Audit de la fonction achat

Deuxième partie

(Cas Pratique)

Audit de la fonction achat

Au sein de l'unpa

Introduction de la partie

Le cycle achats fournisseurs présente une importance indéniable au sein de toute entreprise commerciale, industrielle, quelle que soit sa dimension. Cet attrait tient à la position stratégique de la fonction achat dans l'entreprise.

En outre, le cycle achats fournisseurs, a une importance particulière, car il est en relation directe avec les autres cycles. Il a une influence majeure sur les coûts d'achat (de revient) et donc agit sur la rationalisation des achats aux prix les plus avantageux sur le marché. Il intervient également au niveau de la gestion des stocks et donc a une incidence directe sur le cycle des approvisionnements

De ce fait, le cycle achats fournisseurs revêt un caractère vital pour l'entreprise et sans lequel une estimation exacte des besoins ne peut être faite. L'entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu'avec une meilleure prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs, avec un planning scrupuleusement établit permettant de canaliser l'ensemble des informations dont elle dispose vers l'étude, l'analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et simplifiée.

Pour permettre à l'entreprise de bien cerner les risques afférents à ses activités, la mise en oeuvre d'un audit interne périodique des achats est indispensable.

Cet audit interne, nous permet de garantir les bonnes méthodes et procédures, les conditions d'une meilleure gestion, la préservation du patrimoine de la société et la fiabilité de l'information.

C'est ainsi que dans notre travail, nous essaierons de présenter une étude d'un cas pratique d'une mission d'audit interne des achats au sein de l'UNPA et portant sur l'application des concepts théoriques précédemment décrits.

Chapitre I : Prise de connaissance générale de la fonction achat 

Selon RENARD Jacques 1998, la prise de connaissance est l'étape la plus importante pour un auditeur. Elle va lui permettre d'avoir une vision plus claire sur l'ensemble du fonctionnement, de la succession des faits et des phénomènes propres au cycle.

Cette prise de connaissance va permettre à l'auditeur de :

*Définir une démarche spécifique adaptée au cycle ; *Comprendre l'activité du cycle et son langage ; *Identifier les risques pouvant causer une incidence significative sur les comptes ; * Déterminer la nature et l'étendue des contrôles et donc déterminer l'organisation de la mission.

La prise de connaissance se fait à travers des entretiens, des analyses, des documents et par des visites.

Section 1 : Procédures d'achat au sein de l'UNPA 

I - Achat locaux 

1- Commandes aux fournisseurs :

-Emission du besoin :

Il s'exprime par l'émission d'un besoin provenant d'un service demandeur matérialisé par une demande d'achat lancée sur le système et validée par la direction.

Dans le cas le plus général, plusieurs procédures peuvent coexister selon la nature du bien concerné.

En effet, dans certains cas, le besoin peut concerner des composants ou matières entrant dans la composition des produits finis, dont les besoins sont très irrégulièrement répartis dans le temps, ou qui sont spécifiques à un nombre très limité de produits finis.

Dans d'autres cas, le besoin concerne des fournitures, composants ou produits, très consommés, à usage polyvalent ou à caractère standard, dont la consommation est régulièrement répartie, et qui de ce fait seront gérés ou non sur stock.

Enfin, le besoin peut concerner un article, ou un service à usage exceptionnel, ou non répétitif, n'entrant pas dans les produits finis, et géré ou non sur stock.

 -Sélection des fournisseurs :

Une fois la demande d'achat est validée par la direction, le service achat procède au lancement d'une demande de prix auprès des fournisseurs agrées.

C'est une tâche fondamentale de l'acheteur et une étape importante du traitement des commandes. Elle commence par leur recensement et leur évaluation ce qui conduit à faire un choix.

Cette étape prévoit en générale :

* Un appel d'offre qui permet à l'entreprise de rechercher tous les fournisseurs potentiels dans le but d'avoir tous les avantages liés à la qualité et aux meilleurs prix.

* L'évaluation des fournisseurs qui permet d'effectuer la sélection du fournisseur possible pour un certain achat.

La sélection des fournisseurs se fait selon les étapes suivantes :

Ø classification des fournisseurs potentiels,

Ø envoie d'appel d'offre au moins aux deux fournisseurs parmi la liste des fournisseurs agrées,

Ø la négociation,

Ø la sélection finale qui conduit à la passation de la commande.

-Passation de la commande :

La passation de la commande s'effectue lorsque le fournisseur réunit toutes les conditions qui peuvent lui permettre de vendre un produit donné.

Le bon de commande (Annexe 2) doit exprimer clairement les intentions d'achat des deux parties et être valable devant la loi. Pour cette raison, elle comporte en général les renseignements suivants :

   * Nom et adresse de l'entreprise qui commande ;

   * Nom et adresse du fournisseur ;

   * Numéro de la commande et sa date ;

   * Désignation des articles et quantités à commander ;

   *Prix unitaire hors taxe et montant total de la commande ;

   * Date de livraison souhaitée ;

   * Conditions de paiement ;

- Suivi des commandes encours :

Une fois que la commande a été adressée au fournisseur, le service achat doit veiller au suivi des commandes encours et s'assurer que le fournisseur a respecté la date de livraison souhaitée, et la quantité commandée.

2- Réception des commandes :

Les achats réceptionnés par le demandeur sont soumis à des contrôles quantitatifs et qualitatifs afin de s'assurer de leurs conformités.

 -Contrôle quantitatif :

Ce contrôle est sous la responsabilité du demandeur (magasinier). C'est une simple comparaison entre la quantité réelle reçue et celle sur le bon de livraison du fournisseur.

- Contrôle qualitatif :

Ce contrôle est sous la responsabilité du contrôleur qualité, le responsable demandeur ou le magasinier. Il sera effectué par rapport à certaines spécifications techniques ou définies au cahier des charges, et donnera lieu à :

*l'acceptation de la réception en cas de conformité et décharge du contrôle qualité sur le BL^5(*).

*le refus de réception en présence de non-conformité en mentionnant la cause.

  -Saisir la réception des articles :

Le magasinier valide la réception des articles commandés et saisie la quantité réellement reçue sur le système.

 -Réception de la facture :

La facture est réceptionnée par le bureau d'ordre qui appose le cachet et attribue un numéro identique à l'originale et aux exemplaires.

Les factures d'achat sont ensuite enregistrées dans le cahier de réception du courrier.

3- Comptabilisation des factures :

Le service comptable reçoit la liasse des documents d'achats (BC^6(*), BL et Facture) et effectuer par la suite un certain nombre d'opérations et de contrôles avant l'enregistrement des factures :

Ø Rapprochement des factures avec BL, BC et BR ^7(*)(Annexe 3) correspondants afin de s'assurer que les factures sont relatives à des livraisons effectives et acceptées ;

Ø Contrôle arithmétique des factures (additions, multiplications, calculs des taxes, prix unitaires...) ;

Ø Contrôler les mentions obligatoires de la facture prévue par l'article 7 du code de la TVA (Nom, adresse, coordonnés, matricule fiscale, numéro de RC^8(*),..........) ;

Lors de l'enregistrement des factures, la référence comptable est portée sur la facture originale, afin d'éviter les doubles comptabilisations.

Toute facture non conforme avec BC et BL, ou toute facture comportant des erreurs doit être impérativement retournée aux services intéressés.

En cas d'annulation de facture ou d'existence d'autres exemplaires de la même facture, la mention « ANNULATION » ou « COPIE » doit être appréciable sur les factures, afin d'éviter des doubles comptabilisations ou doubles règlements.

4- Règlement des factures :

Seules les factures préalablement approuvées et réellement échues doivent faire l'objet de règlement.

Ces factures échues sont transmises à la Direction Générale et au Directeur Financier pour approbation avec les instruments de paiements (chèque, ordre de virement, pièce de caisse) préalablement établis par le service comptable.

Une fois les paiements dûment autorisés, le service comptable doit mettre sur les factures originales la mention « PAYE » pour éviter un double usage et porte la référence des paiements.

Le service comptable doit rapidement comptabiliser les règlements effectués et mettre à jour les comptes fournisseurs concernés.

Tout règlement de factures des fournisseurs avant échéance doit faire l'objet d'une autorisation préalable du Directeur Général.

En cas d'avances versées aux fournisseurs, le service comptable doit s'assurer que ces avances ont fait l'objet d'une déduction du montant du règlement définitif des factures.

5- Evaluation des fournisseurs :

Chaque fin d'année, le directeur du service concerné collecte des données qui concernent les fournisseurs. Ces derniers doivent être évalués pour les juger par rapport à un ensemble de critères, ce qui oriente vers une analyse multicritère.

Une telle analyse permet d'aboutir à un classement des fournisseurs que l'entreprise acheteuse peut utiliser, soit en sélectionnant le meilleur pour un achat stratégique important, soit en dégageant le sous-ensemble des bons fournisseurs dans le cas d'une politique de répartition de l'approvisionnement entre plusieurs sources.

Dans le cas où le fournisseur est retenu, le directeur du service concerné transmet une copie des fiches d'évaluation au service d'achat pour faire une mise en oeuvre des décisions et mise à jour de la base fournisseur sur le logiciel des achats conformément à la fiche d'évaluation.

* ⁵ Bon de Livraison

* ⁶Bon de Commende

* ⁷ Bon de Réception

* ⁸ Registre de Commerce