A.
Service clientèle
Ce service est assuré par le chargé de la
clientèle et il a pour missions essentielles d'accueillir les membres
à l'agence, de gérer les ouvertures des comptes par rapport
à l'adhésion, de préparer et autoriser les
opérations de dépôt et de retrait, de prendre en charge le
protocole d'ouverture des dossiers de crédit, , de réceptionner
les courriers (liste de paie, chèque, invitation, virement, procuration,
etc.). Dans le service clientèle nous avons quelques
opérations comme suit :
a. Pour les opérations de
dépôt
- A la réception, fournir aux membres les bons de
versement et les guider à les remplir si nécessaire ;
- Une fois remplie, envoyé le bon à la
caisse/guichet où le membre sera appelé pour être servi.
b. Pour les opérations de
retrait
Ici deux situations sont possibles à la
réception :
- Lorsque c'est le titulaire du compte qui se présente,
il complète le bon de retrait et il nous le restitue ensuite;
Nous examinons ensuite si les renseignements qu'il vient
d'indiquer sur le bon coïncident à ceux se trouvant
déjà enregistrés dans la machine, grâce au logiciel
SMAT. Il s'agit de vérifier notamment, la validité du
numéro de compte, le nom du titulaire, sa photo, sa signature ainsi que
le solde de son compte ;
Ensuite, le bon est envoyé à la caisse où
le titulaire sera appelé pour être servi.
- Lorsqu'il s'agit d'un retrait par chèque, le porteur
doit au préalable acquitter le chèque (appelé encore
endossement du chèque), c .à .d remplir son identité
au dos du chèque, notamment ses noms, adresse, numéro de carte
d'électeur, et signature. Puis, le chèque nous est
restitué pour vérification, dès que le chèque est
avéré authentique, il est envoyé à la caisse
où le porteur attendra d'être appelé afin d'être
servi.
c. Le travail à guichet fermé consiste à
pointer tous les bons de retrait et de versement constatés pendant la
journée, afin de vérifier exactement les noms et les montants
pour se rendre compte si l'intégration dans le logiciel a
été bien effectuée.
d. Lors de l'adhésion, faire d'abord remplir pour
chaque membre la fiche de demande d'adhésion qui permet d'identifier le
membre et de sceller un engagement entre celui-ci et la MECRE, remplir les
informations du membre dans le registre des membres. Les informations sont
telles que : numéro de compte, noms, adresse, catégorie,
profession, numéro de téléphone, et enfin signature du
nouveau membre adhérent à la MECREBU. Ensuite, remplir son carnet
de membre et l'envoyer à la caisse pour payer les frais d'ouverture de
compte. Enfin classer les fiches de demande dans le classeur à destiner
au gérant ;
e. Lors du protocole de demande de crédit, remplir la
lettre de demande de crédit pré-saisie à travers les
informations recueillies auprès du membre : les noms, montant
demandé, garantie, échéance, objet du projet, etc.,
compléter dans le registre de crédit ces informations et classer
la lettre en question dans le classeur à destiner au chef d'agence lors
du travail à guichet fermé pour qu'il puisse parapher. Le
lendemain matin, prendre la lettre et l'envoyer à l'agent de
crédit désigné pour le suivi du dossier de crédit
du membre ;
f. Les autres tâches étaient de passer la
commande de chéquier dans le registre (frais d'achat
chéquier 8$, 50 chèques), le membre devrait retirer le
chéquier le lendemain. Egalement passer la commande de carnet de membre
si celui-ci a perdu son ancien ou qu'il soit usé, rempli (frais d'achat
carnet 2$), compléter les carnets des membres pour la mise à
jour des opérations, expliquer les produits aux membres, assister
à la constitution du protocole de l'épargne à terme ou
dépôt à terme.
B. Service caisse
Rappelons que ce service comprend deux guichets : la
caisse dépôt et la caisse retrait. Chacune d'elles est
assurée par une caissière.
1°). Caisse dépôt
Elle joue comme fonction principale de servir tout membre qui
se présente au guichet pour effectuer un dépôt.
Durant le temps passé dans ce guichet, nous avons eu
à manipuler les documents suivants :
- La feuille de caisse : elle est complétée
à la fin de chaque journée et comprend deux rubriques : une
réservée au guichet 1, soit la caisse de retrait et une autre au
guichet 2 (la caisse de dépôt).
Elle reprend le total de toutes les sommes reçues (s'il
s'agit de la caisse dépôt) et de toutes les sommes
décaissées (pour la caisse retrait), tout en spécifiant le
nombre de billets ainsi que les coupures. Il y a donc une feuille de caisse
pour les coupures en francs congolais et une pour celles en dollars.
- L'attestation journalière de remise de fonds :
le membre voulant effectuer un dépôt, après être
sorti au service clientèle et sur notre appel, se présentait
alors à notre guichet, après que nous ayons aussi fait une
vérification du bon de versement qui nous a été transmis.
Ensuite, nous réceptionnions la somme qu'il voulait déposer,
après une attentive vérification des billets qu'il nous donnait.
Enfin, nous lui remettions un bordereau de versement, où il apposait sa
signature après nous. Une souche de ce bordereau lui était
remise.
Signalons que chaque opération, après que nous
l'ayons passée manuellement, devait être enregistrée dans
le logiciel.
2°) Caisse de retrait
Elle utilise les mêmes documents que la caisse de
dépôt, à la seule différence où c'est le
bordereau de retrait qui est remis au membre qui effectue un retrait dans son
compte. Une fois que ce dernier se présentait au guichet de retrait,
nous devrions vérifier soigneusement si sa figure coïncidait avec
la photo enregistrée dans le logiciel, si son solde était
suffisant par rapport au retrait désiré ainsi que sa signature.
C. Service crédit
De prime abord, le service de crédit est le service de
production de la MECREBU. Ce service est assuré par les agents de
crédit. Nous parlerons brièvement de la gestion et
procédure de crédit au sein de la MECREBU et du recouvrement.
Tout d'abord, un membre adressant sa demande de crédit
est assujetti au paiement des frais ci-après :
o 6$ de frais d'ouverture de dossier que le membre doit
décaisser juste au moment où il se présente pour
déposer sa lettre de demande de crédit ; s'il n'en dispose
pas d'équivalent dans son compte bien entendu ;
o 0.75% de frais d'étude du dossier ;
o 10% du montant à décaisser, pour constitution
de la caution.
Pour ces deux derniers frais, ils sont déduits lors du
décaissement du crédit. Aussi, faut-il signaler que seule la
caution est remboursable au membre. Elle sera extournée au membre
après son dernier remboursement ou servira pour couvrir son dernier
remboursement, sur sa demande.
D. Service comptabilité
Ce service est assuré par l'assistant comptable qui
gère les dépenses sur autorisation des états de
besoin ; l'ordonnancement provient du chef d'agence.
L'ensemble de données de la comptabilité
provient des caisses, du service crédit et du service clientèle.
L'assistant comptable a pour rôles d'enregistrer les
opérations diverses dans le logiciel, exécuter dans la fiche de
dépenses la sortie des fonds, passer les écritures dans les notes
de débit et de crédit, faire le classement des pièces
comptables, faire le contrôle des encaisses, rémunérer
chaque jour le dépôt à terme qui arrive à
l'échéance du mois, passer les écritures de
décaissement des crédits, valider les états de besoin,
produire la fiche de stock mensuellement en valeur et en quantité,
approuver les ordres de virement, effectuer les transactions internes qui
comprennent l'épargne caution pour les nouveaux crédits
approuvés et le solde minimum pour l'ouverture de dossier de demande
crédit.
Pour des dépenses quotidiennes effectuées au
sein de l'agence (dépenses administratives, notamment le paiement des
salaires au personnel, transport, etc.), le comptable tient la fiche des
dépenses. Ainsi, lorsqu'une dépense administrative est
effectuée, elle est annexée à la fiche de dépense
avec mention «dépense administrative» (D.A) pour la sortie des
fonds à la caisse.
Quant aux opérations avec les membres, elles sont
enregistrées soit dans la note de débit (lorsque ces derniers
paient certains frais, tels ceux relatifs à l'achat des carnets des
membres, à l'ouverture des comptes, à l'octroi des
crédits, la constitution des D à T et des épargnes
cautions, etc.), soit dans la note de crédit (lorsqu'il y a des sommes
à enregistrer au profit des membres, notamment en cas de
rémunération en intérêt des D à T,
d'extourne/retrait de l'épargne caution et du retrait des D à
T).
L'enregistrement des opérations dans le logiciel,
à matérialiser toute opération à travers les
écritures dans les notes de débit et de crédit, trouver la
somme, scanner et photocopier les ordres de virement, classer les
pièces comptables dans le classeur désigné, assister
à la variation du stock dans le magasin, assister chaque lundi au
paiement du frais de transport et de rafraîchissement hebdomadaire
à chaque agent de crédit et aux chefs de service.
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