Système d'information (Gestion de l'information)

II-2-1-5-3- Réduction des coûts et des tempes de diffusion

La diffusion du document papier nécessite la réalisation d'une copie par destinataire, suivie d'un envoi (mise sous enveloppe, rédaction de l'adresse). Dans le cas de diffusions multiples, répétitives, la diffusion électronique soit par message, soit par mise à disposition sur un serveur sera plus économique. Dans ce cas, il s'agit de documents produits par l'entreprise, et l'on peut faire l'hypothèse qu'ils ont été produits électroniquement. Le tableau suivant donne le temps de main-d'oeuvre en secondes dans le cas d'une opération manuelle ou

électronique. Le coût de revient de la photocopie manuelle (papier et location photocopieur) est ajouté au coût de main-d'oeuvre pour obtenir le coût total dans le cas manuel. Il fait apparaître des gains de plus de 70%.

La diffusion d'un document électronique est beaucoup plus rapide, et beaucoup moins coûteuse que sa diffusion par papier .Un message électronique est acheminé en quelques heures au plus. Le temps nécessaire pour mettre à disposition un document sur un serveur est de quelques minutes.

II-2-1-5-4- Accès simultané

Plusieurs utilisateurs peuvent accéder simultanément au même dossier voire au même document. Ceci permet d'introduire des parallélismes dans les traitements des dossiers alors qu'il faut traiter en série les dossiers papiers. En plus de la souplesse qu'apportent ces parallélismes dans la planification des travaux, ils permettent des gains de temps sur le délai total de réponse à une sollicitation. Ceci peut en soi justifier l'utilisation d'une gestion électronique de documents.

II-2-1-5-5- Améliorations de la sûreté et de la sécurité

Une fois les documents sous forme électronique, il devient économique d'en faire autant de copie que nécessaire pour les besoins d'intégrité des données, et de stocker ces copies dans un endroit différent et plus sécurisé. Il est de même beaucoup plus facile de gérer les droits d'accès aux informations jusqu'au niveau du fichier et de l'interlocuteur.

II-2-1-6- La GED, fondement des techniques de groupe

La GED apporte une franche réduction des coûts de traitement des documents dans toutes des phases : classement, recherche et diffusion. Elle offre surtout des réductions sensibles des délais d'obtention et de mise à disposition des documents, avec des possibilités de recherche impossibles à envisager sans elle.

En permettant la mise en commune efficace des documents, elle est le ferment de l'organisation collective en groupes dans l'entreprise. Les groupes doivent en effet se mettre d'accord dur le critère de classement des documents dans la base, et pour cela mettre en commun leurs besoins de recherche.

C'est sur la base des systèmes de GED que se sont développées les techniques de workflow et de groupeware. Ces techniques s'appuient sur l'existence d'une

base d'information et de documents partagée par le groupe pour offrir des services complémentaires en prenant en compte plus en profondeur les caractéristiques du groupe et son organisation.

II-2-1-7- Exemple de GED : «BPS GED»

Ce logiciel de Gestion Electronique de documents dédiée aux particuliers et aux petites structures professionnelles offre :

~ Gestion de dossiers, de tiers, de contacts. ~ Numérisation et indexation des documents. ~ Système puissant de recherche multicritères.

~ Edition des documents. Envoi de documents par messagerie

électronique intégrée et par messagerie fax intégrée. ~ Gestion des historiques.

~ Archivage automatique de la base de données. ~ Contrôle d'accès par login et mot de passe.

~ Possibilité de contrôle d'accès par serveur distant. ~ Fichier d'aide complet.

~ Capacité de gestion de 4.000 à 5.000 documents.

II-3- Les Progiciels de Gestion Intégrés (PGI)

Les Progiciels de Gestion Intégrés constituent des réponses possibles aux besoins d'information.

II-3-1- Historique et Définition des progiciels de gestion intégrés

A la fin des années 70, les fonctions de comptabilité et d'entrée des commandes sont intégrées aux systèmes de Gestion de Production Assistée par Ordinateur (GPAO) pour donner naissance aux Manufacturing Resource Planning (MRP). MRP, planification des ressources de fabrication, couvre au delà de la production proprement dite, la tenue du plan directeur de production, la gestion des hommes et des outils, la gestion des stocks, des approvisionnements, de la logistique, etc. Au cours des années 80, les besoins des entreprises devenant de plus en plus complexes, on cherche à faire le lien entre la comptabilité et les échanges électroniques. Apparaît alors une nouvelle génération de systèmes, les DRP (Distribution Resource Planning), qui permettent de coordonner la gestion des entrepôts, des centres de distribution et de la chaîne d'approvisionnement.

Les PGI, sont de fait, une généralisation de ces systèmes, ils sont désormais capables de gérer l'ensemble du processus de production, de la prise de commande au service après vente en passant par les dossiers d'employés, les logiciels de simulation et la maintenance préventive. Aujourd'hui on semble définir un PGI comme un système d'information intégré qui soutient

Nous reprendrons les définitions complémentaires données par deux organismes réputés compétents en la matière : le CXP, organisme français (Conseil sur les systèmes d'information à base de progiciels, www.cxp.fr), et l'APICS, association américaine American Production Inventory Control Society, www.apics.org) de notoriété internationale.

Pour le CXP, un progiciel de gestion d'entreprise est dit intégré s'il vérifie l'ensemble des conditions suivantes : s'il émane d'un fournisseur unique, garantit l'unicité de l'information, assure une mise à jour en temps réel des données et fournit les éléments d'une traçabilité totale des opérations.

L'APICS considère qu'un ERP est un système d'information orienté comptabilité permettant de gérer toutes les ressources nécessaires pour satisfaire le besoin du client. Il correspond à une extension des systèmes MRP2 comportant les technologies suivantes : base de données relationnelle, architecture client-serveur, interface homme-machine unifiée et commune, système ouvert...

Ces définitions ne donnent pas de précision sur les aspects fonctionnels mais la concentration du marché sur quelques éditeurs permet d'identifier clairement cinq domaines de compétence

~ Gestion de production

~ Gestion de la production

~ Gestion des stocks, des approvisionnements et des achats ~ Gestion commerciale

~ Gestion des ressources humaines

~ Gestion comptable et financière