B. Problématique
La gestion de la construction des bâtiments est un
travail qui nécessite d'avoir une vue sur une gamme variée de
facteurs d'ordre techniques, commerciales, financières, comptables etc.
La gamme de logiciel EBP relatif à la gestion commerciale permet dans
une certaine mesure à la GCITT de gérer les différents
aléas liés à son travail. Il s'agit par exemple d'une
conservation et d'une classification des informations clientèles, d'un
suivi des approvisionnements qui doivent se faire en direction du chantier, de
la maîtrise des achats, des ventes, du niveau des stocks, la multi
échéance, le multi dossier etc...
Cependant aussi complète qu'elle soit, EBP ne permet
pas à la GCITT de gérer toutes les tâches
effectuées.
En effet pour assurer le suivi du niveau d'évolution
des bâtiments de construction il a été mis en place un
service contrôle qualité donc le rôle est de
déterminer le niveau d'évolution de chaque bâtiment
à partir de certains indicateurs techniques prédéfinis. Ce
service doit ensuite s'assurer que le niveau d'évolution du
bâtiment ne dépasse pas le niveau de payement du client. Ainsi la
construction de la maison du client évolue au rythme de son payement. Le
problème qui se pose à cet effet, c'est que ce suivi se fait
depuis des années avec un fichier Excel.
De même il est procédé chaque semaine au
payement des corps de métiers qui interviennent sur les bâtiments.
Cette opération nécessitant de journaliser et de comptabiliser
tous les payements effectués afin de connaitre à tout moment ce
qu'un prestataire a déjà reçu sur un bâtiment est
également traité à partir d'Excel et oblige le service
financier et comptable à archiver une panoplie de bon de commandes et de
bons de réception.
D'après un sondage recueilli en février dernier
environ 57% des personnes sondés déconseillent l'utilisation
d'Excel en entreprise et ce pour les raisons que voici :
- Le logiciel est utilisé de tant de façons que
son maintien est très difficile (manque de structure) ;
- Le risque d'erreurs est très élevé. Une
erreur dans une équation peut être fatale ;
- Un outil sans automatisation, ni auto-vérification.
L'utilisation excessive des fonctions de copier/coller, d'un tableur à
un autre, accentue le risque d'erreurs ;
- Une perte de temps à programmer, formater,
réorganiser les formules et les fonctions, tester la programmation
Rapport de stage BTS
Réalisé par Père Silvère Renaud
DEKPON & Firmin Crédo Déodat FONTON
25
Mise en place d'un tableau de bord de suivi évaluation
d'un projet de construction de 600 logements
sociaux à OUEDO : Cas de
la GCITT Bénin SA
- Les tableurs ne sont pas adaptés aux exigences
spécifiques d'une entreprise, aux changements de procédures et
à la complexité des transactions à programmer ;
- Les tableurs deviennent rapidement non-crédibles,
compliqués à opérer et à maintenir
(difficulté de pérennité) ;
- Des erreurs humaines lors de retranscriptions manuelles
(0,8% à 1,8%) - Un grand risque d'erreurs dus aux saisies manuelles, aux
changements
de formatage, un risque élevé d'effacer
accidentellement une cellule ; - La collaboration est difficile
(différents usagers) ;
- L'absence de suivi des changements ;
- Erreurs d'hypothèse et de calcul ;
- Des procédures et des systèmes doivent
être mis en place pour prévenir des erreurs lors de l'utilisation
d'Excel ;
- Difficulté à générer de nouveaux
rapports de façon dynamique.
A tous ces risques il convient d'ajouter ceux liés
à l'utilisation combinée de plusieurs systèmes
d'informations. Les informations la plupart du temps ne sont pas
inter-opérationnelles. On se retrouve alors à entrer des
données dans un système pour en sortir des résultats qui
constitueront les variables d'entrée pour d'autres systèmes
d'informations.
Face à cet état de chose nous nous sommes
proposés de mettre en place une application de gestion qui s'occupera du
traitement et de la journalisation des acomptes payés aux corps de
métiers et du suivi de l'évolution des chantiers.
Cette application utilisera les bons de réceptions
élaborés sur un bâtiment pour déterminer le montant
total dépensé sur ce bâtiment permettant de ce fait d'en
connaître le niveau d'évolution grâce à un rapport de
ce montant par le coût prévisionnel du bâtiment (obtenu
à partir du DQE).
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