du projet, il est définit l'ensemble des processus ainsi que les fonctionnalités du nouveau système. C'est à cette étape que sont prises les décisions critiques quant à la nouvelle configuration de l'organisation.

4. Acquisition du progiciel28(*)

A cette étape, il est effectué une sélection sur le progiciel qui sera le plus approprié. Une évaluation des outils sur le marché est faite afin d'identifier celui qui permet de répondre le plus adéquatement possible aux attentes et aux critères fixées par l'entreprise. Choisir un progiciel c'est également choisir un éditeur.

5. Paramétrage du progiciel29(*)

Le paramétrage du progiciel est une activité qualifiée de très lourde car il demande beaucoup de temps et mobilise un grand nombre de ressources humaines. Pour accompagner le paramétrage, il faut bien choisir son partenaire intégrateur. L'équipe projet doit s'entourer d'utilisateurs « experts fonctionnels ». Cela évitera les éventuelles fausses routes lors du paramétrage. C'est à cette étape que l'on configure les comptes comptables, les documents, les entités, les factures et autres documents d'affaires pour qu'ils correspondent exactement aux besoins et aux particularités de l'entreprise.

6. Mise en place, exploitation et évaluation30(*)

Dès que le progiciel est configuré, il s'agit de procéder à la mise en place de la solution et de basculer vers le nouveau système. Ensuite, il est effectué des tests sur le système (notamment des essais sous contraintes et des tests de volume), puis une évaluation des risques et des résultats obtenus.

7. Gestion du changement31(*)

Le déploiement d'un ERP ne peut pas être envisagé sans une démarche d'accompagnement du changement. En effet, la mise en place d'un ERP va modifier la vie et les tâches quotidiennes des collaborateurs de l'entreprise en plus de modifier l'outil informatique. C'est donc une étape qui se mène en parallèle avec l'ensemble des étapes précédentes. Le chef de projet devra donc penser à la politique d'accompagnement du changement au plan de communication dès le début du projet. Les plans de formation des utilisateurs de base à la maîtrise de la solution ERP pour leurs tâches quotidiennes, comme aux concepts généraux qui régissent le nouveau système doivent être entrepris pour une bonne appropriation de l'outil. Il faut apporter toutes les informations nécessaires aux utilisateurs et expliquer les apports et avantages du nouveau système pour l'entreprise et pour les utilisateurs. Mais l'accompagnement du changement ne doit pas se limiter au public interne de l'entreprise, il faut également informer les partenaires externes (les fournisseurs et les clients qui devront s'adapter au changement, notamment dans le cadre d'échanges de données informatiques) et même établir un plan de communication externe vers le grand public et les analystes financiers.

* ²⁷ BUTTRICK Robert, « Gestion de Projet en Action », Edition Village Mondial, 2004, page 17 ;

LEQUEUX Jean-Louis, « Manager avec les ERP », Edition Organisation, 2002, pages 48.

BERNARD J. G., RIVARD S., Article « Rapport de projet : Evaluation du risque d'implantation de progiciel », CIRANO, 2002, page 7 ;

* ²⁸ BERNARD J. G., RIVARD S., Article « Rapport de projet : Evaluation du risque d'implantation de progiciel », CIRANO, 2002, page 8.

* ²⁹ BUTTRICK Robert, « Gestion de Projet en Action », Edition Village Mondial, 2004, page 18 ;

LEQUEUX Jean-Louis, « Manager avec les ERP », Edition Organisation, 2002, pages 48.

BERNARD J. G., RIVARD S., Article « Rapport de projet : Evaluation du risque d'implantation de progiciel », CIRANO, 2002, page 9 ;

* ³⁰ BUTTRICK Robert, « Gestion de Projet en Action », Edition Village Mondial, 2004, page 19 ;

LEQUEUX Jean-Louis, « Manager avec les ERP », Edition Organisation, 2002, pages 50.

BERNARD J. G., RIVARD S., Article « Rapport de projet : Evaluation du risque d'implantation de progiciel », CIRANO, 2002, page 10 ;

* ³¹ Cabinet Faurie, Rapport sur les « ERP et Conduite du Changement », Paris, 2006.