II.2.2 EVALUATION DE L'EMPLOI D'ERP
a) Mise en oeuvre des ERP
Un projet PGI est un projet de transformation. Pour qu'un PGI
soit un succès il faut une mobilisation complète de
l'entreprise.
Ø La DG ou les directions métiers sont
mobilisées dès la phase de choix d'un PGI avec
l'élaboration d'un business case qui vise à partager
largement dans l'entreprise, les raisons de la mise en place, le
périmètre visé et les gains attendus ;
Ø Une phase de sélection permet à
l'entreprise de trouver les partenaires qui vont l'accompagner,
généralement un éditeur (du PGI), un intégrateur
(ou SSII spécialisée) pour la mise en oeuvre et parfois
un cabinet de conseil pour la refonte des processus et
l'accompagnement des changements ;
Ø Les PGI sont mis en place dans les organisations en
« mode projet ». La méthodologie utilisée
s'appuie sur les démarches et outils de gestion de projets,
de gestion des risques et surtout de conduite de
changement nécessaire pour les projets de transformation et donc
essentielle pour les projets PGI ;
b) Avantages
Les PGI (opposés
aux applications dédiées) présentent plusieurs
avantages :
Avantages natifs des PGI :
Ø Intégration des processus de
gestion, largement exploitée par les entreprises pour optimiser le suivi
financier et le contrôle de gestion ;
Ø Cohérence et homogénéité
des informations (un seul fichier articles, un seul fichier clients,
etc.) ;
Ø Intégrité et unicité
du Système d'information ;
Ø Partage du même système d'information
facilitant la communication interne et externe ;
Ø Fiabilité. Une entreprise optant pour un PGI
bénéficie généralement d'un outil
éprouvé par de nombreuses entreprises de son secteur
d'activité et par conséquent en fiabilisation continue au titre
de la maintenance éditeur ;
Ø Évolutivité, garantie par la
cohérence du modèle de données qui constitue le socle de
tous les processus / fonctionnalités SI couverts par le PGI. Le PGI
permet une implémentation adaptée et progressive de ces processus
/ fonctionnalités ;
Ø Rationalisation de l'architecture applicative et
technique : diminution du nombre d'outils et par conséquent des
interfaces entre ces outils, potentielle diminution ou optimisation des
machines et serveurs supportant le système d'information.
Ø Minimisation des coûts : pas d'interface
entre les modules, synchronisation des traitements, maintenance corrective
simplifiée car assurée directement par l'éditeur et non
plus par le service informatique de l'entreprise (celui-ci garde
néanmoins sous sa responsabilité la maintenance
évolutive : amélioration des fonctionnalités,
évolution des règles de gestion, etc.) ;
Ø Globalisation de la formation (même logique,
même ergonomie) ;
Ø Diminution du nombre de salariés ayant pour
mission principale la saisie comptable (aide-comptable);
Ø Maîtrise des coûts et des délais
de mise en oeuvre et de déploiement ;
Ø Disponibilité et maturité (au niveau
coûts, délais, qualité) des prestations de service
dédiées au PGI.
Opportunités liées à
l'implémentation d'un PGI
Ø Favoriser l'intégration entre les
départements, matérialiser la stratégie et les politiques
de gestion de l'entreprise dans le système d'information ;
Ø Rapprochement des métiers et de la DSI,
appropriation du système d'information par les métiers. Les PGI
étant nativement calqués sur les processus métier et
flexibles, ils favorisent l'émergence d'une population métier
sensibilisée aux aspects techniques du PGI et d'une population DSI
sensibilisée à ses aspects métier ;
Ø Étendre l'intégration du système
d'information à la supplychain amont et aval (fournisseurs et
clients) ;
Ø Standardiser les processus SI et déployer les
standards sur l'ensemble des organisations de l'entreprise.
Ce dernier point est essentiel et la mise en oeuvre d'un PGI
dans une entreprise est fréquemment associée à une
révision en profondeur de l'organisation des tâches et à
une optimisation et standardisation des processus, en s'appuyant sur le
« cadre normatif » du PGI.
c) Désavantages
Les PGIs ne sont cependant pas exempts
d'inconvénients :
Ø La mise en oeuvre peut s'avérer complexe si le
périmètre fonctionnel est mal déterminé ou trop
mouvant ou le projet mal piloté ;
Ø coût élevé
de 300 000 € minimum pour un progiciel fiable et de
qualité, mais pouvant rapidement monter beaucoup plus haut, en fonction
de l'industrie et de la complexité du projet. L'option fonctionnellement
riche des solutions de logiciels libres si elle réduit les
coûts de licence, ne supprime pas les coûts d'accompagnement et de
formation. Le paramètre coût est également fonction de la
lourdeur et de la rigidité de mise en oeuvre de l'outil qui peuvent
être accrues par les difficultés de son appropriation par les
utilisateurs ;
Ø périmètre fonctionnel non adapté
au besoin réel de l'organisation : le progiciel peut être
surdimensionné et donc sous-utilisé s'il est plus large que les
besoins effectifs de l'organisation, ou au contraire être
sous-dimensionné s'il n'est pas capable de couvrir l'ensemble des
besoins avérés ;
Ø nécessité d'une bonne connaissance
des processus de l'entreprise (par exemple, une petite commande et
une grosse commande nécessitent deux processus différents :
il est important de savoir pourquoi, de savoir décrire les
différences entre ces deux processus de façon à bien les
paramétrer et à adapter le fonctionnement standard du PGI aux
besoins de l'entreprise) ;
Ø captivité vis-à-vis de
l'éditeur : le progiciel choisi ne peut pas toujours s'adapter
à l'organisation qui s'équipe. Le choix d'une solution devient
fortement structurant pour l'entreprise, et, au-delà d'un simple
paramétrage, ce sera à l'organisation de s'adapter au progiciel
(et non l'inverse). Par ailleurs, l'outil PGI risque d'être
extrêmement lourd et couteux à gérer notamment s'il
nécessite une maintenance continuelle et s'il rend la moindre adaptation
(voire son abandon pour un autre produit) très difficile.
L'émergence récente de plusieurs
PGI libres permet de minimiser les inconvénients de coût
(liés à l'acquisition des licences logicielles), de
rigidité et surtout de captivité. L'utilisation de formats
ouverts facilite également les échanges de données,
en interne et vers l'extérieur.
Pour finir, la pérennité de l'éditeur est
un élément majeur à vérifier avant de s'engager
dans un projet PGI. Le vrai coût est celui du temps passé en
interne, plus que celui de l'achat des licences. La validité du
modèle économique du partenaire retenu, dans le temps, est un
critère fondamental. Quel que soit le produit retenu, à
méthode de travail égale et périmètre fonctionnel
identique, les coûts ne sont pas forcément très
éloignés d'une société à l'autre quand on
compare les acteurs historiques qui durent dans cet environnement très
concurrentiel.
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