III.3. Suggestions
Le stage effectué dans la société H-I,
nous a permis de prendre connaissance avec l'organisation
générale de l'entitéqui permet une bonne gestion
comptable. Néanmoins qu'il nous soit permis de suggérer, par ce
que H-I vise la performance et l'excellence. Voici quelques approches de
solutions pour l'amélioration dela gestion de la comptabilité de
H-I.
3.1 Suggestion liée
à l'absence du manuel de procédure administratif financier
etcomptable
Le manuel de procédures est un outil de contrôle
interne, permettant de s'assurer que la même information sera
traitée de la même manière par tous les salariés de
l'entité. Nous suggérons à H-I de rédiger un manuel
de procédure afin de permettre une meilleure compréhension des
systèmes d'information et une amélioration de gestion comptable
et administrative. Ce manuel doit comporter des schémas
d'écritures, le fonctionnementdes comptes, il doit s'assure que les
écritures et les numéros des comptes soient conformes au SYSCOADA
révisé.
3.2 Suggestion
liéeà l'absence d'archiveapproprié
Pour garantir la pérennité de l'entité,
les documents constituant sa vie économique, juridique et sociale
doivent être conservés et archivés selon une durée
légale de 10 ansde conservation à respecter. Les pièces
comptables garantissent la fiabilité et la transparence de la
comptabilité en cas de contrôle par l'administration fiscale. Ces
pièces comptables sont autant de preuves et pièces justificatives
en cas de litige, de contrôle ou de vérification à priori
par l'administration, les clients ou les anciens salariés de
l'entreprise. C'est pourquoi elles doivent être conservées en
l'état et considérées comme d'authentiques actes
originaux. Nous suggéronsà H-I de reconstruireune archive digne
de ce nom afin de garantir un accès facile, rapide à ces
documents.
3.3 Suggestion liée au
manque d'efficacité demesure de sécurité des
données
Les logiciels de la comptabilité est un précieux
outil pour les entreprises souhaitant réaliser elle-même leurs
comptabilité et gestion ou pour pouvoir suivre au jour le jour la
situation financière de leur société. Ils assurent un
suivi de chacun des partenaires, mais aussi les salariés ou encore
l'Etat avec qui la société est en lien. Selon l'art17 de l'AUDCIF
sur l'organisation de la comptabilité, le matériel informatique
doit être protéger avec un code de sécurité en hors
porté des étrangers, et verrouiller les logiciels comptables afin
d'assurer la sécurité des informations. Sur cet article nous
suggérons à H-I de sécurisé ses logiciels afin
d'éviter des pertes d'informations.
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