II.3- Autres procédures indispensables
La création ou la mise en place d'un nouveau service
dans une entreprise avec des documents informatifs et se déroule sur une
période donnée. La mise en place se fait de manière
progressive et doit être évaluée
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en fonction des attentes. Aussi, le nouveau service demande un
remaniement des procédures.
II.3.1- Rédaction du manuel de
procédures
La direction de l'Audit Interne devra rédiger un «
mini » manuel de procédures qui concernera le nouveau service de
Contrôle de Gestion. Rappelons qu'un manuel de procédures est un
document qui, sous la forme d'instructions claires et précises contient
l'ensemble des opérations courantes de l'entreprise.
C'est un référentiel à usage commun pour
tous les acteurs au sein de l'entreprise. Le manuel des procédures
indique le circuit de traitement des opérations tout en
spécifiant:
- La tâche à faire (quoi) ;
- Le niveau de responsabilité (qui) ;
- Les différentes étapes de traitement (quand) ;
- Les lieux de réalisation (où) ;
- Le mode d'exécution (comment).
Ainsi, chaque pôle du Service Contrôle de Gestion
aura ses différentes procédures décrites dans le manuel.
Chaque procédure décrira les différentes tâches
à exécuter, les différents documents à produire et
à utiliser, les relations avec les autres services du DRB et ceux du
Groupe SOTRA.
Toute cette en oeuvre devra se faire sur une période
donnée, à partir d'un chronogramme d'activités.
II.3.2- Chronogramme d'activités
proposé
Nous proposons le chronogramme d'activités
ci-après fait sur une période de 12 mois.
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Tableau 21: Chronogramme d'activités
proposé
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ACTIVITES
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MOIS
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M1
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M2
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M3
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M4
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M5
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M6
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M7
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M8
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M9
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M10
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M11
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M12
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Définir la mission du service Contrôle de Gestion
(CG)
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Définir un plan de travail pour les activités du
service CG
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Définir le lieu de rattachement du service CG dans
l'organigramme
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Définir les missions des pôles du service CG
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Créer les pôles du service CG
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Définir la mission du Contrôle Interne (CI)
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Définir un plan de travail pour les activités du
CI
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Doter le service CG de ressources humaines adéquates
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Assurer la formation théorique et pratique des membres du
service CG
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Doter le service CG de ressources matérielles
nécessaires
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Source : Tableau conçu par nous
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ACTIVITES
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MOIS
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M1
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M2
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M3
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M4
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M5
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M6
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M7
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M8
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M9
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M10
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M11
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M12
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Sécuriser tout le Circuit d'Information de Gestion
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Formaliser tous les processus du SIG
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Doter le SIG des moyens nécessaires
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Concevoir le Tableau de Bord (TB) et le Reporting de la DG
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Concevoir des TB et
Reporting spécifiques aux CR
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Evaluer les nouveaux outils et les corriger au besoin
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Former les membres de l'Equipe Projet
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Concevoir des supports de communication
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Sensibiliser le personnel sur le Contrôle de Gestion
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Former les cadres dirigeants
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Source : Tableau conçu par nous
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