3. Classification des systèmes Workflow
Il n'existe pas de classification commune des systèmes
Workflow dans la littérature, reconnue par l'ensemble de la
communauté Workflow. Ceci étant essentiellement dû au
nombre important de critères de classification qu'il est possible de
retenir. En effet, les spécialistes adoptent différents points de
vue par rapport à la notion de Workflow, les critères qui en
découlent varient donc en fonction de leurs perceptions des
caractéristiques présentées par ces systèmes
Workflow. Ainsi, il existe plusieurs classifications, permettant de
sélectionner un outil de gestion de Workflow avec différents
« éclairages » sur le sujet.
Malgré ce manque d'unité, la classification
proposée par McReady S1, distingue quatre catégories
de Systèmes Workflow. La figure 2.8 présente ces
différentes classes selon deux axes : Approche et Structure.
1 McReady S. « Workflow Software »,
Computer World 1992
« Mise en place d'un système de gestion de
workflow : Paramétrage, suivi et représentation graphique »
| Page 31
Figure 2.8 - Différentes classes des
systèmes Workflow
a. Processus collaboratifs
Cette première classe est axée sur la
communication et sur le partage d'information. Les systèmes
collaboratifs sont définis pour supporter le travail en groupe, dans le
cadre de la conception, de la gestion de projet ou de la résolution de
problèmes faisant appel à plusieurs niveaux d'expertise. Ces
systèmes permettent de réunir les intervenants d'un projet autour
d'un objectif commun, les clients de la procédure y étant souvent
eux-mêmes directement associés, les logiciels employés sont
le plus souvent des groupwares. Les tâches des procédures
gérées sont le plus souvent complexes et leur réalisation
implique l'intervention de ressources aux compétences très
spécifiques pour une forte valeur ajoutée. D'un autre
coté, l'enchaînement des activités des procédures
à traiter est faiblement structuré et peu
répétitif. De part la faible structure de ces processus, ils ne
font pas partie ou se situe à la frontière de ce que l'on
considère comme la « sphère » Workflow comme le
précise la figure 2.8.
b. Workflow administratif
Les systèmes Workflow administratifs (General Purpose
Workflow Management Systems) ont pour objectif de décharger les
ressources d'une entreprise des tâches administratives. En effet ces
procédures sont répétitives, fortement prédictibles
et les règles d'enchaînement des tâches sont très
simples et clairement définis ; ces procédures sont donc
aisément automatisables, évitant ainsi un travail fastidieux
où peuvent naître des erreurs souvent humaines. Les
systèmes Workflow administratifs permettent de lier à une
tâche
« Mise en place d'un système de gestion de
workflow : Paramétrage, suivi et représentation graphique »
| Page 32
administrative, les documents et les informations
nécessaires à la réalisation de cette tâche par un
acteur humain. Ces systèmes gèrent également le routage
des documents et le remplissage de formulaires. La gestion par Workflow de
procédures administratives permet un gain de l'ordre de 5% à 10%
en termes de productivité et de 30 à 90% en termes de
délais. Enfin une dernière raison de l'automatisation de ce type
de procédures en Workflow provient du fait que ces procédures
possèdent une structure statique et ne sont donc pas souvent assujetties
à modifications car elles possèdent une longue durée
d'utilisation.
| 
