Système d'information (Gestion de l'information)

II-2- LE `COMMENT' DE LA GESTION DE L'INFORMATION II-2-1- LA GESTION ELECTRONIQUE DES DOCUMENTS (GED)

Lorsqu'un document est sous forme numérique, il devient facile et économique de les stocker sur un poste de travail ou un serveur, de le retrouver, de le copier et de le transmettre à travers un réseau à un autre poste de travail, le tout en quelques dizaines de secondes. Plusieurs personnes peuvent les consulter en même temps. Les outils de recherche deviennent si puissants qu'ils peuvent satisfaire dans des délais très courts, n'importe quel type de recherche. L'espace occupé par les documents est réduit dans des proportions considérables.

Ainsi, les technologies `matériels' et `logiciels' pour gérer électroniquement des documents sont maintenant maîtrisées. Avec la baisse rapide des coûts, ces

technologies, autrefois réservées aux situations les plus critiques, vont se diffuser largement.

Les applications de gestion électronique de documents visent à prendre en compte le cycle de vie complet des documents, de leur création jusqu'à leur archivage. La vie d'un document soit papier ou électronique, suit en effet un cycle stable. Ce cycle fait appel à des opérations de toutes sortes:

? Création

? Classement

? Copie

? Consultation

? Transmission

? Commentaires

? Annotations

? Révisions

Ces opérations ont une traduction différente pour des documents papiers et des documents électroniques.

Créer un document est l'opération maîtresse dans le cycle de vie d'un document. Elle correspond à une phase de création du contenu, une phase de mise en page, puis une phase de matérialisation. Pour les documents électroniques, ce sont le éditeurs de texte qui prennent en charge la création, la mise en page et l'affichage ou l'impression sous forme finale avec une efficacité incomparablement supérieurs à celle obtenue par les moyens classiques. Le développement de l'utilisation des éditeurs de texte est lié à celui de la bureautique, déjà largement accompli. Avec l'échange électronique des documents, une part croissante des documents d'une entreprise et ainsi sous forme numérique, ce qui ne peut que favoriser l'utilisation des applications de GED pour en assurer la gestion et mise en commun.

Classer un document correspond à deux opérations différentes :

* Trouver au document une place pour le stocker,

* Enregistrer les informations nécessaires pour le retrouver.

Dans la plupart des systèmes manuels de classement, ces deux opérations sont confondues.Des étagères sont en effet réservées à chaque thème. Il n'en est pas de même dans les systèmes électroniques où chaque document stocké reçoit un numéro de référence.

Le système de classement ne gère plus que l'association entre le plan de classement sous forme d'armoires, classeurs et dossiers et les références des

documents classées à chaque niveau du plan. Un même document peut ainsi être classé simultanément (référencé) en plusieurs endroits du plan de classement sans qu'il soit nécessaire de le copier pour autant. Le stockage des documents électroniques et beaucoup moins coûteux que celui des documents papier, et l'accès à un document par sa référence y est quasi immédiat.

Indexer un document correspond à enregistrer une fiche qui décrit les caractéristiques significatives du document en vue d'une recherche ultérieure, à la manière des fiches utilisées dans les bibliothèques. L'indexation d'un document implique une connaissance de son contenu plus détaillée que celle qu'exige l'opération de classement. Dans certains cas, l'indexation de documents électroniques peut êtres totalement automatisée, comme c'est parfois le cas dans des applications de numérisation de documents avec reconnaissance de caractères.

Copier un document est l'opération de base de la communication papier dans le bureau. Dans le cas des documents électroniques, c'est toujours une copie qui est délivrée par les systèmes de classement. Le coût de copie électronique est négligeable et la durée de l'opération quasi instantanée. Dans bien des cas, la diffusion classique par envoi à chacun d'une copie est remplacée par l'information de l'existence d'un nouveau document dans le système de classement.

Rechercher un document se fait, soit en utilisant le plan de classement, soit en utilisant les fiches d'indexation. Dans une bibliothèque, cela correspond à se promener à travers les rayonnages, ou à feuilleter les fiches dans les bacs. C'est incontestablement dans ces opérations que l'apport de l'informatique est déterminant, puisque n'importe lequel des champs de la fiche peut être utilisé comme critère de recherche ( sujet, auteur, mots-clefs, date, nombre de pages). Ceci supprime l'équivalent des bacs de fiches par thèmes, par auteurs, par titres, tels qu'on les trouve encore dans bien des bibliothèques.

Envoyer/Recevoir un document (en fait une copie d'un document), qu'il soit papier ou numérique, est le rôle d'un service courrier. La messagerie électronique joue ce rôle pour les documents numérique. Elle transporte une copie électronique du document. Le document reçu est ainsi révisable par l'éditeur approprié. Il peut être directement classé et indexé. La messagerie électronique est beaucoup plus rapide, fiable et économique que le courrier postal, qu'il soit public ou privé.

Commenter un document, c'est n après en avoir pris connaissance, rédiger des commentaires qui donnent à l'auteur des indicateurs sur des améliorations

possibles. Les documentaires reçus sous forme électronique peuvent être directement utilisés pour la révision du document.

Annoter un document, c'est ajouter des commentaires sur le documents luimême sans changer sa forme originale. Des annotations papier modifient en fait le support papier document. Il n'en est pas de même pour un document électronique puisque les annotations sont enregistrées à part et sont présentées par superposition sur l'image du document affiché. Un document électronique annoté peut toujours être présenté sans ses annotations.

Réviser un document, c'est en créer une nouvelle version intégrant les modifications nécessaires pour le rendre plus actuel ou conforme à son objectif. Sur papier, cela veut dire recréer complètement le document. Sous forme électronique révisable, c'est uniquement lui appliquer les changements indispensables au moyen de l'éditeur de texte qui a permis sa création, et gérer l'historique de ces modifications.

Archiver c'est transporter le document de son lieu de stockage vers un lieu d'archivage, moins cher, mais aussi moins rapidement accessible. Le document peut disparaître de son système de stockage d'origine et y libère la place qu'il occupait. Ce qui avec les systèmes papier était une opération lente et compliquée, devient une opération quasiment instantanée avec les système de GED .il suffit de marque le document à archiver,et régulièrement le système collecte les document marqués pour les transférer et les stocker dans l espace d'archivage . En cas de besoin, c'est en quelques minutes au plus que le document archivé peut être rechargé dans l'espace actif. Notons l'importance de la fonction d'archivage en terme de volume conservé.

II-2-1-1- Documents papier, documents électroniques

Les principaux avantages des documents électroniques par rapport aux documents papier sont les suivants :

? Révisables directement et facilement

? Faciles à stocker, classer, indexer et rechercher.

? Accessibles à plusieurs, à distance

? Faciles et peu coûteux à copier, à envoyer et à faire circuler

A ces avantages s'ajoute la possibilité de créer des documents multimédia comportant, outre des textes et des images, des sons ( voix,musique, enregistrement), de l'image animée (de la vidéo), des tableaux de chiffres avec leurs formules de calcul, et du graphique structuré à deux ou trois dimensions. Il

est bien sûr touj ours possible de traiter ces formes de contenu au moyen de l' éditeur approprié.

En outre, les documents électroniques peuvent être composés d'éléments partagée entre plusieurs documents. Un document peut aussi pointer vers d'autres documents ou parties de documents. Un mot souligné peut correspondre, lorsqu'on le sélectionne, à l'apparition sur l'écran de sa définition détaillée et l'ensemble de ses synonymes, mais aussi à celle d'une photo. Un document de ce type, en fait un ensemble de documents liés par des relations, est nommé ` hyper document' dans le langage des informaticiens. C'est la forme de

présentation des documents disponibles sur Internet. Cependant, pour pouvoir bénéficier de ces fonctionnalités , il faut que les entreprises disposent de document sous forme électronique . Or , elles recevront encore longtemps de l' extérieur des documents papier .C' est particulièrement vrai pour les relations entre les personnes et les entreprises .C'est là qu' interviennent les technologies de numérisation .

II-2-1-2- Numérisation des documents papier

La transformation d'un document papier en document électronique se fait au moyen d'un numériseur .il s'agit d'une sorte de photocopieur qui lit du papier et en produit une image numérique sous forme de point .les appareils actuels sont capables de prendre en compte des document couleur avec une définition photographique, et des vitesses de quelque pages par minute à plusieurs centaines de pages par minute.

Une fois numérisé un document est éditable comme une image. Pour représenter sous forme numérique son contenu (les textes. les images. les cadres).il faut réaliser une opération de reconnaissance. Les logiciels de reconnaissance de texte sont capables d'identifier les zones ne comportant que du texte et de reconnaître la structure de chaque page et d'en déduire un découpage en zones et une mise en page. Ils isolent les parties images proprement dites et les laissent intactes. Le résultat en un document révisable.

Lorsqu'il s'agit de formulaires, certains logiciels de reconnaissance plus lourds sont capables de traiter l'écriture manuscrite. Connaissant le type de formulaire, le logiciel reconnaîtra ainsi les valeurs des différents champs du formulaire. Ces données pourront être directement exploitées, par exemple pour stocker et indexer ce formulaire. L'utilisation de codes à barres permet d'indiquer simplement au système le type de formulaire ( facture, note de frais, commande, déclaration d'accident...).

Les numériseurs haut de gamme avec alimentation automatique travaillent par lots de plusieurs centaines de pages. Lors de la saisie de masse en continu d'un lot, les pages du lot sont identifiées par leur place dans le lot(n° de la page). Or le lot peut être constitué d'une succession de documents, chaque document est

lui-même constitué d'un nombre variable de pages. Pour permettre au système de faire la distinction entre les pages de chaque dossier, des séparateurs sont introduits entre chaque dossier. Ceci permettre le fonctionnement autonome du lecteur pour la durée du lot. L'utilisation de logiciels de reconnaissance de caractères et de forme permet d'aller beaucoup plus loin dans la séparation des éléments du lot, par exemple en distinguant les pages de couverture des documents.

Chaque fois que l'on numérise un document, il est nécessaire de faire une vérification visuelle à l'écran de la lisibilité de l'image numérique. Les appareils sont en effet sensibles à la couleur et à la qualité du papier et de l'impression, comme le sont les photocopieurs. On en profite généralement pour indexer le document. L'indexation peut être manuelle ou automatique ( à partir des informations reconnues sur le document). Même dans le cas de la numérisation par lots avec reconnaissance de contenu et indexation automatique, il faut réaliser un contrôle visuel de la qualité obtenue. Compte tenu de ces divers paramètres, une personne peut atteindre des performances très variables : de 10 à 20 pages par minute dans le cas du seul contrôle visuel (saisie par lots avec indexation automatique). Pour aller plus vite, il faut introduire des techniques de contrôle visuel par échantillonnage, dans lesquelles seul 1 document sur 10 ou plus est contrôlé.

Le cas du Fax est plus direct. Un Fax est un document qui a déjà été numérisé. C'est l'image numérise qui est transmise et reconstituée dans la mémoire du Fax. Cette image peut donc être directement prise en compte par les ordinateurs, stockée, et traitée telle quelle, sans opération manuelle.

II-2-1-3- Classement et recherche

La référence de stockage est le seul moyen d'accès au document. Il est toujours possible de prendre note de cette référence et de l'utiliser directement ( bien que ce soit fort incommode). C'est ce qui est fait dans de nombreuses applications où c'est l'application elle-même qui enregistre la référence de stockage du document dans sa base de données, par exemple associée au client concerné par le document. Dans ce cas, on pourra accéder aux documents uniquement à travers l'application (pour chaque client, montrer la liste des documents associés).

Trois autres moyens de classer et de rechercher les documents sont utilisés : le plan de classement, les fiches, le texte intégral.

1- Plan de classement: IL présente un classement hiérarchique de type armoire, dossier, tiroir, classeur. Il faut gérer une base de données qui représentera cette hiérarchie et associera à chaque niveau la liste des documents rattachés par leurs références de stockage (ce que font généralement les bons systèmes de GED). La recherche dans ce cas se fera par accès au bon dossier puis rechercher dans le contenu du dossier le bon document, exactement comme dans un système de classement classique, mais en plus rapide. Ce mode de classement a l'avantage d'être connu par tous et de ne nécessiter aucune formation. Il est et restera largement utilisé bien qu'il soit inefficace pour la recherche dans les grandes bases de documents.

2- Une fiche: qui décrit chaque document au moyen d'une série de champs tels que date, client, mots-clefs, produit. Chaque fiche est associé à un document et connaît par sa référence de stockage. Il devient possible `interroger le système au moyen d'une requête portant sur les éléments de la fiche, par exemple :'tous les documents postérieurs à 12/06/96 et concernant le produit clavier `. Ce mode de recherche est beaucoup plus efficace que le précédent. Il offre des modes d'accès multiples ( par client, par date, par produit). Il est plus rapide en terme de temps de recherche. Il est cependant plus lourd en indexation et un peu plus compliqué à utilisé.

3- Le texte intégral est un mode d'indexation qui trouve de plus en plus de succès au fur et à mesure que la puissance des systèmes augmente. Dans ce mode, c'est l'intégralité de la partie texte du document qui est prise en compte dans l'indexation ou la recherche. L'indexation est alors automatique. Tous les mots du texte sont pris pour mot-clef. Sur une base de documents ainsi indexés, il st possible de poser n'importe quelle question. Certains logiciels ne réalisent jamais d'indexation mais analysent systématiquement tous les textes de tous les documents à chaque interrogation. Ceci économise les traitements d'innervation et l'espace nécessaire pour les index (plusieurs fois l'espace du texte indexé). Mais le coût de traitement d'une requête est beaucoup plus élevé et le temps de réponse est beaucoup plus long.

Ces trois moyens permettant de classer et de retrouver des documents peuvent tous être utilisés en m^me temps pour des données de natures différentes.

~ Un plan de classement pour les documents connus par tous. Très facile à maintenir et d'accès aisé, ce mode de classement est efficace si

l'on sait ce que l'on met d'habitude dans chaque armoire, tiroir, et dossier.

~ Un classement par fiche pour les documents nombreux et de même type. Par exemple un dossier par accident ou par client, avec dans la fiche les éléments synthétique décrivant l'accident et le client. Au prix de la création d'une fiche pour chaque accident, il est possible de rechercher une sélection des accidents selon, les critères variés.

~ Enfin une indexation automatique pour l'ensemble des textes de jurisprudence propres à l'entreprise ( par exemple l'ensemble des procédures du personnel). Ceci permettra une recherche sut des critères imprévus et complexe.

II-2-1-4- GESTION DES VERSIONS

Un part importante de la GED traite la gestion des différentes versions d'un même document, résultats es modifications successives qui lui sont apportées. Ce problème est particulièrement critique dans l'industrie pour la gestion des documents de fabrication et de la maintenance des objets complexes. Lors de mise en fabrication d'un produit, les concepteurs doivent fournir un dossier de fabrication constitué d'un ensemble de documents décrivant chaque élément à fabriquer dans la version correspond à la version du produit. De même, lors de la livraison d'un produit au client, les documentations d'utilisation et de maintenance doivent correspondre à cette version.

Le premier besoin, c'est de gérer la numérotation des différentes versions et les correspondances des versions entre elles. Ainsi, il est important de savoir que la documentation d'une machine version 1.1.2, correspond à celle de son moteur version 3.1.3.

Ce sont en effet précisément ces documents qu'il faut utiliser ensemble et aucun autre. En général les systèmes de gestion de version offrent une opération ` nouvelle version ` qui crée une copie du document sous forme révisable. Ce nouveau document est alors l'objet d'un cycle de modifications, envoi pour commentaires, révision, approbation. Quand l'auteur le décide, le document devient la nouvelle version du document source. Quand un document fait référence à un autre document, il faut gérer les évolutions d'indices des versions de chacun des documents et du lien entre eux.