Memoire Online - Problématique de l'accès à l'information administrative au Bénin

« Une démocratie est d'autant plus solide qu'elle peut supporter un plus grand volume d'informations de qualité. »

Section 1 : Collecte et présentation des données

Paragraphe 1 : préparation et réalisation de la collecte

La préparation se fera à travers la typologie des différents documents administratifs produits par les Administrations retenues comme échantillon de l'étude.

La typologie des documents administratifs permet de distinguer les documents à partir de critères basés par exemple sur la nature ou le support et le contenu ou l'origine.

Ø Selon leur nature, on distingue les documents textuels et les documents non textuels. Les premiers s'identifient comme tout document écrit quel que soit le support utilisé pour l'écriture.

Il faut distinguer dans un premier temps, les supports objets et les supports papiers anciens qui ne sont plus utilisés aujourd'hui et dans un second temps, les supports papiers modernes qui constitue le support le plus usité malgré l'assaut des Technologies de l'Information et de la Communication (TIC) qui ont modifié les habitudes des agents de l'administration.

Suivant les modes d'écriture des documents administratifs, on retrouve : le manuscrit, le document dactylographié et le document imprimé. La typologie des documents textuels intègre également deux grandes subdivisions : les monographies et les périodiques ou publications en série. Au nombre des monographies, les bibliographies, les biographies, les catalogues, les dictionnaires, les recueils sont cités alors que parmi les périodiques, on retrouve les annuaires, les annales, les brochures et les revues.

Ce sont des documents dans lesquels l'essentiel des informations est représenté sous une forme non écrite. Ils sont divers et variés : les documents iconographiques (les affiches, les cartes, les photographies, les plans), les documents visuels (les diapositives, les microfilms, les microfiches et les microcartes), les documents sonores et magnétiques (les disques, les cassettes magnétiques audio), les documents électroniques et informatiques (disquettes, CD) les documents audiovisuels et multimédias (cassette vidéo VHS, CD Rom).

Ce sont des publications originales ou de première main. Ce sont : les mémoires, les thèses, les rapports, les comptes-rendus, les actes de congrès, les revues, les journaux, les annuaires. Les documents primaires sont des documents originaux comme par exemple : le discours de politique générale du Chef de l'Etat, le communiqué officiel du conseil des ministres.

Ce sont des documents qui font référence aux documents primaires et qui tirent donc leur existence de ces derniers. Ce sont : les encyclopédies, les dictionnaires, les atlas, les bibliographies, les annuaires, les répertoires et les catalogues.

Les documents tertiaires découlent des documents établis à partir des documents primaires et / ou secondaires. Ils rassemblent, condensent et élaborent l'information originale sous une forme correspondant aux besoins d'une catégorie de public : synthèses, bilans, comptes-rendus, état d'une question.

Les administrations publiques qui ont servi de base à l'étude produisent des types de documents qui leur sont communs et d'autres qui revêtent des particularités en fonction de leurs missions spécifiques.

Les documents communs à ces trois administrations sont notamment ceux liés à la gestion du personnel et à la gestion des ressources matérielles et financières.

Parmi les documents de gestion du personnel, on retrouve les avis de recrutement, les contrats de travail, les certificats de prise de service, les fiches de paies, les certificats ou attestations de travail, les actes de mise à disposition, les actes de reclassement, les actes de nomination, les actes de révocation, les demandes d'explication, entre autres.

Au nombre des documents liés à la gestion des ressources matérielles et financières, il y a les documents de préparation du budget, les avis d'appels d'offres, les contrats d'achat ou de prestation de services, les bordereaux, les états de paiement, et les documents d'enregistrement comptable.

Il existe d'autres documents communs secrétés par la gestion administrative. Il s'agit des correspondances, des comptes-rendus de réunions, séminaires, ateliers, des rapports de mission, des rapports d'activités, des notes de service, des circulaires.

Ø Les documents spécifiques (propres à chaque administration prise comme échantillon)

L'institution parlementaire, dans la conduite de ses activités produit un certain nombre de documents spécifiquement liés à la nature de sa mission. Ce sont :

- La liste des différentes commissions permanentes et des députés membres de ces commissions

- Les comptes-rendus de travaux en commission et des débats parlementaires en plénière

- Les documents relatifs à l'étude du Budget de l'institution et du budget général de l'Etat.

Le MEPN tout comme l'Assemblée Nationale, dans la mise en oeuvre des politiques liées à ses domaines de compétence, produit des documents spécifiques attachés à la nature de sa mission. Ce sont :

- les lois, décrets, ordonnances, arrêtés et autres textes législatifs et réglementaires liés aux secteurs de l'environnement et de la protection de la nature ;

- l'annuaire des ONG intervenant dans les domaines de l'environnement et de la protection de la nature ;

- l'agenda de l'environnement, les plaquettes et les fiches pédagogiques sur l'environnement ;

L'administration de la Mairie de Porto-Novo, elle aussi produit des documents spécifiquement liés à la mission que lui confèrent les lois de la République notamment celles qui régissent la décentralisation. Il s'agit :

- des documents de l'état civil (extraits d'acte de naissance, actes de mariage, actes de décès) ;

La réalisation de la collecte s'est appesantie sur les besoins des usagers et les pratiques des professionnels de l'information. Les besoins spécifiques des usagers notamment ceux de la cible (journalistes, opérateurs économiques, professeurs, chercheurs et autres enseignants et étudiants) ont été déterminés après dépouillement du questionnaire.

Les besoins les plus déterminants de chaque catégorie seront ceux dont le pourcentage d'enquêtés les ayant cités est égal ou supérieur à 50%.

30 journalistes ont été interrogés dans quinze organes de presse ; soit deux par organe.

*Types de documents*	*Nombre d'enquêtés* *l'ayant cité*	*Total*	*Pourcentage*
Lois, décrets, arrêtés, décisions	27	30	90%
Rapports d'enquête ou d'étude	28	30	93,33%
Statistiques	23	30	76,66%
Brochures et Plaquettes	10	30	33,33%
Documents de synthèse	16	30	53,33%
Cartes, données météorologiques	9	30	30%
Documents historiques	19	30	63,33%
Pièces d'état civil	15	30	50%
Bulletins d'informations	29	30	96,66%

Les besoins de documents administratifs des journalistes sont, par ordre d'importance : les bulletins d'information, les rapports d'enquête ou d'étude, les lois, décrets, arrêtés, décisions, les statistiques. Viennent ensuite, les documents historiques, les documents de synthèse et les pièces d'état civil.

10 opérateurs économiques ont été questionnés à la Chambre de Commerce et d'Industrie du Bénin (CCIB).

TABLEAU N° 2 : Les besoins en documents administratifs des opérateurs économiques

*Types de documents*	*Nombre d'enquêtés* *l'ayant cité*	*Total*	*Pourcentage*
Lois, décrets, arrêtés, décisions	10	10	100%
Rapports d'enquête ou d'étude	7	10	70%
Statistiques	9	10	90%
Brochures et Plaquettes	9	10	90%
Documents de synthèse	8	10	80%
Cartes, données météorologiques	6	10	60%
Documents historiques	4	10	40%
Pièces d'état civil	8	10	80%
Bulletins d'informations	7	10	70%

Les documents administratifs les plus demandés par les opérateurs économiques sont par ordre d'importance : les lois, décrets, arrêtés, décisions, les statistiques, les brochures et plaquettes, les documents de synthèse, les pièces d'état civil et les bulletins d'information. Les rapports d'enquête ou d'étude et les cartes et données météorologiques sont moins sollicités.

10 Enseignants ont été questionnés à l'Université d'Abomey-Calavi et au Lycée Béhanzin de Porto-Novo.

TABLEAU N° 3 : Les besoins en documents administratifs des professeurs, chercheurs et autres enseignants

*Types de documents*	*Nombre d'enquêtés* *l'ayant cité*	*Total*	*Pourcentage*
Lois, décrets, arrêtés, décisions	9	10	90%
Rapports d'enquête ou d'étude	8	10	80%
Statistiques	9	10	90%
Brochures et Plaquettes	7	10	70%
Documents de synthèse	7	10	70%
Cartes, données météorologiques	5	10	50%
Documents historiques	8	10	80%
Pièces d'état civil	6	10	60%
Bulletins d'informations	9	10	90%

Les documents les plus sollicités par les enseignants sont : les lois, décrets, arrêtés, décisions, les statistiques, les bulletins d'information, les rapports d'enquête ou d'étude. Les brochures et plaquettes, les documents historiques, les documents de synthèse, les pièces d'état civil, les cartes et les données météorologiques sont également sollicitées, mais bien moins que les premiers.

20 Etudiants de diverses facultés et écoles de l'Université d'Abomey-Calavi ont été questionnés.

*Types de documents*	*Nombre d'enquêtés* *l'ayant cité*	*Total*	*Pourcentage*
Lois, décrets, arrêtés, décisions	16	20	80%
Rapports d'enquête ou d'étude	13	20	65%
Statistiques	18	20	90%
Brochures et Plaquettes	15	20	75%
Documents de synthèse	14	20	70%
Cartes, données météorologiques	9	20	45%
Documents historiques	16	20	80%
Pièces d'état civil	17	20	85%
Bulletins d'informations	18	20	90%

Les documents administratifs les plus demandés par les étudiants sont : les pièces d'état civil, les statistiques, les lois, décrets, arrêtés, décisions, les bulletins d'information, les documents historiques, les brochures et plaquettes, les documents de synthèse, les rapports d'enquête ou d'étude. Une infime minorité, notamment les étudiants inscrits en Géographie, sollicitent les cartes et les données météorologiques.

Bien que d'autres types de documents n'aient pas été mentionnés par les usagers comme besoin, il n'en demeure pas moins qu'ils sont susceptibles d'apporter une connaissance nouvelle à ceux qui en font la demande.

Problématique de l'accès à l'information administrative au Bénin

CHAPITRE PREMIER : Collecte et analyse des données

Section 1 : Collecte et présentation des données

Paragraphe 1 : préparation et réalisation de la collecte