Memoire Online - Le recrutement des métiers en tension en EHPAD public.

ANFH : L'Association Nationale pour la Formation permanente du personnel Hospitalier est un organisme collecteur de fonds de formation pour la Fonction Publique Hospitalière déployé par région et département. C'est une équivalente à l'OPCA de la FPH.

CANVAS : Outil pour formaliser un business model selon Alexander Osterwalder.

CLUSTER : est un partage de pratiques dans le cadre d'un travail collectif inter-établissement. Il favorise le déploiement QVT, concilie la qualité de service, de soins et conditions de travail dans les hôpitaux, cliniques, EHPAD et établissements pour personnes handicapées. Il est impulsé par la Haute Autorité de Santé, piloté par les ARS et animé par les ARACTS.

C'POM : Ce sigle correspond à la nouvelle appellation de ce qu'on appelait anciennement l'Etat Prévisionnel des Recettes et des Dépenses.

Comité Technique d'Etablissement : correspond aux instances représentatives des fonctionnaires dans la FPH avec rôle consultatif sur les incidents sur le fonctionnement et l'organisation

EHPAD : peut être privé associatif ou lucratif, ou public. Ces établissements médico-sociaux pour personnes âgées retraités pouvant aussi s'appeler maison de retraite accueille des personnes plus ou moins dépendantes. Sa création est soumise à une procédure d'autorisation préalable accordée par le président du conseil général et directeur de l'ARS. Il doit être autorisé à dispenser des soins aux assurés sociaux et doit signer avec l'état et le conseil général une convention tripartite pluriannuelle, pour une durée de cinq ans.

Valeurs publiques : consensus normatif à propos des droits, avantages et prérogatives auxquels les citoyens doivent (et ne doivent pas) avoir droit, les obligations des citoyens envers la société, l'Etat et autrui, et les principes sur lesquels administrations et politiques doivent être fondées.

ANNEXES

ANNEXE 1 : Organigramme de l'ARS

ANNEXE 7 : Extraction de statistiques visuelles de réponses collectives aux questionnaires

ANNEXE 1

ANNEXE 2

ANNEXE 3

ANNEXE 4

Dans le cadre de mes études en Master II, gestion des Ressources Humaines et transformations numériques, au Conservatoire Nationale des Arts et Métiers du Mans, le sujet et le thème de mon mémoire retenus sont la « GPMC » et « le recrutement des métiers en tension ».

Ils m'ont conduit à m'interroger sur les outils, moyens, actions et à l'optimisation des pratiques de recrutement en EHPAD public implanté sur des territoires ruraux à travers la Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences.

Par l'élaboration de ce guide, je souhaite approfondir, renforcer ou contredire des éléments que j'ai déjà pu collecter. C'est pourquoi je vous invite à y répondre en une heure.

Votre réponse sera, de façon confidentielle, analysée dans le seul cadre de mon rapport d'enquête.

	Anciennement on était abonné au Journal Officiel
14- Y a-t-il un projet d'établissement en cours ?	Oui en cours car il est à refaire	15- Quels sont les problèmes RH que vous rencontrés le + sur votre poste ?
Je n'en voie pas immédiatement en cas le poste demande beaucoup de polyvalence, on retrouve une majorité féminine au sein du personnel qui peut poser problème par exemple lors de la parité à avoir pour les élections professionnelles	16- Y a-t-il des mesures pour promouvoir l'égalité H/F ? Si oui, lesquelles ?
Non, en tous cas il ne peut pas y avoir de discrimination au niveau des grilles salariales car tous les fonctionnaires sont soumis H ou F à la même grille	17- Avez-vous une démarche GPMC de mis en place ?
La démarche est naissante avec la demande de l'ANFH de transmettre un tableau de donnée qui en retour nous permettra via une plateforme d'avoir accès facilement à différent indicateur RH. Je sais que trois agents sont partis en retraite en 2019, nous avons aussi des actions de formation pour des agents qui partent en étude promotionnel = formation professionnelle leur permettant d'accéder à un grade supp (exemple : IDE sur trois ans, AS ou cadre de santé sur 10 mois) les agents sont envoyés uniquement quand il y a un poste à pourvoir derrière (financé par l'OPCA de l'ANFH), certains agents sont en liste d'attente ou ont le diplôme et ne sont pas encore nommé	Si non, quelles actions aimeriez-vous mettre en place ? Comment une démarche GPMC pourrait se mettre en place ? Et selon vous comment le personnel pourrait y être impliqué ?
Non répondu	18- Quels sont les actions mis en place actuellement de RSE ?
Ne sait pas	19- Pensez-vous que les départs en retraite sont bien anticipés ? Pourquoi ?
J'ai mis en place un tableau prévisionnel des départs à venir sur les trois ans car la retraite peut être prise dès 57 ans mais souvent les agents partent plus tard donc je n'ai finalement pas trouvé ce suivi perspicace	20- Selon vous, devrait-il y avoir davantage de stagiaire ou alternant ? Pourquoi ?
L'EHPAD en a déjà beaucoup, en administratif aussi à l'accueil il y en a un par an et en RH on en a parfois aussi. Il y a deux référents stagiaires sur Ambrières	21- L'EHPAD s'est-il positionné sur les CLUSTERS ? Quel bénéfice en retirez-vous ?
Non	22- Pourquoi est-ce important de faire monter en compétences les collaborateurs ?
Via la formation j'en suis un exemple, mes compétences actuelles je les dois à la formation que j'ai effectué toutes ces années	23- Mutualisez-vous des compétences avec d'autres EHPAD ? (Exemple : temps partagé)
Oui mon poste et la cadre de santé sont partagés avec Chantrigné, la comptabilité est

		partagée avec Oisseau, le médecin traitant est à temps partiel avec des indemnité de médecin coordinateur
24- Y a-t-il des compétences communes à tous dans l'EHPAD ? (De l'ASH à la direction)		Oui le souci de qualité de service et de mettre le résident au coeur de chaque métier		25- Les agents sont-ils maintenus dans l'employabilité ? Comment ?
Oui par la formation cela permet de leur donner les moyens de se remettre en question car la routine peut être dangereuse		26- Quelles sont les compétences qui vous manque en interne ?
On rencontre un problème organisationnel on pourrait faire surement mieux en qualité d'AS certaines sont plus adaptées pour le relationnel que d'autres. Le manque de temps auprès du résident engendre aussi des toilettes réalisées trop vite.		27- Pouvez-vous externaliser certaines compétences ?
Oui nous le faisons pour la gymnastique douce et le coiffeur		28- Combien de métiers différents y a-t-il au sein de l'EHPAD ?
Neuf		29- Idéalement combien faudrait-il de soignant pour combien de résidents ?
Il faudrait plutôt un système de sélection qualitatif		30- Quel est le montant 2019 de l'enveloppe attribué pour les avantages sociaux accordé par le COS (Comité d'OEuvres Sociales) ?
17754,59€ + 2050€ de CESU		31- L'EHPAD a-t-il une politique RH ? Si oui, comment la décrivez-vous ?
Il n'y a rien de formalisé		32- Travaillez-vous en partenariat avec d'autre établissement sur la partie sourcing du recrutement ?
Oisseau et Chantrigné		33- Quel est votre opinion sur la fiche de poste ? Est-elle utile dans la mise en place d'une politique de rémunération dans le cadre d'une création de poste et en appui au recrutement pour aider le futur recruté à se projeter sur le poste ?
Pour les titulaires on est obligé de s'appuyer sur la grille indiciaire et les CDD sont rémunérés selon un salaire brut en référence des dernières grilles donc plus favorable mais il n'y a pas de fiche de poste sur tous les poste		34- Lors de vos diffusions d'annonce, utilisez-vous les réseaux sociaux ?
NON, Pôle Emploi pour les postes généraux, FHF et site ARS en cas de titularisation, mutation à privilégier en 1^er, selon la règlementation et en théorie on ne devrait pas prendre la personne en CDD mais en pratique on le fait, il n'y a pas de contrôle individuel// Pour le personnel soignant c'est une volonté de ne pas diffuser sur Pôle Emploi car souvent ce sont des besoins au jour le jour sans visibilité et on préfère passer par le réseau les agents qui ont déjà travaillé sinon souvent les retours sont des ASH soin et non		35- Quels outils utilisez-vous pour la pré-sélection des candidats ?
Aucun		36- Utilisez-vous une grille de restitution des entretiens pour aider à départager les candidats ?
Non		37- Que pensez-vous de rechercher du personnel soignant à l'étranger ?
Non concerné
	38- Avez-vous recours à l'intérim ? Si oui combien de fois l'année ?		Non		FORMATION
39- Quels sont les grandes orientations de votre politique de formation ?	Elle change en fonction de la direction, il y a eu environ 20 directeurs différents en 35 ans, nous réalisons les évaluations en interne utile ensuite pour le plan de formation, le projet d'établissement est aussi pris en charge par le biais de la formation
	Une grande campagne il y a trois ans n'a pas été déployé mais on inclut Alzheimer car la majorité des formés sont des soignants
	Non répondu
	2,90 des salaires brut (hors charge) = cotisation OPCA on récupère 80% de cette somme sous forme de financement de formation pour les formations en coordonnées (selon le souhait du DE) + financement étude promotionnelle et bilan de compétences non déduit des cotisations de l'EHPAD, nous sommes limités à 3 par an (calculé au nombre de lit)
	Pas d'IDEC mais une cadre de santé qui s'en charge
	C'est imposé mais bien perçu
	Un gain et un investissement		ATTRACTIVITE
46- Connaissez-vous l'utilité de vos missions et tâches au sein du projet d'équipe ?	Elles ne sont pas toujours bien définies
	Aucune à mon niveau
	Oui		ORGANISATION DU TRAVAIL / CHANGEMENT
49- Connaissez-vous vos besoins quantitatifs de personnel à 3 mois afin d'anticiper au mieux la période estivale prochaine ?	Hors soin on pratique l'auto remplacement par roulement
	Il y a des heures supplémentaires récupérées voire exceptionnellement payées
	Non répondu //COVID : on n'a pas eu besoin d'utiliser les réserves sanitaires
	Non répondu
	Oui, il s'automatise de plus en plus. J'ai connu la réalisation des paies à la main
	Davantage de formation s'adaptant au différent public qui vont être admis

Par l'élaboration de ce guide, je souhaite approfondir, renforcer ou contredire des éléments que j'ai déjà pu collecter. C'est pourquoi je vous invite à y répondre en 30 minutes.

Votre réponse sera, de façon confidentielle, analysée dans le seul cadre de mon rapport d'enquête.

Enquêté(e)s par téléphone : effectué le 16/04 à 11h (1h) complété par

Thématique	Questions				Réponses
REFERENCES PERSONNELLES	1-Quel âge avez-vous ?		//
	2-Quel est votre niveau d'étude ?			//

	3-Dans quel EHPAD exercez-vous ?
	4-Quel est la nature de votre contrat ? (CDD, CDI, titularisation...)			//
	5-Quelle est votre fonction ?				//
	6-Depuis combien de temps occupez-vous votre poste ?			// //	//
	7-En quoi consiste votre poste ? Pouvez-vous décrire une journée type ? Quel est votre rôle, vos missions ?
	8-Quel est votre durée hebdomadaire de travail ?
	9-Est-ce votre 1ère expérience sur ce poste ?		//
	10- Dirigez-vous des personnes ? Si oui, combien ?
FONCTION RH	11- Quel est l'effectif total au sein de votre établissement ? 12- Et du personnel soignant ?	Pour le personnel soignant sur par jour RDC et étage : 5 AS ou ASH soin + 1 IDE // effectif total : 22 CDD inclus hors congé d'été
	13- Disposez-vous d'un SIRH ?	Non j'utilise HOSPIMEDIA, le site de l'ARS, pour la gestion des risques CETIAS notamment pour l'hygiène des bonnes pratiques en EHPAD puis les recommandations FHF pour harmonisation des pratiques en EHPAD
	Oui en cours suite à l'évaluation interne 2020-2025
	- Le recrutement est plus difficile de février à avril avec plus d'arrêts que le reste de l'année, après cette date les étudiants de fin d'étude sont disponibles, et fin d'année en novembre et décembre c'est également compliqué. - La gestion des tensions entre les agents est également compliqué puisqu'il faut rappeler tout le temps de bien respecter l'organisation et faire preuve de bon sens
	Non répondu // Non il y a qu'un seul homme	GPMC
17- Avez-vous une démarche GPMC de mis en place ?	Non
	Non répondu // Ne sait pas
	Protocole de gestion des déchets avec le commun circuit de déchet avec la commune
	Oui on a une cuisinière l'année prochaine, mois dans 4 ans, plutôt bien anticipé
	Cela a déjà été testé sur un an avec MetGo, ça partait du volontariat, il y a eu de la communication mais tout le monde ne jouait pas le jeu, des agents étaient contre, la démarche n'a pas toujours été comprise et cela a été une perte de temps au final
	Non on en a déjà suffisamment 2 stagiaires équivalent au maximum sur un EHPAD de 26 résidents, puis cela demande beaucoup de temps de suivi
	Non
	Pour valoriser et motiver les personnes
	Oui le DE, RH, diététicien, ergothérapeute, comptabilité et médecin coordinateur
	La collaboration et l'éthique,

27- Les agents sont-ils maintenus dans l'employabilité ? Comment ?

Oui via la formation en interne qui est mutualisée avec d'autres EHPAD voisins sur la bientraitance ou la gestion de conflit...

28- Quelles sont les compétences qui vous manque en interne ?

En ETP deux AS par jour pour être plus à l'aise serait bien, une diététicienne et ergothérapeute à temps plein aussi et un informaticien et qualiticien

29- Pouvez-vous externaliser certaines compétences ?

Ergothérapeute et kinésithérapeute

30- Combien de métiers différents y a-t-il au sein de l'EHPAD ?

Environ 7 + 0.15% directeur + 0.4% pour l'ouvrier d'entretien + 0.10% pour Mme Meslay

31- Idéalement combien faudrait-il de soignant pour combien de résidents ?

2 AS de + chaque jour afin qu'il y est le même service du lundi au dimanche auprès des résidents sans différence entre semaine et weekend, aujourd'hui un roulement est établi pour le weekend, donc 5 AS pour 26 résidents et la nuit 2 personnes suffisent

32- Quel est le montant 2020 de l'enveloppe attribué pour les avantages sociaux accordé par le COS (Comité d'OEuvres Sociales) ?

Il est établi selon un coefficient de ressources des agents. Le plus intéressant est pour les enfants aux études (exemple : 5000 € environ peuvent être accordé), pour les locations de vacances avec des tarifs moins élevé, chèques vacances...

33- Avez-vous une politique RH ? Si oui, comment la décrivez-vous ?

Pas de document de formalisé mais un plan de formation validé en CET avec différentes instances et affiché

34- Travaillez-vous en partenariat avec d'autre établissement sur la partie sourcing du recrutement ?

Ambrières et Oisseau voir des collègues aux alentours mais c'est géré par la cadre de santé d'Ambrières, principalement le bouche à oreille et le réseau

35- Quel est votre opinion sur la fiche de poste ? Est-elle utile dans la mise en place d'une politique de rémunération dans le cadre d'une création de poste et en appui au recrutement pour aider le futur recruté à se projeter sur le poste ?

Les fiches de poste vont être refaites car les petits déjeuners seront pris en chambre à l'avenir et non plus en salle ou au début ce sera encore facultatif, projet de refonte des fiches pour 2020, je recrute en période été et la fiche de poste est remise au moment du contrat, aujourd'hui les nouveaux arrivés n'ont plus qu'une seule journée de doublure

36- Lors de vos diffusions d'annonce, utilisez-vous les réseaux sociaux ?

Non j'utilise principalement mon réseau professionnel

37- Quels outils utilisez-vous pour la pré-sélection des candidats ?

Une trame d'entretien que j'ai créé

38- Utilisez-vous une grille de restitution des entretiens pour aider à départager les candidats ?

Non

39- Que pensez-vous de rechercher du personnel soignant à l'étranger ?

Cela dépend des pays car les formations ne sont pas toute les mêmes, on a entendu des retours moyens avec la barrière de la langue, il faut faire attention car il peut y avoir beaucoup d'erreur

40- Avez-vous recours à l'intérim ? Si oui combien de fois l'année ?

Jamais, on solutionne en interne

41- Quels sont les grandes orientations de votre politique de formation ?

Idem avec Oisseau et Ambrières mais avec un plus petit moyen, 2020 changements de

FORMATION

logiciel de soin, passage au CPOM (moins par section, maintenant dépendance et soin ensemble, devrait redonner des moyens) sinon les gestes d'urgence et un projet d'établissement qui était déjà précédemment à refaire

42- Des formations régulières sont-elles proposées afin d'informer des RPS ?

Si oui, quelles formations ? Quelle régularité ?

Pas sur 2020 vu que l'évaluation interne et le logiciel de soin mange la moitié du budget de 9000€, on se focalise sur les formations obligatoires sinon nous avons déjà eu « grand âge », « bientraitance », permet d'être plusieurs EHPAD avec des coûts moindres, on ne peut envoyer que 2 agents en même temps au maximum, majoritairement les formations sont sur Ambrières car il manque un bureau supplémentaire en espace fermé.

Seulement 6 agents effectuent sur 22 la formation et ensuite on la re-déploie en interne

Non ni sur Chantrigné ni sur Ambrières

Ils sont nommés d'office, cela est bien perçu puis quand on est diplômé on se doit de l'être.

C'est un gain de temps il faut l'appliquer après mais à 80% c'est ce qui se produit

ATTRACTIVITE

47-Pensez-vous que les agents recommanderaient ou pas l'EHPAD où vous travaillez à des personnes extérieures en recherche d'emploi ?

Oui, la preuve grâce au AS et IDE on arrive à se faire du réseau.

48- Connaissez-vous l'utilité de vos missions et tâches au sein du projet d'équipe ?

J'ai une fiche de poste mais qui n'est pas actualisé, je suis très polyvalente, j'ai connu 8 DE différents dans ma carrière sans compter les intérims mais je m'adapte

Elles sont retranscrites par le DE sur le budget, des données à fournir pour le CPOM, des informations sur le changement de tarifications... Cela vient plutôt du département, l'ARS j'en ai reçu peu. J'ai effectué pour l'ANFH un tableau de données à déposer sur la plateforme pour la GPMC, nous avions eu une réunion avec invitation dans un grand restaurant, cela devrait s'effectuer chaque année, j'ai pris environ 3 mois pour obtenir les indicateurs finaux qui m'ont déjà servi

Non, on en avait démarré un qui n'a jamais été finalisé par manque de ne pas l'alimenter, à une époque on en avait eu un via une association hébergée par OVH et gratuit par le biais d'une connaissance

51- Connaissez-vous vos besoins quantitatifs de personnel à 3 mois afin d'anticiper au mieux la période estivale prochaine ?

Pas encore mais les besoins sont de l'ordre d'une dizaine de personnes pour les soignants. Pour les services annexes en

ORGANISATION
DU TRAVAIL
/
CHANGEMENT

cuisine et administration il y a un roulement donc pas de besoin de remplacement

52- Comment se passe l'organisation lorsque plusieurs agents sont absents ?

Si c'est sur une période courte c'est solutionné en interne, si c'est plus long on ouvre un recrutement extérieur

Les agents qui partent en vacances ne partent pas plus de 2 ou 3 en même temps

Non pas inquiète il y aura toujours besoin de cadre de santé. En ce qui concerne les AS je ne suis pas non plus inquiète. Nous avons un GMP à 810 dans l'EHPAD donc des pathologies très lourde, il y a de l'insécurité à domicile, la durée moyenne de séjour est de 6 mois, 95 à 98% des résidents viennent de l'hôpital, nous avons le devoir de les faire survivre et avons du mal à faire entendre aux familles qu'on n'est pas des sauveurs, de 90 ans est l'âge moyen d'entrée, un Projet Personnalisé du résident ne peut être fait qu'à plus de 6 mois car il faut du temps pour avoir la confiance du résident qui a un besoin spirituel

Des unités spécialisées mais avec la problématique qu'on les enferme, actuellement quand un résident entre il n'y a pas de secteur//Je ne sais pas mais l'EHPAD n'est pas sécurisé dans le sens ou les résidents peuvent sortir même s'il y a un portail, au RDC ils peuvent sortir par la porte fenêtre, on est une commune de 800 habitants il y a peu de passage sur la route de proximité, en anecdote j'ai déjà vu un résident se faisant emmener en voiture dans la commune d'à côté pour assister à la messe et étant obligé d'aller le chercher à la sortie

Par l'élaboration de ce guide, je souhaite approfondir, renforcer ou contredire des éléments que j'ai déjà pu collecter. C'est pourquoi je vous invite à y répondre en 30 minutes.

Votre réponse sera, de façon confidentielle, analysée dans le seul cadre de mon rapport d'enquête.

Thématique		Questions		Réponses
REFERENCES PERSONNELLES	1-Quel âge avez-vous ?
	2-Quel est votre niveau d'étude ?
	3-Dans quelle EHPAD exercez-vous ? Quel est le nom du GCSMS indiqué sur votre livret d'accueil auquel vous appartenez ?		.
	4-Quel est la nature de votre contrat ? (CDD, CDI, titularisation...)
	5-Quel est votre fonction ?
	6-Depuis combien de temps occupez-vous votre poste ?
	7-En quelques mots pouvez-vous décrire les grandes missions de votre poste ?
	8-Quel est votre durée hebdomadaire de travail ?
	9-Est-ce votre 1ère expérience sur ce poste ?
	10- Vous dirigez combien de personnes ?		//		FONCTION RH
11- Quel est l'effectif total au sein de votre établissement ? Et du personnel soignant ?	Personnel Soignant par jour et par secteur (5) : 2 AMP, 2 IDE et 15 AS ou ASH faisant fonction. Il y a des journées avec plus ou moins de monde selon les mi-temps. Il y a environ 2,5 personnes selon le roulement en plonge, aide cuisine et salle + 1 personne par jour pour le nettoyage sur une base de 7h et 3h30 l'après-midi avec 2 personnes + 1 psychologue à 40% (différente de Méral) + 1 ergothérapeute à 40% (la même que sur Méral) + 1 IDEC à 50% (la même que sur Méral) + DE 100% pris en charge par pour les frais + 300€ de prime point de vue juridique sinon 50% du temps sur // Personnel Soignant par jour et par secteur
			(4) : 2 IDE, 4X4 AS ou ASH faisant fonction et 2 AMP. En non soignant il y a un agent d'entretien de maintenance + en cuisine 2,5 personnes aux commandes, réceptions et préparation des desserts maison + en lingerie une équipe de nuit et une pour le linge lié au COVID vu qu'il y a plus de blouse + personnel pour le nettoyage des locaux + 1 psychologue à 40% + ergothérapeute à 40% + 1 IDEC à 50% + DE à 50%
	12- Disposez-vous d'un SIRH ?		Non et je n'en vois pas nécessairement l'utilité // Non nous utilisons le logiciel GEPS pour la paie et Planiciel.
	13- Y a-t-il un projet d'établissement en cours ? 14- Quelles sont les orientations stratégiques du projet d'établissement 2020-2025 ?		Il n'a pas été renouvelé et n'est pas obligatoire mais il y a un CPOM 2018 à 2022, sur la convention tripartite est jusqu'à fin 2020 // Pas de nouveau projet d'établissement pour l'instant car il y a trop incertitude vis-à-vis du projet de fusion. Le Projet d'établissement est transmis à l'ARS et le département. La Convention tripartite existait avant le CPOM. Elle exprime les objectifs définis en commun et conditionne l'attribution des enveloppes financières. Le CPOM est devenu obligatoire après les contrats pluriannuels de moyen exemples d'axes : conforter la mutualisation des 2 EHPAD et effectuer du pilotage avec rappel des grands axes aux équipes.
	15- Quels sont les problèmes RH que vous rencontrés le + fréquemment ?		Réponse pour les 2 EHPAD 1) Le recrutement lié aux besoins sur du long terme pour compléter des temps partiels et remplacements ponctuels comme des arrêts maladie pour raison personnelle ou autres, les horaires liés aux métiers ne sont pas attractifs et l'implantation géographie impact également, on recherche des solutions en interne mais on manque de visibilité à moyen terme. 2) Nous n'avons pas de médecine du travail et passons par des médecins agréés pour conseil et bilan dans des situations de comité médicale et moins pour des reprises après un arrêt long par exemple puisqu'on se partage les médecins
	16- Y a-t-il des mesures pour promouvoir l'égalité H/F ? Si oui, lesquelles ?		Non // Non 95% sont des femmes
	17- Avez-vous une démarche GPMC de mis en place ?		Non//Non pas formellement mais il y a un plan de formation et des entretiens d'évaluation : c'est réglementaire mais on les exploite, il n'y a pas de pilotage en tant que tel mais un positionnement avec les CLUSTERS sur la politique de QVT par exemple. La démarche ANFH est en cours pour l'accès aux indicateurs.
GPMC

Cela ne me semble pas prioritaire car nous n'avons pas de service RH mais des outils comme la formation sont à mettre en avant pour répondre à la montée en compétence des agents, il faudrait également prévoir de la prévention de matériel... On regarde annuellement les indicateurs de motif d'absence. Nous avons un CHSCT et CTE.

Réponse pour les 2 EHPAD : Je crains que tous les agents ne jouent pas le jeu, qu'en fonction des générations tout le monde ne soit pas friable des nouvelles technologies et que ce soit adapté pour des établissements plus grand comme les centres hospitaliers. Il est plus facilitant de dire oui en face à face.

Réponse pour les 2 EHPAD : Oui plus en apprentissage serait intéressant car il y a un engagement sur la durée et cela permet aussi d'avoir du renfort pour l'équipe, de questionner les pratiques et peut-être apporter de nouvelles suggestions. Cette

année on en n'a pas vis-à-vis du coût de formation à la charge des EHPAD qui est importante depuis la nouvelle règlementation.

Nous avons des stagiaires mais parfois les

écoles sont un peu en décalage. Cependant c'est bien ça garde le lien avec les écoles et c'est intéressant pour les futurs recrutements, les stagiaires peuvent soutenir sur les toilettes en renfort, il n'en faut pas trop non plus car ça mobilise du temps pour le personnel

23- L'EHPAD s'est-il positionné sur les CLUSTERS ? Si oui, quel bénéfice en retirez-vous ?

Quels sont les autres groupes de travail que le CLUSTER auquel vous participez ?

Oui, cela permet d'identifier des axes de travail et d'échanger nos pratiques avec d'autres établissements, on constate une tendance générale la difficulté à avoir des candidatures et ça réconforte on se dit que ce n'est pas propre à l'EHPAD. On a aussi du mal à avoir des candidats sur la durée, c'est aussi un constat partagé, les candidats nous lâche au bout de 3 jours parfois. Ça permet en groupe de travail intra de prendre le temps de se poser avec diffèrent professionnel de différent métier de l'EHPAD sur un sujet, de formaliser des outils ensemble non imposés, on teste ensemble et on explique pourquoi. Le « faire ensemble » est important, les groupes se composent de 8 à 9 personnes. Les nouveaux outils créés pour Cossé peuvent

servir pour .

Les autres groupes de travail sont les
réunions QVT, de démarche sur le gaspillage alimentaire (qui était facultatif), de GCSMS du territoire (tous les 3 mois) et avec 1 ou 2 directeur/s à l'occasion.

24- Quelles compétences et temps partagés mutualisez-vous avec d'autres EHPAD ?

On l'a déjà évoqué à travers une précédente question mais il y a vous chargée de mission RH. Il y a eu une volonté avec le SSIAD associatif de Cossé d'un partage de contrat qui ne s'est finalement pas concrétiser avec les AS et IDE, pratique difficile à mettre en place

25- Y a-t-il des compétences communes à tous dans l'EHPAD ? (De l'ASH à la direction)

Réponse pour les 2 EHPAD Oui le respect, la bienveillance et la personnalisation

Lors des recrutements j'insiste beaucoup sur la solidarité et fiabilité de l'équipe plutôt que de lâcher sans prévenir.

26- Les agents sont-ils maintenus dans l'employabilité ? Comment ?

Réponse pour les 2 EHPAD Oui par la formation

27- Quelles sont les compétences qui vous manque en interne ?

Les AS et en nettoyage ou plonge on constate beaucoup de turnover sur les 2 EHPAD. Sauf si les personnes habitent dans le secteur vis-à-vis de la proximité sinon nous devons reformer tous les 2 ou 3 mois.

28- Pouvez-vous externaliser certaines compétences ?

Réponse pour les 2 EHPAD Pour le nettoyage cela ne me semble pas opportun, j'aurais peur d'accentuer la différence entre personnel soignant et hors soignant qui est déjà présente. C'est un

+ que l'équipe soit sur place pour les résidents. En lingerie éventuellement pour les draps seulement mais sinon je ne suis pas sûre de la pertinence ou de l'intérêt avec le temps que le linge revienne sur l'EHPAD et les risques de perte.

29- Idéalement combien faudrait-il de soignant pour combien de résidents ?

Réponse pour les 2 EHPAD Idéalement 1 pour 1, nous sommes plus prêts du 1 pour 6 actuellement

30- Selon vous, pourquoi des EHPAD tel que Bouère non pas besoin de personnel remplaçants ? (Effectif de personnel important ?)

Je sais que le prix de journée est plus élevé mais je ne sais pas comment cet établissement fonctionne

31- Avez-vous une politique RH ? Si oui, comment la décrivez-vous ?

Réponse pour les 2 EHPAD Non rien de formalisé en tout cas

32- Lors des diffusions d'annonce, utilisez-vous les réseaux sociaux ?

Non / Non

33- Quels outils utilisez-vous pour la présélection des candidats ?

Non / Non

34- Utilisez-vous une grille de restitution des entretiens pour aider à départager les candidats ?

Réponse pour les 2 EHPAD J'ai une grille informelle d'entretien avec 2,3 questions à oser absolument

35 -Que pensez-vous de rechercher du personnel soignant à l'étranger ?

Réponse pour les 2 EHPAD Je ne suis pas pour car la proximité est gage de stabilité pour l'équipe sinon cela apporte des contraintes liées à la distance.

36- Avez-vous recours à l'intérim ? 37- Si oui combien de fois l'année ?

Non c'est arrivé une seule fois sur une journée depuis ma prise de poste

38- Quelles sont les grandes orientations de votre politique de formation ?

Réponse pour les 2 EHPAD Des formations sont proposées via le catalogue de l'ANFH ou l'EHPAD cotise, on exploite les récapitulatif des entretiens annuels d'évaluation à travers un tableau de suivi, les formations sont composées de formations obligatoires telles que l'incendie, logiciel, AGSU... et non obligatoire d'accueil ou de simulateur de personnes âgées par exemple qui ont lieu directement en EHPAD

39- Des formations régulières sont-elles proposées afin d'informer des RPS ? 40- Si oui, quelles formations ? 41- Quelle régularité ?

Oui le temps d'analyse de pratique sinon pas forcément sinon ce sont surtout des formations qui aident les agents dans leur quotidien

42- L'IDEC est-elle formée à l'entretien annuel d'évaluation ?

Réponse pour les 2 EHPAD :

Pas encore mais elle en a déjà fait sur son précédent poste.

43- Comment définissez-vous qui peut être tuteur ?

Réponse pour les 2 EHPAD On demande en début d'année qui se positionne et on adapte en fonction des demandes le + possible. Il y a un stagiaire par service et deux référents lié aux horaires variants

RECRUTEMENT

INTEGRATION

FORMATION

ATTRACTIVITE

44- Pourquoi recommanderiez-vous les EHPAD ou vous travaillez à des personnes extérieures en recherche d'emploi ? 45- Comment les établissements se démarque t-ils ?

Parce qu'ils sont à taille humaine et qu'il y a une bonne connaissance par les professionnels des résidents soit une personnalisation de l'accompagnement. Sur

je dirais que le personnel a du

caractère et est solidaire et ils sont
solidaires et attachants c'est ce que j'avais pu évoquer lors du discours de début d'année sur les voeux adressé aux résidents et personnel.

46- Quelles directives recevez-vous de l'ARS et du département au niveau de vos missions ?

Réponse pour les 2 EHPAD L'ARS recrute les DE, nous avons un entretien annuel de direction avec eux et ils interviennent dans le CLUSTER pour exemple et dans la rencontre avec les maires sur la question de la fusion des 2 EHPAD et de postes facilitant dont le poste d'IDEC, les outils partagés, pour une meilleure harmonisation des pratiques pour l'administration...

Le département ne nous donne pas

oui!! non cela représente un

budget et l'avenir est incertain

ORGANISATION
DU TRAVAIL
/
CHANGEMENT

49- Connaissez-vous vos besoins quantitatifs de personnel à 3 mois afin d'anticiper au mieux la période estivale prochaine ?

3 AS pour aout ou ASH soin et AS sur juillet et 4 sur aout

Au début du COVID concernant la

plateforme réserviste on ne savait pas comment ça allait fonctionner c'était principalement des étudiants bénévoles qui étaient disponible à embaucher en bénévolat sous attestation de leur école mais qui espérait quelque chose, la pénurie de candidat s'est multiplié avec les besoins de soignants dans tous les établissements de santé, cela a engendré une organisation de travail différente, des modifications de planning, des aménagements d'horaires, des anticipations de congé, des reports ou annulation lié à la formation...Des enfants d'agents qui était en formation dans le domaine sanitaire et social ont été placé en appui. Notre objectif a été de ne pas prendre les personnes de la plateforme pour une ou 2 journées demandant au personnel de reformer mais de les prendre en CDD sur du long terme par la suite.

Après le COVID cela va être comment on

revient à une organisation à « la normale » ou est-ce qu'on ne s'appuie pas des points qui ont été positif ? supprimer les 12h, instaurer + de temps en individuel avec les

résidents, profiter pour mettre une personne supplémentaire en horaire du soir, avoir un poste renfort sur l'entretien des locaux en transition avant la nuit ... dans tous les cas les plannings sont à revoir.

Le message est de ne pas presser les résidents pour le coucher mais prendre le temps.

Oui, selon les tendances d'évolution des pathologies, on en distingue 2 principales qui sont à gérer différemment : le trouble du comportement (agressivité...) et la fin de vie.

Les enjeux sont doubles et il y a plusieurs manières d'accompagner. Il y aura sans

51- Selon vous, le poste d'AS est-il amené à

doute davantage de lien avec le domicile et

évoluer ? 52- Si oui, comment ?

un rapprochement avec les SSIAD.

De revoir avec certains médecins l'aspect réduction des médicaments pour éviter le traitement. On ne peut pas se projeter à 3 ou 4 ans mais dégager plus d'espace et réaménager pour déambuler.

Faire appel à des fournisseurs pour sécuriser

53- Que va être mis en place à venir selon vous

les déplacements et les garantir anti-fugue. Il

pour la prise en charge des pathologies de

existe de nouvelles technologies au niveau

démence en croissance lié à la dépendance des

des portes qui permettent de les détecter

résidents dès leur arrivée ?

lorsqu'elles s'ouvrent.

Ils m'ont conduit à m'interroger sur les outils, moyens, actions et à l'optimisation des pratiques de

recrutement en EHPAD public implanté sur des territoires ruraux à travers la Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences.

Par l'élaboration de ce guide, je souhaite approfondir, renforcer ou contredire des éléments que j'ai déjà pu collecter. C'est pourquoi je vous invite à y répondre en 30 minutes.

Votre réponse sera, de façon confidentielle, analysée dans le seul cadre de mon rapport d'enquête.

Enquêté(e) en RDV physique :

Date et durée : 11/03/20 sur

Thématique

Questions

Réponses

REFERENCES
PERSONNELLES

1-Quel âge avez-vous ?

2-Quel est votre niveau d'étude ? 3-Dans quel EHPAD exercez-vous ?

4-Quel est la nature de votre contrat ? (CDD, CDI, titularisation...)

5-Quelle est votre fonction ?

6-Depuis combien de temps occupez-vous votre poste ?

7-En quoi consiste votre poste ? Pouvez-vous décrire une journée type ? Quel est votre rôle, vos missions ?

8-Quel est votre durée hebdomadaire de travail ?

9-Est-ce votre 1ère expérience sur ce poste ?

10- Dirigez-vous des personnes ? Si oui, combien ?

FONCTION RH

11- Quel est l'effectif total au sein de votre établissement ? Et du personnel soignant ?

30

Non nous avons Netsoin logiciel de messagerie et transmission et logiciel de paie

2020-2025 en cours d'élaboration

Remplacements été lors de recherche de personnel externe on se rend compte que les ASH sont non disponible lié à leur problème personnel

Non

16- Avez-vous une démarche GPMC de mis en place ?

Non

Anticiper l'évolution de la population, 2 formations AS en gérontologie sur 2 ans (1 AS + ASG)

Par l'attractivité des métiers comme par exemple disposer de rail

Ampoule LED, isolation des combles, économie de 1500€ d'électricité par an

Il y en a 3 sur les 5 ans à venir, il n'y a pas d'écrit idéalement ce serait bien mais nous sommes un petit site et c'est moins gênant qu'un hôpital par exemple

Bonne idée, je n'y crois pas, non adapté à
l'EHPAD, or pour des raisons politique et
qu'on ne me le rapproche pas plus tard si

mobile ou PC et se positionnerait directement ou pas sur une proposition sans être solliciter verbalement et/ou téléphoniquement ?

dans le cadre d'un groupement on me le proposerait j'adhérerais

21- Selon vous, devrait-il y avoir davantage de stagiaire ou alternant ? Pourquoi ?

Actuellement il y en a 2, s'ils interpellent le personnel ou partage des idées sur la façon de faire ou sur ce qu'ils ont vu ailleurs, ils aident à avancer et c'est primordial

22- L'EHPAD s'est-il positionné sur les CLUSTERS ? Quel bénéfice en retirez-vous ?

Oui, prochaine réunion le 26/03 composée d'une 20 de personnes, se déroulera dans l'EHPAD car il y a roulement dans chaque EHPAD. Le trio interne est impliqué et rediffuse

23- Pourquoi est-ce important de faire monter en compétences vos collaborateurs ?

Cela répond aux enjeux présent et d'avenir sur les troubles musculosquelettiques, la qualité de vie au travail, l'augmentation de la dépendance ne se fera pas s'il y a une absence de mobilisation

24- Mutualisez-vous des compétences avec d'autres EHPAD ? (Exemple : temps partagé)

Mon poste, ergothérapeute, diététicien, GCSMS et psychologue

25- Y a-t-il des compétences communes à tous dans l'EHPAD ? (De l'ASH à la direction)

Relation pour nommer les problèmes et les entendre

26- Les agents sont-ils maintenus dans l'employabilité ? Comment ?

Pas de réponse

27- Quelles sont les compétences qui vous manque en interne ?

RH pointu de celles que les centres hospitaliers acquièrent notamment sur les arrêts maladies

28- Pouvez-vous externaliser certaines compétences ?

RH, finance (faire intervenir un comptable c'est 970€ la journée avec un tarif préférentiel) et hygiène

29- Combien de métiers différents y a-t-il au sein de l'EHPAD ?

12

30- Idéalement combien faudrait-il de soignant pour combien de résidents ?

0,8 ETP pour 1 résident

31- Quel est le montant 2020 de l'enveloppe attribué pour les avantages sociaux accordé par le COS (Comité d'OEuvres Sociales) ?

21367€ sur 2019 soit 1,5% de la masse salariale

32- Avez-vous une politique RH ? Si oui, comment la décrivez-vous ?

Oui de responsabilisation et implication du personnel mais une absence de polyvalence pour tout

33- Travaillez-vous en partenariat avec d'autre établissement sur la partie sourcing du recrutement ?

GCSMS

34- Quel est votre opinion sur la fiche de poste ? Est-elle utile dans la mise en place d'une politique de rémunération dans le cadre d'une création de poste et en appui au recrutement pour aider le futur recruté à se projeter sur le poste ?

Oui, révision des fiches de poste en cours

35- Lors de vos diffusions d'annonce, utilisez-vous les réseaux sociaux ?

Oui à travers mon poste

36- Utilisez-vous des grilles de présélection ?

Non

Utilisez-vous une grille de restitution des entretiens pour aider à départager les candidats ?

Non mais peut être utile

GPMC

RECRUTEMENT

INTEGRATION

37- Etes-vous ouvert à rechercher du personnel soignant à l'étranger ? Que pensez-vous de cette démarche ?	Ce jour pas le besoin mais déjà pratiqué, peut-être bien vécu ou alors peut poser des problèmes d'intégration	38- Avez-vous recours à l'intérim ? Si oui combien de fois l'année ?
Non	39- Avez-vous une politique de formation ?
Oui un plan de formation	40- Des formations régulières sont-elles proposées afin d'informer des RPS ? Si oui, quelles formations ? Quelle régularité ?
Non je suis la seulement depuis 1 ans et demi c'est trop tôt j'ai priorisé sur les arrêts puis il faut une culture de l'erreur au préalable	41- Quelles sont vos autres actions de formation les plus régulière ?
Les TMS car beaucoup de personnel sont touché	42- Quel est le budget annuel consacré à la formation en % de la MS ?
1,3%	43- Les IDEC sont-ils formés à l'entretien annuel d'évaluation ?
Non mais ce serait à prévoir en effet	44- Comment définissez-vous qui peut être tuteur ?
Sur la base du volontariat dans le but de promouvoir le personnel	45- Sur le long terme, la formation selon vous est- elle un gain ou une perte de temps ? Pourquoi ?
C'est un gain de temps car si on n'accompagne pas le changement vis-à-vis de nouveaux matériels ils n'adhèrent pas, les rails sont amortis plus vite si on les utilise ce qui permet un gain de temps	46- Recommanderiez-vous l'EHPAD ou vous travaillez à des personnes extérieures en recherche d'emploi ?
Oui	47- Connaissez-vous l'utilité de vos missions et tâches au sein du projet d'équipe ?
Oui	48- Quelles directives recevez-vous de l'ARS et du département au niveau de vos missions ?
L'entretien pro mené par l'ARS est composé d'une trame de 16 pages avec des cotations et des négociations possibles	49- Disposez-vous d'un site internet ? Si non, pourriez-vous envisager une création sur les 6 mois à venir ?
Oui	50- Connaissez-vous vos besoins quantitatifs de personnel à 3 mois afin d'anticiper au mieux la période estivale prochaine ?
3 AS remplaçants été ou ASH	51- Comment se passe l'organisation lorsque plusieurs agents sont absents ?
L'IDEC est à 50% en coordination et à 50% infirmière pour pourvoir les remplacements	52- Que comptez-vous faire pour anticiper les changement RH à venir ?
Actuellement il y a une IDE à 100% + une IDE à 0,75% qui passe à 100% en cas de besoin. Aujourd'hui elle est 80% de l'année à 100% et c'est un projet à soutenir	53- Que pensez-vous du devenir de votre poste ? Etes-vous inquiet ? Si oui, pourquoi ?
Récupération de la gestion de l'EHPAD de Meslay, en saura davantage sous peu	54- Que va être mis en place à venir pour la prise en charge des pathologies de démence en croissance lié à la dépendance des résidents dès leur arrivée ?
Des entretiens téléphoniques ou physiques avec la psychologue et les nouveaux arrivants

Par l'élaboration de ce guide, je souhaite approfondir, renforcer ou contredire des éléments que j'ai déjà pu collecter. C'est pourquoi je vous invite à y répondre en 30 minutes.

Votre réponse sera, de façon confidentielle, analysée dans le seul cadre de mon rapport d'enquête.

Thématique

Questions

Réponses

REFERENCES
PERSONNELLES

1-Quel âge avez-vous ?

2-Quel est votre niveau d'étude ?

3-Dans quel EHPAD exercez-vous ?

4-Quel est la nature de votre contrat ? (CDD, CDI, titularisation...)

5-Quelle est votre fonction ?

6-Depuis combien de temps occupez-vous votre poste ?

7-En quoi consiste votre poste ? Pouvez-vous décrire une journée type ? Quel est votre rôle, vos missions ?

8-Quel est votre durée hebdomadaire de travail ?

9-Est-ce votre 1ère expérience sur ce poste ?

10- Dirigez-vous des personnes ? Si oui, combien ?

FONCTION RH

11- Quel est l'effectif total au sein de votre établissement ? 12- Et du personnel soignant ?

8 AS jour, 3 AS nuit, 1 IDE, 1 AMP et 3 remplaçants pour le personnel soignant

13- L'EHPAD dispose-t-il d'un SIRH ?

Non on utilise pour la gestion des temps le logiciel Planiciel et un tableau d'effectif Excel

2020-2025

Pour exemple les renouvellements de contrat avant s'effectuait sur 3 ou 6 mois puis j'ai fait le constat qu'il y avait beaucoup d'arrêt ma stratégie est donc de changer et de passer sur des contrats au mois le mois. J'ai identifié que ça motive davantage les candidats car ils se demandent s'ils vont être renouvelé mais il y a eu un problème de communication dernièrement avec les RH d'Ambrières et on se retrouve avec du personnel en trop car les contrats ont été prolongé à 8mois sans ma consultation ce qui n'était jamais arrivé auparavant

Non répondu

17- L'EHPAD a-t-il une démarche GPMC de mis en place ?

NON

Non répondu

On fait le tri en infirmerie des cartons, verres, médicaments et les papiers d'ordonnance sont détruits car ils sont confidentiels au feu puisque nous faisons régulièrement des barbecues

Pas encore eu le cas

20- Que penseriez-vous si l'EHPAD bénéficiait d'un logiciel de remplacement de personnel soignant ou le personnel serait sollicité via une application mobile ou PC et se positionnerait directement ou pas sur une proposition sans être solliciter verbalement et/ou téléphoniquement ?

J'y serais très favorable, j'aime essayer de nouveaux outils ou process. Ce qui est intéressant c'est que les agents auraient le choix et cette plateforme pourrait être reliée au planning

21- Selon vous, devrait-il y avoir davantage de stagiaire ou alternant ? Pourquoi ?

Nous sommes déjà au maximum

22- L'EHPAD s'est-il positionné sur les CLUSTERS ? Quel bénéfice en retirez-vous ?

Pas assez de recul ne sait pas

23- Pourquoi est-ce important de faire monter en compétences vos collaborateurs ?

L'avenir des ASH tendront vers le métier d'AS donc on est amené à les motiver

24- Mutualisez-vous des compétences avec d'autres EHPAD ? (Exemple : temps partagé)

Ergothérapeute, diététicien, kinésithérapeute, DE, coiffeur et psychologue

25- Y a-t-il des compétences communes à tous dans l'EHPAD ? (De l'ASH à la direction)

Le relationnel

26- Les agents sont-ils maintenus dans l'employabilité ? Comment ?

Oui par des formations régulières et des renouvellements obligatoires sauf cette année pour cause d'un nouveau logiciel de soin LIVIA incluant des formations couteuses, on avait maintenu la formation AVC qui a été annulé pour cause du COVID

27- Quelles sont les compétences qui vous manque en interne ?

Avoir un référent RH sur place serait bien, la secrétaire pourrait en prendre un peu ainsi que la comptabilité

28- Pouvez-vous externaliser certaines compétences ?

Déjà fait

29- Combien de métiers différents y a-t-il au sein de l'EHPAD ?

9 + temps partagé à rajouter les externes

30- Idéalement combien faudrait-il de soignant pour combien de résidents ?

13 soignants pour 35 résidents correspondant à ce qu'on dispose actuellement

31- Avez-vous une politique RH ? Si oui, comment la décrivez-vous ?

Non

32- Travaillez-vous en partenariat avec d'autre établissement sur la partie sourcing du recrutement ?

Ambrières et Chantrigné

33- Quel est votre opinion sur la fiche de poste ? Est-elle utile dans la mise en place d'une politique de rémunération dans le cadre d'une création de poste et en appui au recrutement pour aider le futur recruté à se projeter sur le poste ?

Utile

34- Lors de vos diffusions d'annonce, utilisez-vous les réseaux sociaux ?

Je ne suis plus en charge des diffusions d'annonces depuis le changement de DE en juillet 2019 avant c'était via Pôle Emploi maintenant c'est géré par les RH d'Ambrières

35- Quels outils utilisez-vous pour la pré-sélection des candidats ?

Quand je suis certaine de retenir le candidat en amont de son premier jour je lui remets le livret d'accueil, sa fiche de poste, le passe, une sacoche, lui indique que nos tenues sont d'être habillé en civil mais qu'il y a des tee-

GPMC

RECRUTEMENT

INTEGRATION

FORMATION

shirt de couleur pour les nouveaux, montre leur vestiaire et fait visiter.

Utilisez-vous une grille de restitution des entretiens pour aider à départager les candidats ?

NON

36- Que pensez-vous de rechercher du personnel soignant à l'étranger ?

Qu'il peut y avoir une barrière au niveau de la communication qui peut poser problème

Jamais fait appel

Oui la bientraitance et l'analyse des pratiques professionnelle (permettant de se remise en cause) tous les ans

Diabète , « centalia » sur la fin de vie et les soins esthétiques

Ne sait pas

Non la 1ere année je les ai effectués avec la précédente directrice, aujourd'hui je les gère en autonomie ce qui est un renforcement positif

Ça tourne selon un roulement et le personnel en est ravie

Ça dépend des thématiques et si c'est imposé ou pas si elle est imposée les agents sont moins investies

ATTRACTIVITE

44- Pourquoi les agents recommanderaient-ils l'EHPAD ou pas où vous travaillez à des personnes extérieures en recherche d'emploi ?

Ils recommanderaient car il y a une très bonne ambiance conviviale. Ils ont déjà transmis des candidats et cette technique est appréciée

Oui une fiche de poste vient de m'être transmise lors du changement de direction, je constate moins de dialogue avec le nouveau DE et avoir moins de responsabilité qu'avant

Transmis au directeur

NON c'est en projet et serait peut-être fait par la secrétaire

ORGANISATION
DU TRAVAIL
/
CHANGEMENT

49- Connaissez-vous vos besoins quantitatifs de personnel à 3 mois afin d'anticiper au mieux la période estivale prochaine ?

Aucun besoin

Procédure dégradée on ne rappel plus sur les repos = on retire l'horaire ménage moins prioritaire et cet ASH remplace AS matin en binôme et on change un matin en coupe si 2 arrêts/ entraide

Non répondu

Heures supplémentaires récupérées

J'y suis depuis peu mais je pense qu'il a tendance à évoluer sur IDEC et IDE à la fois

permettant à l'EHPAD de ne pas avoir une cadre à temps plein

54- Que va être mis en place à venir pour la prise en charge des pathologies de démence en croissance lié à la dépendance des résidents dès leur arrivée ?

Projet d'achat de rail apportant un meilleur confort aux résidents et aux soignants, 3/4 des chambres serait idéal

Par l'élaboration de ce guide, je souhaite approfondir, renforcer ou contredire des éléments que j'ai déjà pu collecter. C'est pourquoi je vous invite à y répondre en 30 minutes.

Votre réponse sera, de façon confidentielle, analysée dans le seul cadre de mon rapport d'enquête.

Thématique	Questions		Réponses
REFERENCES PERSONNELLES	1-Quel âge avez-vous ?
	2-Quel est votre niveau d'étude ?
	3-Dans quel EHPAD exercez-vous ?
	4-Quel est la nature de votre contrat ? (CDD, CDI, titularisation...)
	5-Quelle est votre fonction ?
	6-Depuis combien de temps occupez-vous votre poste ?
	7-En quoi consiste votre poste ? Pouvez-vous décrire une journée type ? Quel est votre rôle, vos missions ?
	8-Quel est votre durée hebdomadaire de travail ?
9-Est-ce votre 1ère expérience sur ce poste ?
10- Dirigez-vous des personnes ? Si oui, combien ?				11- Quel est l'effectif total au sein de votre établissement ? 12- Et du personnel soignant ?
Environ 20 personnes composé d'1 Adj des cadres + 1 accueil + 1,5 lingère + 1psy + 1 animatrice + 1,5 + 2 en hôtellerie + 2,5 en cuisine + 1,5 agent de maintenance + société de ménage externe + 1 DE // PS : 1 IDEC + 2 IDE + 2 AMP + 4 AS ou ASH faisant fonction
13- Disposez-vous d'un SIRH ?		Non		14- Y a-t-il un projet d'établissement en cours ?
Non alors que le précédent s'est terminé en 2019		15- Quels sont les problèmes RH que vous rencontrés le + sur votre poste ?
En ce moment des problématiques lié au COVID (modification des habitudes) sinon de recrutement d'AS lié à la pénurie		16- Y a-t-il des mesures pour promouvoir l'égalité H/F ? Si oui, lesquelles ?
Non		17- Avez-vous une démarche GPMC de mis en place ?
Non		Si non, quelles actions aimeriez-vous mettre en place ? Comment une démarche GPMC pourrait se mettre en place ? Et selon vous comment le personnel pourrait y être impliqué ?
L'évaluation annuel d'évaluation et un autre document lors du plan de formation permettent de remonter les souhaits de formation des agents en lien avec les objectifs de vie de l'EHPAD		18- Quels sont les actions mis en place actuellement de RSE ?
Eclairage basse consommation, robinetterie avec débit réduit et changé plus souvent, piles récupérées, présence d'un broyeur mais à utiliser obligatoirement (données sensibles : ordonnance...)		19- Pensez-vous que les départs en retraite sont bien anticipés ? Pourquoi ?
Non car les agents se manifestent en premier lorsqu'ils ont des interrogations.		20- Que penseriez-vous si l'EHPAD bénéficiait d'un logiciel de remplacement de personnel soignant ou le personnel serait sollicité via une application mobile ou PC et se positionnerait directement ou pas sur une proposition sans être solliciter verbalement et/ou téléphoniquement ?
Pourquoi pas mais il faudrait que le DE l'impulse directement auprès des agents		21- Selon vous, devrait-il y avoir davantage de stagiaire ou alternant ? Pourquoi ?
On a en ce moment des BAC PRO mais la géographie impacte, plus proche des villes on pourrait surement en avoir davantage		22- L'EHPAD s'est-il positionné sur les CLUSTERS ? Quel bénéfice en retirez-vous ?
Oui mais c'est en stand bye actuellement avec le COVID, j'ai eu le temps de participer à 3 réunions à avec l'AMP. Ce dispositif est non fédéré par la direction car le projet était investi par l'ancienne directrice, le directeur actuel est sur ce poste depuis moins d'un an.		23- Pourquoi est-ce important de faire monter en compétences vos collaborateurs ?
Cela limite la routine et c'est valorisant		24- Mutualisez-vous des compétences avec d'autres EHPAD ? (Exemple : temps partagé)
L'administratif (accueil et paie) avec l'EHPAD de Bouère

GPMC
25- Y a-t-il des compétences communes à tous dans l'EHPAD ? (De l'ASH à la direction)		Acter au plus près du résident		26- Les agents sont-ils maintenus dans l'employabilité ? Comment ?
Oui par des formations en lien avec leur quotidien		27- Quelles sont les compétences qui vous manque en interne ?
AS, ingénieur qualité, ergothérapeute, kinésithérapeute, psychologue pour résident, informaticien et une personne à l'accueil au moins à temps partiel		28- Pouvez-vous externaliser certaines compétences ?
On externalise la paie depuis peu sinon le ménage, à voir avec le DE pour la blanchisserie peut être bientôt. Des procédures communes avec le centre hospitalier de Château-Gontier vu qu'on a un outil commun serait intéressant.		29- Combien de métiers différents y a-t-il au sein de l'EHPAD ?
Environ 14		30- Idéalement combien faudrait-il de soignant pour combien de résidents ?
1 soignant pour 2 résidents sur 24h alors qu'actuellement on est à 20 soignants pour 81 résidents		31- Avez-vous une politique RH ? Si oui, comment la décrivez-vous ?
Non, pas à ma connaissance		32- Travaillez-vous en partenariat avec d'autre établissement sur la partie sourcing du recrutement ?
Avec le réseau interne principalement puis sollicitation des EHPAD voisin et centre hospitalier de Château-Gontier		33- Quel est votre opinion sur la fiche de poste ? Est-elle utile dans la mise en place d'une politique de rémunération dans le cadre d'une création de poste et en appui au recrutement pour aider le futur recruté à se projeter sur le poste ?
La fiche de poste est utile pour la rémunération et le recrutement mais l'EHPAD ne dispose pas de fiche de poste pour chaque poste. Je crois que les administratifs remettent la fiche de poste lors du contrat.		34- Lors de vos diffusions d'annonce, utilisez-vous les réseaux sociaux ?
Non		35- Quels outils utilisez-vous pour la pré-sélection des candidats ?
Aucun		36- Utilisez-vous une grille de restitution des entretiens pour aider à départager les candidats ?
Non		37- Que pensez-vous de rechercher du personnel soignant à l'étranger ?
Ne voit pas l'intérêt si ce n'est pas cadré, on a eu le cas le trimestre dernier et il n'y a eu aucun accompagnement, on nous l'a imposé		38- Avez-vous recours à l'intérim ? Si oui combien de fois l'année ?
Oui parfois pour IDE et AS environ 3 fois par an		39- Quels sont les grandes orientations de votre politique de formation ?
Effectuer des formations en lien avec le quotidien		40- Des formations régulières sont-elles proposées afin d'informer des RPS ? 41- Si oui, quelles formations ? 42- Quelle régularité ?
Oui quelques-unes notamment sur la manutention et la communication avec les soignants et résidents et sur le stress que cela peut générer
43- Quelles sont vos autres actions de formation les plus régulière ?		Trouble du comportement, fin de vie, geste d'urgence		44- Quel est le budget annuel consacré à la formation en % de la MS ?
Ne sait pas		45- Les IDEC sont-ils formés à l'entretien annuel d'évaluation ?
Non j'ai appris sur le tas
RECRUTEMENT / INTEGRATION
FORMATION
	46- Comment définissez-vous qui peut être tuteur ?		Je l'impose parfois on me le refuse j'écoute et prévoit un roulement		ATTRACTIVITE
47- Pourquoi le personnel recommanderait selon vous l'EHPAD ou pas à des personnes extérieures en recherche d'emploi ?	Il le ferait si cela correspond à des personnes qualifiées, sans diplôme cela n'a pas grand intérêt
	Je n'en reçois pas directement
	Oui		ORGANISATION DU TRAVAIL / CHANGEMENT
50- Connaissez-vous vos besoins quantitatifs de personnel à 3 mois afin d'anticiper au mieux la période estivale prochaine ?	4 à 5 AS ou ASH soin
	Je sollicite le remplacement externe sinon je compose avec le planning du personnel interne
	Ne sait pas
	AS ne sait pas
	Ne sait pas

Par l'élaboration de ce guide, je souhaite approfondir, renforcer ou contredire des éléments que j'ai déjà pu collecter. C'est pourquoi je vous invite à y répondre en 30 minutes.

Votre réponse sera, de façon confidentielle, analysée dans le seul cadre de mon rapport d'enquête.

Enquêté(e) en RDV physique :			Date et durée : 11/03/20 en 1h
Thématique	Questions			Réponses
REFERENCES PERSONNELLES	1-Quel âge avez-vous ? 2-Quel est votre niveau d'étude ? 3-Dans quel EHPAD exercez-vous ? 4-Quel est la nature de votre contrat ? (CDD, CDI, titularisation...)

5-Quelle est votre fonction ?
6-Depuis combien de temps occupez-vous votre poste ?
7-En quoi consiste votre poste ? Pouvez-vous décrire une journée type ? Quel est votre rôle, vos missions ?
8-Quel est votre durée hebdomadaire de travail ?
9-Est-ce votre 1ère expérience sur ce poste ?
10- Dirigez-vous des personnes ? Si oui, combien ?					11- Quel est l'effectif total au sein de votre établissement ? 12- Et du personnel soignant ?
75 personnes dont 45 soignants : 12 AS + 5 ASH + 2 à 3 IDE + 2 en nuits AS et ASH/ jour et par secteur (3)
13- Disposez-vous d'un SIRH ?		Non utilisation de Organis'Or et Berger Levrault pour la paie			14- Y a-t-il un projet d'établissement en cours ? Si oui, comptez-vous le partager depuis votre site internet ?
2020-2025 en cours. Non		15- Quels sont les problèmes RH que vous rencontrés le + sur votre poste ?
Remplacement/Recrutement et la gestion des arrêts MP		16- Y a-t-il des mesures pour promouvoir l'égalité H/F ? Si oui, lesquelles ?
Non		17- Avez-vous une démarche GPMC de mis en place ?
Non		Si oui quelles actions sont en cours de déploiement ? Quel est l'implication du personnel dans la GPMC ?
NE		18- Si non, quelles actions aimeriez-vous mettre en place ? Comment une démarche GPMC pourrait se mettre en place ? Et selon vous comment le personnel pourrait y être impliqué ?
Il y a peu d'évolution possible hormis des ASH passer AS		19- Quels sont les actions mis en place actuellement de RSE ?
Tri sélectif, broyeur papier confidentiel		20- Pensez-vous que les départs en retraite sont bien anticipés ? Pourquoi ?
Oui. On a un regard à N+1 mais pas +. Il n'y a pas de transmission de savoir. Le futur retraité ne forme pas le nouveau pour l'équipe soignante. Il y a qu'une à deux jours de doublure.		21- Que penseriez-vous si l'EHPAD bénéficiait d'un logiciel de remplacement de personnel soignant ou le personnel serait sollicité via une application mobile ou PC et se positionnerait directement ou pas sur une proposition sans être solliciter verbalement et/ou téléphoniquement ?
Défavorable car les agents ne répondent pas par téléphone et s'ils ont le choix afin qu'il n'y ai pas de traçage ils ne se positionneront pas		22- Selon vous, devrait-il y avoir davantage de stagiaire ou alternant ? Pourquoi ?
Il y en a suffisamment 2 actuellement sinon toute l'année hormis pendant les périodes de vacances scolaires		23- L'EHPAD s'est-il positionné sur les CLUSTERS ? Quel bénéfice en retirez-vous ?
Ne sait pas

GPMC
24- Pourquoi est-ce important de faire monter en compétences vos collaborateurs ?	Pour leur développement personnel et leur épanouissement	25- Mutualisez-vous des compétences avec d'autres EHPAD ? (Exemple : temps partagé)
Oui Ergo, psychologue et diététicien	26- Y a-t-il des compétences communes à tous dans l'EHPAD ? (De l'ASH à la direction)
Oui la bienveillance avec les résidents	27- Les agents sont-ils maintenus dans l'employabilité ? Comment ?
Oui ils ont au moins une formation tous les deux ans	28- Quelles sont les compétences qui vous manque en interne ?
Aide-soignant	29- Pouvez-vous externaliser certaines compétences ?
Pourquoi pas	30- Combien de métiers différents y a-t-il au sein de l'EHPAD ?
13	31- Idéalement combien faudrait-il de soignant pour combien de résidents ?
1 pour 3	32- Avez-vous une politique RH ? Si oui, comment la décrivez-vous ?
Non	33- Travaillez-vous en partenariat avec d'autre établissement sur la partie sourcing du recrutement ?
Entre IDEC avant mais maintenant on travaille dans l'urgence on a plus le temps	34- Quel est votre opinion sur la fiche de poste ? Est-elle utile dans la mise en place d'une politique de rémunération dans le cadre d'une création de poste et en appui au recrutement pour aider le futur recruté à se projeter sur le poste ?
C'est important pour le recrutement mais pas pour la rémunération car on doit se reporter à la grille indiciaire de la FPH. On remet une fiche de poste aux nouveaux arrivants	35- Lors de vos diffusions d'annonce, utilisez-vous les réseaux sociaux ?
Non	36- Utilisez-vous des grilles de présélection ?
Non	Utilisez-vous une grille de restitution des entretiens pour aider à départager les candidats ?
Non ce serait difficile d'intégrer les informations variées des personnes dans des cases	37- Etes-vous ouvert à rechercher du personnel soignant à l'étranger ? Que pensez-vous de cette démarche ?
Pas fermé mais attention aux règles juridiques UE d'accord mais en dehors encore plus complexe	38- Avez-vous recours à l'intérim ? Si oui combien de fois l'année ?
On évite 6 à 7 pour 2019/ Medicoop, Adecco Médical et Appel Médical 2019 : 62 CDD dont 3 agents qui ont rompues leur contrat	39- Avez-vous une politique de formation ?
Nous avons en formation obligatoire uniquement AFGSU (équivalent PSC1) et parfois habilitation électrique pour la maintenance sinon pour les autres formations c'est selon le choix des agents on essaye de satisfaire tout le monde	Des formations régulières sont-elles proposées afin d'informer des RPS ?
Non	40- Quelles sont vos autres actions de formation les plus régulière ?
La bientraitance et la manutention pour les TMS (non obligatoire)	41- Quel est le budget annuel consacré à la formation en % de la MS ?
Ses suivants les cotisations à l'ANFH	42- Pourquoi est-ce important de former vos collaborateurs ?
Pour leur développement personnel
RECRUTEMENT / INTEGRATION
FORMATION

43- Les IDEC sont-ils formés à l'entretien annuel d'évaluation ? (Question que pour la direction)	Ne sait pas	44- Comment définissez-vous qui peut être tuteur ? (Sur la base du volontariat ?)
C'est imposé et c'est lié aux horaires, roulement	45- Sur le long terme, la formation selon vous est- elle un gain ou une perte de temps ? Pourquoi ?
C'est arrivé qu'une formation ai été mal animé. Il y a eu un écart entre l'intitulé et la formation même. Hormis ça c'est un gain de temps.	46- Recommanderiez-vous l'EHPAD ou vous travaillez à des personnes extérieures en recherche d'emploi ?
Oui
48- Connaissez-vous l'utilité de vos missions et tâches au sein du projet d'équipe ?	Oui		49- Connaissez-vous vos besoins quantitatifs de personnel à 3 mois afin d'anticiper au mieux la période estivale prochaine ?
On aura une visibilité à partir de fin mars, vis-à-vis de l'an dernier 3 AS et ASH au minimum voir + selon le nombre d'arrêt	50- Comment se passe l'organisation lorsque plusieurs agents sont absents ?
Gestion dans l'urgence et mise en place de coupe si nécessaire	51- Pourriez-vous citer un exemple de changement RH récent vécu au sein de l'EHPAD ? Et quel impact ça a eu sur l'activité ? Que comptez-vous faire pour anticiper les changement RH à venir ?
Réorganisation des cycles de travail en 2016 ou ont été revue les horaires, tâches des postes, les CDD non pas été renouvelé Communiquer
52-L'équipe arrive-t-elle à moduler facilement ses heures en cas de besoins ?	Oui si c'est énoncé suffisamment à l'avance
53- Que pensez-vous du devenir de votre poste ? Etes-vous inquiet ? Si oui, pourquoi ?	Changement de directeur dans à peine 3 semaines donc pense à une mutualisation sur le 2^ème EHPAD du nouveau directeur			54- Que va être mis en place à venir pour la prise en charge des pathologies de démence en croissance lié à la dépendance des résidents dès leur arrivée ?
Davantage de formation sur les syndrome démentiel

Ils m'ont conduit à m'interroger sur les outils, moyens, actions et à l'optimisation des pratiques de recrutement en EHPAD à travers la Gestion Prévisionnelle des Métiers et des Compétences.

Par l'élaboration de ce guide, je souhaite approfondir, renforcer ou contredire des éléments que j'ai déjà pu collecter. C'est pourquoi je vous invite à y répondre en 30 minutes. Votre réponse sera analysée dans le seul cadre de mon rapport d'enquête.

Enquêté par téléphone : Mr BARBE Michel Date et durée : 20/05 à 10h (30')

3-Depuis combien de temps occupez-vous votre poste ?	12 ans
4- Quel est l'effectif total au sein de votre établissement ?	Rattaché à la FPH, l'EHPAD composé de 121 résidents à 87 ETP et 105 personnes pour l'effectif total	5- Avez-vous un service RH ?
Oui composé d'une personne à l'accueil, une qui s'occupe des RH et de la comptabilité et une de la formation et des RH	6- Y a-t-il un projet d'établissement en cours ?
Oui il est accessible sur notre site Web	7- Quel est votre taux d'absentéisme ? 8- Et votre taux de turnover ?
5,16% causes : maladie professionnelle, maladie, accident du travail et congé maternité Je ne connais pas mon taux de turnover mais il est faible puisqu'on a eu 0 démission sur 2019, des départs uniquement liés à de la disponibilité pour rapprochement du conjoint et retraite	9- Quel est votre politique RH ?
Maintenir un effectif suffisant dans chaque domaine de compétences, prévenir des RPS et mener des actions de QVT pour favoriser le présentéisme, un bon climat social, une attractivité et de la fidélisation.	10- Avez-vous une démarche GPMC de mis en place ?
Nous sommes beaucoup dans l'anticipation pour exemple une cadre de santé devait partir on est alors passé par un cabinet de recrutement pour sécuriser sa continuité car c'est un poste stratégique. Le cabinet a été en charge de présélectionné 9 agents, ensuite on a reçu les candidats, on en a sélectionné 3, on leur a fait passer des tests psychotechniques et ils sont eux un 2ème entretien par le cabinet. Cela a été un investissement sur le budget de l'EHAD mais aujourd'hui on est ravie. Il y a eu un tuilage d'au minimum 15 jours ou 1 mois.	11- Quels sont les métiers en tensions ?
AS principalement et ASH un peu moins mais pas IDE au niveau de mon établissement. Nous rencontrons peu de difficulté de recrutement puisque nous anticipons beaucoup. Le risque est qu'à la sortie des écoles les diplômés soient moins performants, moins motivés et moins qualifiés.	12- Quels sont les actions mis en place actuellement de RSE ?
Nous avons une stratégie de développement durable au quelle nous sommes positionnés autour de 12 axes accessibles depuis notre site	13- Pensez-vous que les départs en retraite sont bien anticipés ? Pourquoi ?
Nous avons qu'un seul départ en retraite par an en moyenne, avant l'ANFH prévoyait des formations en ce sens mais plus aujourd'hui, la transmission des compétences se fait au cas par cas (tout dépend du dynamisme de la personne qui part). Certains départs

		peuvent être anticipé par exemple une IDE va partir en retraite on a donc envoyé une AS en formation IDE qui s'était positionné sur ce projet professionnel. En revanche parfois des anticipations ne sont pas toujours prévisibles, on a eu un agent de maintenance qui a souhaité changer de vocation professionnelle.
14- L'EHPAD fait-il parti d'un GCSMS ?		Pas encore mais il adhère à une association d'EHPAD et à la FHF		15- Combien avez-vous de soignant pour combien de résidents ?
35 AS + 5 IDE + 2 cadres de santé (1,8) + 22 ASH donc 1 soignant pour 2 résidents		16- Disposez-vous d'un référent GPMC ?
Non la cadre de santé, moi et une RH s'occupent de ces démarches		17- Lors de vos diffusions d'annonce, utilisez-vous les réseaux sociaux ?
Oui Twitter un tout petit peu sinon par notre propre site, via Pôle Emploi principalement et le point d'accueil emploi de la commune En payant : leboncoin, Indeed et Ouest France		18- Quels outils utilisez-vous lors du processus de recrutement ? (Grilles de pré-sélection, de restitution, trame d'entretien...)
J'ai délégué c'est la cadre de santé qui gère les recrutements à part si c'est pour une mutation ou j'interviens mais nous avons des fiches de postes, de tâches et de métiers		19- Avez-vous recours à l'intérim ? Si oui combien de fois l'année ?
Non 1 fois seulement en 12 ans pour 2 jours		20- Quel est la durée de doublure du personnel soignant lors d'un nouvel arrivant ?
2 pour la nuit, 1 à 2 jours pour un poste de jour, maximum 5 jours ou 0 dans l'urgence c'est déjà arrivé mais rarement car notre politique est de favoriser ce temps quitte à faire revenir un agent sur ses RTT ou repos mais jamais sur ces congés annuels, on y gagne car après les personnes restent et on n'a pas besoin de reformer		21- Que pensez-vous de la cooptation interne ?
Attention dès qu'il y a des primes c'est bien mais il faut se méfier		22- Utilisez-vous un logiciel de remplacement soignants ?
Il y a eu une présentation en CTE mais tout le monde n'étaient pas favorables et je n'ai pas voulu l'imposer		23- Quels sont les grandes orientations de votre politique de formation ?
Notre politique est vraiment de former, ce qui permet de sensibiliser au RPS, la formation participe aussi à l'attractivité de l'EHPAD. Nous sommes dans une dynamique de formation continue		24- Des formations régulières sont-elles proposées afin d'informer des RPS ?
Oui des formations effectuées par l'ergothérapeute et le kinésithérapeute		25- Avez-vous une personne en administratif en télétravail ?
Oui depuis la crise sanitaire, elle a des problèmes de santé		26- Est-ce que la transparence est synonyme d'attractivité ?
Oui on essaye à travers nos partages sur le site : du projet d'établissement, d'indicateurs, de notre stratégie de développement durable... cela peut rassurer les personnes externes à l'EHPAD
	27- Disposez-vous d'un site internet ?		Oui
	Nous disposons d'une salle de sport dédié au personnel et nous menons une démarche de QVT avec des enquêtes de satisfactions exploitées, ce sont ensuite des actions qui servent pour la fidélisation des agents « le bien être des résidents passe aussi par le bien être du personnel et la prévention des RPS »		ORGANISATION DU TRAVAIL / CHANGEMENT
29- Connaissez-vous vos besoins quantitatifs de personnel à 3 mois afin d'anticiper au mieux la période estivale prochaine ?	Nos recrutements étaient déjà effectués en janvier, nous avons un vivier composé de ceux qui ont travaillé l'année passée et des stagiaires qui demandent à travailler l'été, sur 2019 nous avons eu 10 CDD l'été dont 7 via le réseau, le reste par annonce et recherche de candidat
	Identifier les signes précurseurs de mal-être ressentis au travail afin d'anticiper les situations difficiles et conserver notre organisation de travail structurée
	Continué d'anticiper et de garantir le maintien des effectifs

Le recrutement des métiers en tension en EHPAD public.

LEXIQUE

ANNEXES

ANNEXE 1 : Organigramme de l'ARS

ANNEXE 1

ANNEXE 2

ANNEXE 3

ANNEXE 4