|
AFFIRMATIONS DES ENQUÊTÉS
|
OUI
|
NON
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Il existe des mécanismes formels de contrôle
interne du FOSAP
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x
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Les lois et règlements sont respectés par le
personnel
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x
|
|
Les barrières hiérarchiques sont oubliées
en dehors du FOSAP
|
x
|
|
|
Le dispositif de contrôle interne actuel permet d'avoir
une vue globale et des vues détaillées des risques du projet
|
x
|
|
|
Les auditeurs externes évaluent
régulièrement le dispositif de contrôle interne du FOSAP
|
x
|
|
|
Il existe un système de doubles signatures de
chèque
|
x
|
|
|
Les délégations de pouvoir sont accordées
au personnel
|
x
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|
|
Au cas où il ya double signature de chèque, elle
se fait par rotation
|
|
x
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|
Il existe un service d'audit interne fonctionnel au FOSAP
|
|
x
|
|
Le personnel du service d'audit interne reçoit une
formation appropriée
|
|
x
|
|
Les délégations de pouvoir sont clairement
définies, mises à jour régulièrement et
diffusées au sein du FOSAP
|
x
|
|
|
Le service d'audit interne produit des rapports d'audit
interne périodiquement
|
|
x
|
|
Dans la mise en oeuvre du projet VIH, le FOSAP
bénéficie d'un service juridique permanant
|
|
x
|
|
Les fonds sont mis à disposition du FOSAP par le
bailleur suivant les conditions prévues dans la convention
|
x
|
|
|
Les fonds disponibles FOSAP permettent de couvrir les
activités dans le temps
|
x
|
|
|
Il existe un organe chargé de la mise en oeuvre des
recommandations de l'audit externe
|
|
x
|
|
Les contrôles des exercices précédents ont
révélé l'existence de nombreuses faiblesses de
contrôle interne
|
x
|
|
|
Un processus systématique documenté existe pour
répertorier et évaluer les risques
|
|
x
|
|
Le comité directeur joue un rôle actif dans le
respect du dispositif de contrôle interne
|
x
|
|
|
Les réunions du comité directeur se tiennent
périodiquement
|
x
|
|
|
Un rapport sur le contrôle interne est établi
chaque année par la Direction du FOSAP
|
|
x
|
|
Au cas où un rapport sur le contrôle interne est
établi chaque année par la Direction du FOSAP, il est
présenté de manière formelle au Comité Directeur
|
|
x
|
|
Il existe un plan de carrière et de fidélisation
du personnel
|
|
x
|
|
Les travaux de mise en oeuvre du projet sont
inventoriés périodiquement
|
x
|
|
|
Les parties prenantes interviennent dans la mise en place du
dispositif de contrôle interne du FOSAP
|
x
|
|
|
Il existe une cartographie des risques du FOSAP
|
|
x
|
|
La cartographie des risques est mise à jour de
manière périodique
|
|
x
|
|
Les contrats de partenariat sont établis et
dûment signés par le FOSAP et les partenaires de mise en oeuvre
avant tout décaissement de fonds
|
x
|
|
|
Le Management du FOSAP communique bien avec l'ensemble du
personnel
|
x
|
|
|
Il existe un tableau de bord à usage de la direction
|
|
x
|
|
Les risques liés au projet sont inventoriés
régulièrement et donnent lieu à des actions de
prévention et de régulation
|
|
x
|
|
Les informations relatives à la mise en oeuvre du
projet sont partagées avec les parties prenantes
|
x
|
|
|
Le rapport d'audit externe est largement diffusé et les
recommandations sont suivies d'actions
|
x
|
|
|
Les avis de l'Auditeur interne en matière de dispositif
de contrôle interne sont pris en considération et suivis d'actions
|
x
|
x
|
|
Le dispositif de contrôle interne existant permet de
couvrir la totalité des risques liés aux activités du
FOSAP
|
|
x
|
|
Les rapprochements bancaires sont préparés
périodiquement (vérifier les fréquences)
|
x
|
|
|
Les paiements et retraits par chèques sont toujours
autorisés
|
x
|
|
|
Les chèques annulés sont marqués et
gardés (si oui, vérifier quelques exemplaires de
chèque)
|
x
|
|
|
Il existe un ordre d'émission de chèque toujours
rempli et signé
|
x
|
|
|
Les procédures d'acquisition des biens décrites
dans le manuel des procédures sont respectées
|
x
|
|
|
La petite caisse est gardée dans un endroit sûr
|
x
|
|
|
Un registre spécifique est utilisé pour les
opérations de petite caisse
|
x
|
|
|
Les limites d'encaisse de la petite caisse sont toujours
respectés (sinon citer les événements qui ont conduit
à ce manque de respect du niveau de petite caisse à la partie
commentaire)
|
x
|
|
|
La limite définie pour les paiements par la petite
caisse est respectée
|
x
|
|
|
La comptabilité s'assure que toutes les pièces
de caisse sont régulièrement saisies
|
x
|
|
|
Les dépenses de petite caisse sont toujours
approuvées (vérification)
|
x
|
|
|
La comptabilité est régulièrement tenue
et de manière chronologique
|
x
|
|
|
Les pièces comptables enregistrées sont
automatiquement annulées pour éviter un double enregistrement
|
x
|
|
|
L'accès aux documents financiers est limité aux
personnes autorisées
|
x
|
|
|
Il existe des contrôles hiérarchiques
réguliers et inopinés de la caisse
|
|
x
|
|
L'accès aux archives est strictement
réglementé
|
|
x
|
|
Les procédures d'achat obéissent à
l'émission des demandes d'achats, à l'établissement des
commandes, à l'autorisation des commandes et à la
réception des biens ou services
|
x
|
|
|
Une comparaison quantitative et qualitative des biens ou
services reçus avec les commandes est effectuée
systématiquement
|
x
|
|
|
Toutes les pièces comptables sont bien
conservées, classées dans un lieu sûr et leur consultation
est aisée
|
x
|
|
|
Une comparaison entre bon de réception/commande/facture
est effectuée systématiquement
|
x
|
|
|
Les procès verbaux de réception sont
établis et signés par un comité d'achat
|
x
|
|
|
La comptabilité matière est tenue à jour
par la responsable GAS
|
x
|
|
|
Pour chaque entrée ou sortie de stock, un bon est
établi par la responsable GAS
|
|
x
|
|
Il existe une procédure d'inventaire physique
écrite au service GAS
|
|
x
|
|
Le stock de produits pharmaceutiques fait l'objet d'un suivi
régulier en quantités et en valeur
|
x
|
|
|
Tous les produits pharmaceutiques achetés sont
contrôlés avant l'entrée en stock
|
x
|
|
|
Il existe un service de contrôle qualité qui
approuve les produits pharmaceutiques avant leur réception
|
x
|
|
|
Le service de contrôle qualité s'il existe,
travaille de manière indépendante
|
|
x
|
|
Le stock de médicaments est gardé dans un lieu
sécurisé
|
x
|
|
|
Il existe une norme internationale de stockage de produits
pharmaceutiques applicable au niveau du FOSAP
|
x
|
|
|
Le magasin dans lequel est stocké le médicament
respecte les normes internationales
|
x
|
|
|
Le stock de médicaments existe de manière
permanente
|
|
x
|
|
Le circuit de distribution des médicaments est
fluide
|
x
|
|
|
Les documents relatifs à la gestion de stocks de
médicaments sont bien classés
|
x
|
|
|
Les mécanismes de GAS sont documentés
|
x
|
|
|
Les processus d'achats et d'approvisionnements en
médicaments respectent les normes prescrites
|
x
|
|
|
Le personnel chargé des achats et d'approvisionnement
est disponible en quantité et en qualité
|
x
|
|
|
Les médicaments sont livrés dans le délai
aux organisations sanitaires
|
x
|
|
|
Le FOSAP utilise un logiciel de comptabilité
|
x
|
|
|
Le logiciel allège le traitement des opérations
comptables
|
x
|
|
|
Le logiciel offre un niveau maximum de sécurité
des données
|
x
|
|
|
Les partenaires de mise en oeuvre utilisent le même
logiciel comptable que le FOSAP
|
|
x
|
|
Les immobilisations mises à la disposition des
partenaires sont régulièrement contrôlées
|
x
|
|
|
Les immobilisations mises à la disposition du FOSAP
sont bien entretenues et fonctionnent normalement
|
x
|
|
|
La présence effective des immobilisations
léguées aux partenaires est confirmée et documentée
par le FOSAP
|
x
|
|
|
Les dispositions sont prévues en cas de disparition
d'immobilisation mise à la disposition des partenaires pour le travail
|
|
x
|
|
Les livres ou autres documents comptables sont classés
et conservés dans des lieux sûrs et protégés contre
toute attaque malveillante
|
|
x
|
|
Les rapprochements de banque sont revus par le RAF pour
s'assurer que toutes les écritures significatives passées par la
banque et par le FOSAP sont apurées avant la clôture des comptes
|
x
|
|
|
Il existe un mécanisme de suivi de l'utilisation des
fonds au niveau des partenaires
|
x
|
|
|
Il existe un mécanisme de rapatriement de fonds non
justifiés ou des dépenses inéligibles, diffusés et
compris des partenaires
|
|
x
|
|
Depuis le début du projet on a constatée au
moins une perte de matériel de travail
|
x
|
|
|
Les conditions d'utilisation des biens (matériels et
financiers) sont conformes aux spécifications
|
x
|
|
|
Le FOSAP dispose d'un reporting et d'états financiers
fiables
|
x
|
|
|
Un système de vérification des enregistrements
comptables existe
|
x
|
|
|
Des anomalies constatées lors des vérifications
des enregistrements comptables sont automatiquement corrigées
|
x
|
|
|
L'inventaire comptable est tenu de manière
régulière
|
x
|
|
|
L'inventaire physique des biens est assuré
régulièrement
|
x
|
|
|
Le système comptable du FOSAP est
sécurisé
|
|
x
|
|
Les données comptables son protégées
contre les risques d'attaques malveillantes tous risques d'incendie ou de
destruction
|
|
x
|
|
Les activités du FOSAP sont exécutées sur
la base d'un budget prévisionnel
|
x
|
|
|
Un système de suivi régulier de
l'exécution budgétaire est mis sur pied afin de suivre tout
dépassement
|
x
|
|
|
Les dépassements du budget font l'objet d'une
approbation préalable
|
x
|
|
|
Les écarts entre prévisions et
réalisations sont justifiés
|
x
|
|
|
Une politique de cession ou de mise au rebut des biens
immobiliers existe
|
x
|
|
|
L'entretien et la maintenance des biens immobiliers est
assuré régulièrement
|
x
|
|
|
L'entretien et la maintenance des ordinateurs est
assuré par un personnel qualifié ou une entité
spécialisée contractualisant dans le domaine
|
|
x
|
|
Il existe un comité d'achat mis sur pied par le FOSAP
|
x
|
|
|
Toute demande d'achat est émise par un service en
fonction d'un besoin exprimé
|
x
|
|
|
Les achats sont faits conformément au budget existant
|
x
|
|
|
Le processus d'achat décrit dans le manuel de
procédures est respecté par le FOSAP
|
x
|
|
|
Le processus d'achat décrit dans le manuel de
procédures du FOSAP est respecté par les partenaires de
mises en oeuvre
|
|
x
|
|
Le plan comptable du FOSAP est conforme au plan comptable
professionnel
|
x
|
|
|
La tenue de la comptabilité du FOSAP obéit aux
normes internationales
|
x
|
|
|
Les imputations et les passations d'écritures sont
assurées par des personnes différentes
|
x
|
|
|
Les inventaires physiques sont opérés
régulièrement sur les immobilisations
|
x
|
|
|
Les immobilisations inventoriées sont marquées
des étiquettes permettant de les identifier
|
x
|
|
|
Le personnel du FOSAP est formé à l'utilisation
des extincteurs
|
|
x
|
|
L'organisation et le fonctionnement du FOSAP respectent les
lois et règlements en vigueur
|
x
|
|
|
Le personnel du FOSAP est compétent et intègre
|
x
|
|
|
Le recrutement du personnel obéit au critère de
compétence et de neutralité
|
x
|
|
|
Le FOSAP a souscrit aux assurances couvrant des risques des
salariés (CNPS ou CNRT, Sociétés d'assurance et de
réassurances)
|
x
|
|
|
Le personnel jouit d'un congé annuel selon la
réglementation en vigueur dans le pays
|
x
|
x
|
|
Tout le personnel travaillant pour le FOSAP a un statut
clairement défini et intégré dans l'organigramme
|
x
|
|
|
Il existe un système d'évaluation
périodique du personnel
|
x
|
|
|
Les biens du projet sont couverts par les assurances (dire le
genre d'assurance souscrite)
|
x
|
|
|
Il existe un plan de renforcement de capacité du
personnel
|
|
x
|
|
Le plan de renforcement de capacité du personnel prend
en compte tous les employés
|
|
x
|
|
Les résultats issus de l'évaluation du personnel
conduisent à des actions conséquentes
|
x
|
|
|
Il existe un contrôle réciproque et de
séparation des tâches
|
x
|
|
|
Il existe une définition claire des taches pour chaque
personnel
|
x
|
|
|
Les dispositions du manuel des procédures consacrent
une nette séparation des fonctions
|
x
|
|
|
Dans la pratique il n'existe pas de cumul de fonction (si
cumul de fonction il y a, donner des raisons au niveau du commentaire)
|
x
|
|
|
Les informations relatives à tous les dispositifs mis
en place sont partagées avec l'ensemble du personnel
|
|
x
|
|
Le personnel adhère aux lois et règlement en
vigueur et respecte scrupuleusement sa mise en application
|
x
|
|
|
Le dossier du personnel est régulièrement tenu
à jour (après une formation par exemple, il ya mise à jour
du dossier de personnel)
|
|
x
|
|
Un dossier par personnel est constitué et tenu à
jour
|
|
x
|
|
Les statistiques sur le taux de turn-over et de
rétention du personnel sont constituées
|
x
|
|
|
Les employés sont satisfaits du FOSAP et de leur
travail
|
|
x
|
|
Il existe un mode de recrutement du personnel
documenté
|
x
|
|
|
Les procédures de recrutement sont mises à jours
régulièrement
|
|
x
|
|
Le questionnaire d'entretien est périodiquement revu et
mis à jour
|
x
|
|
|
Les enquêtes de moralité sont menées avant
l'embauche d'un nouvel employé
|
x
|
|
|
Un programme de formation adéquat existe pour le
personnel nouvellement recruté
|
|
x
|
|
Le plan annuel d'évaluation du personnel est
respecté
|
|
x
|
|
Le personnel participe à la fixation du critère
d'évaluation
|
|
x
|
|
L'environnement de travail est attrayant pour tout le
personnel
|
|
x
|
|
Les employés travaillent au delà des heures
normales de travail
|
x
|
|
|
Il existe un mécanisme de compensation des heures
supplémentaires réalisées par les employés
|
|
x
|
|
Les ressources humaines ont les moyens pour vérifier
les absences et retards au service
|
x
|
|
|
Il existe des textes qui prévoient des sanctions en cas
des absences ou de retards répétés aux services
|
x
|
|
|
L'organigramme du FOSAP est connu de l'ensemble du personnel
|
x
|
|
|
Le personnel respecte la hiérarchie telle
qu'établie dans l'organigramme dans l'exécution de leurs
fonctions
|
x
|
|
|
Les collaborateurs rendent compte spontanément des
risques qu'ils découvrent ou dont ils sont à l'origine
|
|
x
|
|
Le suivi et l'évaluation du projet est assuré
selon le planning établi
|
x
|
|
|
Les données programmatiques en provenance des
partenaires de mise en oeuvre parviennent à temps réel au FOSAP
|
|
x
|
|
Il existe un mécanisme documenté de
contrôle qualité des données programmatiques à tous
les niveaux de la mise en oeuvre
|
x
|
|
|
Il existe les moyens financiers, matériels et humains
disponibles à temps réel pour les activités de suivi et
évaluation
|
x
|
|
|
Les objectifs du projet sont bien définis et les
indicateurs bien formulés et clairement définis
|
x
|
|
|
Un comité de pilotage suit l'avancement des
activités et arbitre entre les objectifs, les ressources et les
plannings
|
x
|
|
|
Les rapports programmatiques trimestriel et annuel sont
toujours produits dans le délai convenu avec les partenaires
|
|
x
|
|
Le mode de financement basé sur le résultat est
compris de l'ensemble du personnel de FOSAP
|
|
x
|
|
Les différents chefs de services du FOSAP contribuent
à l'élaboration des différents rapports.
|
x
|
|
|
Le suivi et l'évaluation au niveau
décentralisé est assuré par les partenaires
qualifiés dans le domaine
|
x
|
|
|
Les partenaires de terrain bénéficient
régulièrement des séances de renforcement de
capacité en suivi et évaluation
|
|
x
|
|
Le mode de financement basé sur le résultat est
compris de tous les partenaires de mise en oeuvre
|
|
x
|
|
Toutes les entités impliquées dans la mise en
oeuvre ont une même lecture des objectifs et des indicateurs du projet
|
x
|
|
|
Le suivi et l'évaluation de la mise en oeuvre du projet
sont assurés de manière régulière
|
x
|
|
|
Les entrées et les sorties du personnel sont
contrôlées
|
x
|
|
|
Il existe un mécanisme documenté de
contrôle des visiteurs et partenaires du FOSAP à l'entrée
et à la sortie des locaux
|
|
x
|
|
Les visiteurs sont préalablement identifiés et
enregistrés au vu d'une pièce d'identité valable par les
agents de sécurité
|
|
x
|
|
Les visiteurs reçoivent des badges en échange de
leurs pièces d'identités avant l'entrée dans un bureau du
FOSAP
|
|
x
|
|
Les locaux du FOSAP sont sécurisés contre les
risques d'incendie et d'autres risques
|
|
x
|
|
Un contrôle est opéré à
l'entrée et à la sortie des locaux sur tout bien engin et toute
personne étrangère au FOSAP
|
x
|
|
|
Il existe un système d'alerte d'incendie
|
|
x
|
|
Les extincteurs sont disposés dans les locaux en
prévention des risques d'incendie
|
|
x
|
|
Le cas échéant, ces extincteurs sont
fonctionnels
|
|
x
|
|
L'état actuel des locaux permet de sécuriser les
biens et les personnes travaillant dans les bureaux
|
|
x
|
|
Les agents de sécurité sont
équipés de matériels de travail nécessaires pour
leur fonction
|
|
x
|
|
Les procédures financières mises en place sont
respectées dans leurs applications par le FOSAP
|
|
x
|
|
Les recommandations issues de l'audit externe sont suivies
d'effets
|
|
x
|
|
Le dispositif de contrôle interne est piloté par
une structure du projet
|
x
|
|
|
La qualité des documents financiers produits par le
FOSAP respecte les normes préétablies
|
x
|
|
|
Il existe un comité spécialisé sur les
questions de risques liés au projet
|
|
x
|
|
Si le comité spécialisé sur les questions
de risques lié au projet existe, il se réunit
régulièrement
|
|
x
|
|
Il existe une cartographie des risques du FOSAP
|
|
x
|
|
Il existe un service d'audit interne au sein du FOSAP
|
x
|
|
|
Le responsable du service d'audit interne a une formation
suffisante
|
|
x
|
|
Le service d'audit interne utilise des méthodes de
travail appropriées (programmes de travail, dossiers bien tenus,...)
|
|
x
|
|
Les rapports du service d'audit interne sont suivis d'effets
|
|
x
|
|
Les mesures sont automatiquement prises lorsque les faiblesses
sont détectées dans le système de contrôle interne
|
|
x
|
|
Les risques importants répertoriés sont couverts
par des contrôles
|
x
|
|
|
Dans le processus de passation de marché, le principe
de transparence est prévu par les textes du FOSAP
|
x
.
|
|
|
Il existe des mesures de publication permettant de garantir la
transparence de la procédure de passation de marchés
|
x
|
|
|
Les textes prévoient des mesures régissant les
circonstances et les conditions dans lesquelles le pouvoir adjudicateur et les
candidats peuvent entrer en contact durant la période de soumission
Il existe des mesures interdisant les contacts entre le
pouvoir adjudicateur et les candidats durant le processus
d'évaluation
|
x
|
|
|
Il existe des mesures permettant de garantir la transparence
de la décision d'attribution du marché
|
x
|
|
|
Les textes prévoient l'obligation de respecter les
principes de non-discrimination et d'égalité de traitement de
tous les candidats
|
x
|
|
|
Les textes contiennent des dispositions visant à
garantir l'égalité d'accès à tous les candidats
|
x
|
|
|
Il existe des mesures visant à garantir un traitement
égal et impartial des candidats
|
x
|
|
|
Les textes prévoient l'obligation de recourir aux
procédures d'appel à la concurrence
|
x
|
|
|
Les différentes procédures d'appel à la
concurrence prévues sont clairement décrites
|
x
|
|
|
Les textes prévoient l'existence de comités
d'ouverture et d'évaluation
|
x
|
|
|
Les mesures excluant tout conflit d'intérêt sont
prévues par les textes
|
x
|
|
|
Il est fait clairement mention dans les textes, des sanctions
applicables:
En cas d'infraction aux règles de passation de
marchés (attribution non conforme aux règles prévues)
En cas de fraude ou de corruption durant la procédure
de passation de marchés
|
x
|
|
|
L'obligation de respecter le principe de l'offre
économiquement la plus avantageuse est dûment mentionnée
|
x
|
|
|
Les critères à appliquer pour déterminer
quelle offre est économiquement la plus avantageuse sont clairement
indiqués (par exemple, s'agit-il automatiquement de l'offre au prix le
plus bas, présentant le meilleur rapport qualité/prix, etc.)
|
x
|
|
|
Il existe des procédures claires quant aux
règles de passation de marchés que le partenaire de mise en
oeuvre est tenu de respecter
|
x
|
|
|
Il existe un mécanisme écrit permettant de
vérifier et d'évaluer que la réglementation applicable par
les partenaires de mise en oeuvre est respectée dans la procédure
de passation de marché
|
x
|
|
|
Il existe des garanties afin d'assurer que les partenaires de
mise en oeuvre respectent les principes suivants:
- Transparence
- Non-discrimination et égalité de traitement
- Prévention de tout conflit d'intérêt
- Emploi de procédures d'appels d'offres
- Choix de l'offre économiquement la plus
avantageuse
|
x
x
x
x
x
|
|
