OBJECTIFS POURSUIVIS PAR
L'ENTREPRISE
Selon le visionneur de cette entreprise a pour
objectifs :
· Mettre en la disposition de la population d'un meilleur
endroit d'hébergement ;
· Contribuer aux cinq chantiers du président de la
République Démocratique du Congo :
o Dans le secteur emplois ;
o Et aussi dans le secteur construction.
SOURCES FINANCIERES DE
L'ENTREPRISE
Etant donné que le Guest-House EKAF est une entreprise
privée à responsabilité limitée. Cette entreprise
s'autofinance, donc elle ne vit qu'avec l'argent produit.
II.2. ETUDE DU SYSTEME
EXISTANT
Dans cette partie nous allons effectuer une étude
détaillée des postes qui font la base de notre champ de
recherche. Et ceci nous permettra d'avoir la connaissance de la manière
dont circulent les informations avant d'apporter la main informatique.
Pour ce, nous avons subdivisé cette étude en
trois grandes analyses qui sont :
- Analyse des postes ;
- Analyse des moyens de traitement ;
- Analyse des flux d'information.
NARRATION DE LA CIRCULATION
DE L'INFORMATION
Comme dans notre travail, nous ne nous intéressons
qu'au service d'hébergement, nos informations circulent de la
manière suivante :
Un client demandant l'hébergement au Guest-House EKAF
se présente à la réception. Le service de réception
vérifie dans la liste d'appartements s'il y a des appartements libres
pour recevoir les clients et puis il examine le client s'il figure dans la
liste des clients abonnés.
Si oui il lui enregistre dans le registre de logement.
Si non il lui enregistre dans la fiche d'identification qui
est établie en quatre exemplaires dont une copie sera livrée au
service de l'ANR, l'autre à la POLICE criminelle, la troisième
à la DGM et celle qui reste à la réception. Et comme la
caisse est incorporée à la réception, il élabore
une facture en deux exemplaires, dont une copie sera donnée au client et
l'autre resta dans le service pour l'inventaire à la fin du mois.
La clé de l'appartement ne peut être remise au
client qu'après identification. Et le client abonné ne paie
qu'à la fin du mois selon le nombre des jours passés.
Après son séjour, le client remet la clé de l'appartement
au service de réception, et sa sortie est signalée dans le
registre de logement.
Le service Filles de chambre s'occupe du nettoyage de la
chambre et Billenderie du nettoyage des draps et habits des clients pendant
leurs séjours au sein de l'hôtel.
1. ANALYSE DES POSTES
Au travers cette analyse, nous allons présenter les
différents postes de notre domaine de recherche ainsi que
l'activité principale qui s'y passe.
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Application : Gestion des clients
Analyste : Neuville KAPUKU
Date :
Fiche d'analyse des postes de travail
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N°
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Nom de poste
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Travaux effectués
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Moyens de traitement
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Volume
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Nombre des personnes
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01
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Réception
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- Réception des clients,
- Identification et élaboration de la facture,
- Logement des clients et information aux agences de
renseignement.
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- Ordinateur,
- Imprimante,
- Papier et Stylo,
- Registre,
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Selon le nombre des clients demandant leur
hébergement
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2 personnes
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02
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Filles de chambre
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Suivie de la propreté de la chambre ou appartement.
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Selon le nombre d'appartements
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2
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03
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Billenderie
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- Nettoyage des vêtements des clients,
- Repassage de ces vêtements
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Selon le nombre d'habits par client.
|
1
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Source : Nos recherches sur
terrain
FICHE ENTRETIEN :
|
APPLICATION : GESTION DES CLIENTS
AUTEUR : Neuville KAPUKU
REPERE : 1/2
ENTRETIEN
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Nom de la personne rencontrée :
Date entretien :
Service :
Emploi :
Opérations :
Sujets abordés :
Document reçus :
Document émis :
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Jean-Claude
02 Février 2011
Réception
Récepteur
Demande d'hébergement, Facturation
Demande d'hébergement, Identité, Facturation.
Carte d'identité
Fiche d'identification, Facture, Bon de logement
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|
Observation :
|
FICHE D'OPERATIONS :
|
APPLICATION : GESTION DES CLIENTS
AUTEUR : Neuville KAPUKU
REPERE : 1/3
OPERATIONS
|
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Nom de la personne rencontrée : Jean-Claude
Date entretien : 03 Février 2011
Demande d'hébergement :
Le client quitte son habitation habituelle ; s'il n'est
pas sur place il passe un coût de téléphone au service de
réception demandant une réservation d'appartement. S'il est sur
place il vient physiquement au Guest-House et demande son
hébergement.
Identité :
L'identification est une opération obligatoire pour
chaque client qui se présente au Guest-house. Une fiche est
élaborée par le service de réception pour sanctionner
cette opération.
Facturation :
La facturation se fait selon le nombre des jours passés
au Guest-house. Et c'est le service caisse qui élabore. Cette
facturation se fait aussi selon la catégorie des clients.
|
|
Observation :
|
FICHE DOCUMENTS :
|
APPLICATION : GESTION DES CLIENTS
AUTEUR : Neuville KAPUKU
REPERE : 1/2
DOCUMENT
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Nom de la personne rencontrée :
Date entretien :
Nom document :
Origine :
Destinataire :
Condition émission :
Périodicité :
Nbre exemplaires
Volume annuel :
Délai de traitement
|
Jean-Claude
Le 03 Février 2011
Carte d'identité
Client
Réception
Demande d'hébergement
Quotidien
1
2500
Immédiat
|
|
Observation :
|
|
APPLICATION : GESTION DES CLIENTS
AUTEUR : Neuville KAPUKU
REPERE : 1/2
DOCUMENT
|
|
Nom de la personne rencontrée :
Date entretien :
Nom document :
Origine :
Destinataire :
Condition émission :
Périodicité :
Nbre exemplaires
Volume annuel :
Durée de conservation :
Durée de destruction :
Délai de traitement :
|
Jean-Claude
Le 03 Février 2011
Facture
Réception
Client, Caisse
Conditions hébergement respectées
Quotidien
3
5000
3 ans
> 3 ans
Immédiat
|
|
Observation :
|
|
APPLICATION : GESTION DES CLIENTS
AUTEUR : Neuville KAPUKU
REPERE : 1/2
DOCUMENT
|
|
Nom de la personne rencontrée :
Date entretien :
Nom document :
Origine :
Destinataire :
Condition émission :
Périodicité :
Nbre exemplaires
Volume annuel :
Durée de conservation :
Durée destruction :
Délai de traitement
|
Jean-Claude
Le 03 Février 2011
Bon de logement
Réception
Client
Conditions d'hébergement respectées
Quotidien
2
5000
3 ans
> 3ans
Immédiat
|
|
Observation :
|
|
APPLICATION : GESTION DES CLIENTS
AUTEUR : Neuville KAPUKU
REPERE : 1/2
DOCUMENT
|
|
Nom de la personne rencontrée :
Date entretien :
Nom document :
Origine :
Destinataire :
Condition émission :
Périodicité :
Nbre exemplaires
Volume annuel :
Durée de conservation :
Durée destruction :
Délai de traitement
|
Jean-Claude
Le 03 Février 2011
Fiche d'identification
Réception
Services Renseignements
Hébergement client
Quotidien
4
1000
3 ans
> 3ans
Immédiat
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|
Observation :
|
Source : Nos enquêtes sur
terrain.
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