Problématique de la structuration des organisations communautaires: cas de l'Association des Organisations Professionnelles Paysannes ( AOPP )

3-2-5Les éléments du budget :

Ce sont :

· Investissement

· Equipement

· Opération/Activité

· Frais d'administration, les charges et frais de fonctionnement.

L'utilité du budget

- Informer sur le coût des opérations

- Permettre d'apprécier l'efficacité et l'efficience des investissements

- Met en confiance le gestionnaire dans l'exercice de ses fonctions

- Permet l'atteinte des objectifs et des buts de l'OP.

3-2-6. Le manuel de procédures organisationnelles ; Administratives, techniques et financières :

Le manuel est un outil de gestion qui permet d'institutionnaliser un ensemble de systèmes et de procédures de gestion des ressources (financières, matérielles, humaines et informationnelles) pour atteindre des résultats bien déterminés avec le suivi de la performance des personnes chargées d'atteindre ces résultats.

· Eléments d'un manuel de procédure

· Présentation de l'OP (création, but)

· Présentation de l'organisation administrative (structure organique, rôles et responsabilités, les relations).

· Politiques et pratiques administratives (gestion du personnel, évaluation)

· Procédures d'information et de circulation des documents.

· Procédures comptables d'achat des biens et services, procédures de contrôle (financier)

· Les fiches et outils d'application.

3-2-7. L'utilité et outils d'application :

- Atteinte des objectifs

- Meilleur fonctionnement de l'OP

- La crédibilité de l'OP

- La Gestion efficace des ressources de l'OP

- Gain de temps

- Compréhension et cohésion à l'intérieur de l'OP

- Suivi de la performance du personnel et des organes.

- La capacité de collecter, analyser et utiliser efficacement l'information et de diffuser tant à des fins internes qu'externes.

3-2-8. Le genre :

La participation des femmes et des minorités ou des groupes défavorisés est un indice d'une large participation aux prises de décision interne de l'organisation. Elle garantit en outre que les droits des groupes défavorisés seront respectés et que leurs intérêts seront pris en compte par l'ensemble des membres.

3-2-9. La gestion et la résolution des conflits :

C'est la capacité à gérer et à résoudre les conflits internes de façon pacifique pour prouver que les règles internes établies pour assurer la gestion d'une organisation sont efficaces et que les membres sont solidaires les uns et des autres.

3-2-10. La gestion administrative et financière de l'OP :

A ce niveau nous nous intéresserons aux aspects administratifs et financiers.

a) Les éléments d'une gestion administrative

Ce sont :

· Le statut et règlement intérieur

· L'organigramme

· Le manuel de procédure administrative

· Le procès-verbal des réunions et assemblées générales

· Les rapports d'activité (activités programmées, les réalisations, les difficultés rencontrées, les solutions, les recommandations, la programmation des activités futures).

· Les correspondances/arrivées/départ consigner dans un registre

· Les outils de programmation (plan stratégique, plan d'action

b) Le Contenu d'un Statut et Règlement Intérieur (SRI)

Ù Le Statut :

- La vision, la mission, les objectifs de l'OP

- L'alternance ou les élections démocratiques périodiques d'où la limitation des mandats des organes

- La structuration de l'OP : Instances et Organes

- La périodicité et la fréquence des contributions des membres

- Les ressources et les dépenses

- La dissolution^2(*)2

Ù Le Règlement Intérieur :

- La périodicité des réunions des organes

- Le nombre et a responsabilité des membres qui doivent siéger dans ces organes

- La majorité qualifiée des membres pour la prise de décision

- La gestion interne des conflits

- La discipline/Sanction

- Les dispositions générales

- La fonction du SRI

- Un contrat social entre les membres d'une OP

- Le Statut doit annoncer les instances et organes avec leurs attributions et fonctionnement

- Le Règlement intérieur complète le statut et précise le fonctionnement des instances et organes, leurs attributions et les règles de Gouvernance.

c) L'importance d'un SRI :

C'est un :

- Document de référence

- Suscite le civisme des membres

- Support de décisions et de gestion

- Légitimité de l'Association

- Légalité de l'OP

- Discipline dans l'OP

- Transparence au sein de l'OP

- Cohésion au sein de l'OP

d) L'organigramme :

Il peut être peu explicite sur les tâches de chaque agent, chaque agent pouvant définir son rôle en fonction de sa personnalité et de ses compétences, il est souple modifiable ; les communications peu définies, le pouvoir de décision est dans ce cas largement distribué à chaque échelon. Il correspond à la logique du coût et de l'efficacité.

* ²² Save the children, annual report for the period 1 january 31 december 2001