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Forces du système
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Existence d'un manuel de procédures précisant
les termes de gestion administratives, de passation de marché, de
comptabilité et des finances.
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Utilisation du code de passation de marché public du
Tchad.
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Disponibilité du personnel.
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Existence d'un service d'Audit interne.
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Existence d'un plan de gestion des achats et de stocks
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Existence des moyens matériels et financiers pour les
activités.
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Existence des entités de contrôle interne
(Assistance technique internationale ; Agence de gestion fiduciaire ;
Comité directeur etc.) et des outils de contrôle interne.
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Existence de dispositions des conventions avec les
partenaires, fixant les termes de partenariat.
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Effectivité de séparation des tâches.
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Existence d'un système comptable et financier
(logiciel, circuit des documents, gestion des bases de données
comptables et financiers).
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Production des états financiers à l'usage de
l'institution et du bailleur de fonds.
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Existence d'un statut institutionnel du FOSAP avec des buts et
objectifs bien définis.
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Présence d'un service de sécurité des
personnes et des biens.
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Régularité de réunion de l'équipe
dirigeante.
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Faiblesses du
système
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Turn-over important créant une instabilité dans
le rang du personnel et occasionnant de perpétuel recommencement dans la
compréhension et la mise en oeuvre du projet.
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Absence d'un plan de renforcement des capacités
adéquat qui tienne compte des besoins réels du FOSAP.
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Non-respect des procédures d'utilisation des fonds par
le FOSAP (voir résultats de test d'application en annexe 6), par les
SRs, les SSR et les OBC dans certains milieux (absence de NIF de certains
fournisseurs, pièces justificatives incomplètes etc.). Certains
justificatifs en provenance de ces derniers ne sont pas probants.
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Système de décision très vertical :
trop de signatures pour décider des opérations
financières, même pour l'achat des petits matériels et
fournitures.
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Absence de dispositions prévoyant les cas de retards
répétés ou d'absence à un poste pour plusieurs
heures. Les horaires de travail ne sont pas respectés par certains
employés.
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Pas de permanence d'audit interne du FOSAP (démission
de l'auditeur interne depuis février 2015 sans un recrutement de
remplacement jusqu'à octobre 2015).
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Processus de décaissement et de justification de fonds
très lourd (Il fallait à un moment donné, quatre niveaux
du circuit de décaissement avant d'atteindre le
bénéficiaire final).
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Comptabilité du FOSAP n'est pas à jour. En plus,
le système d'archivage des données et des documents financiers
du projet ne facilite pas leurs consultations.
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Absence de réglementation prévoyant
l'accès aux archives et aux documents comptables.
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Non respect de planning de gestion des recommandations du
Fonds mondial et des réponses aux lettres de gestion. Retard dans le
feedback en provenance du PR vers les SRs et SSRs.
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La plupart des fournisseurs traitant avec les partenaires de
mise en oeuvre n'ont pas d'identification fiscale ni d'adresses sures. Le
critère d'identification fiscale des fournisseurs et autres prestataires
ne répond pas dans certaines zones d'intervention sur le territoire
national.
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Absence de manuel du personnel et du règlement
intérieur du FOSAP.
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Le Manuel de procédures n'est pas à jour :
au titre 2.1.1 Cadre institutionnel, les SRs prévus étaient le
PSLS, l'APMS, le CNTS, le volet PTME et le CNLS... alors que dans la pratique
le FOSAP a contractualisé avec AMASOT, CNLS, UNICEF, PSLS. Au titre 2.1.3 le FOSAP,
unité de gestion, volet FM est désigné comme organe
d'exécution. Dans la pratique, le FOSAP est plutôt l'organe de
coordination. La mise en oeuvre est assurée par les SR, SSR et OBC. Le
dernier paragraphe du préambule titre 2. Procédures
administratives, il est spécifié que la gestion du personnel
est assurée par l'Expert Financier en accord avec l'Administrateur. Dans
la pratique, cette tâche est assurée par un responsable de
ressources humaines. L'organigramme en vigueur actuellement n'est pas celui
qui figure dans le manuel des procédures. Celui du manuel de
procédures ne prend pas en compte toutes les responsabilités
(poste de responsable de ressources humaines par exemple). Ainsi que plusieurs
autres points.
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Entrées non contrôlées dans les locaux,
des personnes hors services, sans motif de travail. Certains employés
laissent leurs bureaux ouverts pendant qu'ils se trouvent dans d'autres bureaux
ou en dehors des locaux.
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Évaluations annuelles du personnel faites par l'AGF sur
une base définie à postériori sans associer les
concernés au processus. Ces évaluations ne tiennent pas compte du
domaine de compétence de l'évaluateur et de celui de certains
évalués.
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Insuffisance de l'implication du Conseil d'administration dans
la surveillance du contrôle interne de FOSAP.
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Non fonctionnalité de l'adresse électronique
propre au FOSAP. Il se pose un problème de traçabilité en
cas de départ du dirigeant et des autres chefs de services.
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Retards considérables constatés dans le
transfèrement des rapports et pièces justificatives des
partenaires ainsi que dans la production des rapports financiers et
programmatiques du FOSAP.
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Absence de vérification à priori par le FOSAP
avant exécution des dépenses des SRs et SSRs.
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Recommandations assorties de l'audit interne non
partagées avec tout le personnel.
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