I.2.4. Organisation administrative
L'organigramme est un tableau schématique des divers
services d'une administration, d'une entreprise et de rapport naturel, en voici
celui de l'Ets YETU.
Gérant Galeries
Gérant DUKA
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Logistique
Cuisini Electricie
Huissier/sentinell
ORGANIGRAMME
PDG Ets YETU
DG Ets YETU
Aumônerie
Service commercial
Chef du personnel
Service Financier
CD
Magasin
Livraiso
Fact.
Facturation
Fact.
Marketing
Gui
Gui2
Caisse
Gui3
Comptabilit
Gui4
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I.2.5. Fonctionnement
Comme toutes les entreprises commerciales, Etablissements YETU
possède sa manière de présenter et de commercialiser ses
produits. Cette manière est divisée en deux
étapes principales, la première étape
c'est l'exposition des produits par des affiches
publicitaires, des
dépliants, les spots publicitaires dans les radios et les
télévisions et aussi par des vitrines qui se trouvent aux
alentours de l'entreprise, la deuxième étape consiste à
vendre les produits à guichet ou par l'intermédiaire des agents
commerciaux.
I.2.5.1 Le Directeur général des
Etablissements est chargé de :
Superviser toutes les activités de l'Etablissement
YETU, S'occuper de la situation financière et administrative de
l'Etablissement YETU, Négocier de grands contrats avec les partenaires,
Planifier les opportunités d'engagement de nouveaux agents aux Ets YETU,
Former le personnel,
Faire avec le PDG de l'Ets YETU des études de
planification de nouveaux secteurs d'investissement ; Assurer la
responsabilité et la représentation des Etablissements sur le
plan national ; Recevoir des rapports réguliers des services de l'Ets
YETU, Elaborer un rapport synthèse des Etablissements et le soumet au
PDG des Etablissements ; Dresser les propositions de budget annuel à
soumettre au PDG des Etablissements, Elaborer le plan général de
développement et opérationnel des Etablissements, Prononcer une
sanction disciplinaire à l'endroit des Gérants commis à
l'Etablissement YETU ; Négocier avec le PDG de l'Etablissement des
prêt auprès des partenaires financiers, Comparaitre en justice,
accompagné de l'avocat conseil, au nom de l'Etablissement YETU.
I.2.5.2 Le Gérant du dépôt DUKA
YETU, il se charge de :
- Administre au quotidien et supervise les activités
des magasins et Effectue le contrôle régulier de l'état du
stock des marchandises ;
- Etablit un état d'articles en baisse dans les
magasins et Fait un indicateur des contacts permanents avec les clients
potentiels des Etablissements ;
- Assure des contacts auprès des autorités
administratives de concert et Vérifie les situations de la caisse
quotidiennement ;
- Tient à jour les livres de banques et classe les
bordereaux de versement et de retrait ;
- Fait des contacts réguliers avec des clients
potentiels et réguliers et Répond des hommes d'affaires de la
ville de Goma ;
- Signe conjointement les grosses dépenses de
fonctionnement.
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- Exécute d'autres taches à la demande de la
hiérarchie ;
- Etablit des réquisitions à l'intention du
Président Directeur Général des Etablissements ;
5. Le Chef de service commercial
Le chef de service commercial est chargé principalement de
:
a. Transmettre les données de ventes quotidiennes au
Gérant ;
b. Superviser les responsables de magasins, facturations ainsi
que le commis au marketing
c. S'assurer que les articles sont bien classés dans les
magasins ;
d. Faire le contrôle régulier des fiches de stock
;
e. Relever régulièrement auprès de la
hiérarchie les marchandises couramment vendus ainsi que ceux qui ne le
sont pas ;
f. Faire des descentes régulières sur terrain
pour s'enquérir des modèles courants et
préférés par les clients ;
g. Guider les équipes de marketing sur terrain ;
h. Et tant d'autre à la demande de la
hiérarchie.
7. Le Chef de service financier
Le service financier a pour tâche de :
- Centraliser chaque jour tous les rapports financiers des agents
relevant de son contrôle ;
- Participer à la confection du bilan et comptes
d'exploitation consolidés de l'Etablissement ;
- Faire les inventaires du patrimoine de l'Etablissement ;
- Superviser les activités des comptables et des caissiers
;
- Signer avec le Gérant et le Coordonnateur bons de
dépenses ainsi que les bons de sorties pour
versement en banque ;
- Tenir un classement régulier des documents ;
- Faire la compilation journalière des factures de ventes
;
- Préparer le budget de fonctionnement de l'Etablissements
à soumettre à la Direction Générale
;
- Faire auprès des fournisseurs les recouvrements des
créances ;
- Veiller sur les échéanciers des dettes de clients
contractés auprès de l'Etablissement et en
fournir rapport au Gérant et au Coordonnateur ;
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10. Le Responsable des magasins Le responsable
de magasin s'occupe :
a. Contrôler tous les magasins des Etablissements ;
b. Constater l'état d'entreposage de la marchandise dans
des différents dépôts ;
c. Superviser les inventaires du stock ;
d. Collecter les fiches de stock après les clôtures
journalières ;
e. Renseigner sur le niveau de stock pour chaque article ;
f. Veiller sur les qualités des étalages dans
chaque dépôt ;
g. Exécuter d'autres taches à la demande de la
hiérarchie ;
11. Le Responsable de la facturation
Le responsable de la facturation a pour tâche :
a. Superviser les agents commis à la facturation ;
b. Collecter les factures à la clôture de chaque
journée.
12. Le chargé de marketing
Il a pour principale tâche : la planification des actions
de publicité. Il Planifie les campagnes de sensibilisation de masse sur
les produits et services ;
13. Le Caissier central
Sous la supervision, du Gérant et du chef de service
financier, le caissier :
a. Contrôle les documents de tous les guichets : factures,
bons de sortie, bon d'entrée, ...
b. Perçoit les recettes de vente de tous les guichets et
les garde dans le trésor ;
c. Enregistre dans un répertoire de caisse les recettes
de vente de chaque caissier ;
d. Compare les soldes de différentes caisses avec ceux
arrêtés dans son répertoire journalier ;
e. Vérifie par comptage les remises de toutes les caisses
avant d'effectuer les opérations de synthèse ;
f. Tient un livre de caisse et en dégage un solde
à comparer avec celui du registre de billetage ;
g. Signe avec le Coordonnateur, le Gérant, le responsable
financier et le caissier responsable, les procès - verbaux de
différence de caisse ;
h. Dépose tous les fonds dans le coffre-fort ;
i. Garder les clés de la chambre forte et du coffre-fort
;
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14. Le Comptable
a. Reçoit les pièces, les factures, bons
d'entrées, bons de sorties, les classe et passe les écritures au
journal ;
b. Elabore les différents journaux auxiliaires ;
c. Dresse un bilan de vente total journalier, hebdomadaire et
mensuel ;
d. Prépare les prévisions budgétaires
;
e. Garde tous les documents comptables (bons d'entrée,
bon de sortie, factures,) ;
f. Prépare les tableaux de paie et calcule le salaire
du personnel sous la supervision du chef du personnel des Etablissements et du
financier ;
g. Dresse les inventaires des marchandises en stock ;
h. Applique les lois en vigueur en matière de
législation fiscale ;
i. Comptabilise chaque jour les livres des mouvements de
caisses et de banques ;
15. Les chefs des dépôts ont la charge de
:
De superviser les activités de dépôt,
Arranger des marchandises dans les dépôts ;
Fournir régulièrement au responsable des
magasins la liste des marchandises courantes dans leurs magasins et Guider les
équipes lors des inventaires de leurs magasins et Exécuter
d'autres taches à la demande de la hiérarchie.
16. Les chargés de la facturation : Le
responsable de la facturation a pour tâche : y' Superviser les agents
commis à la facturation ;
y' Collecter les factures à la clôture de chaque
journée.
17. Les guichetiers : Sous la supervision du
caissier central les guichetiers sont chargés de : Recevoir les factures
venant de la facturation, Faire appel aux clients selon l'ordre
d'arrivée des factures déposés au guichet, Vérifier
et compter l'argent des clients suivant les factures, Faire des retours sur
facturation après vérification, Etablir le répertoire
journalier de vente, Clôturer la caisse par la sommation de toutes les
recettes journalières, Etablir le billetage de caisse à la fin de
la journée, Remettre la situation journalière des recettes au
caissier central.
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