2. La gestion des
décaissements
La gestion des décaissements au WWF est de trois
ordres. Les décaissements se font soient par espèces,
chèques ou virement bancaire.
a. Les décaissements en espèces
Les paiements en espèces se font au travers d'une
petite caisse communément appelée « Petty
cash ». La petite caisse est tenue par un personnel relevant du
département des finances. Elle fonctionne selon le système de
l'«impress basis» dont la caractéristique principale est celle
de la fixation d'un montant plafond qui dépend des différents
sites.
Dans le bureau de Yaoundé, il est de 500.000 FCFA. Dans
les autres bureaux WWF du Cameroun, il varie de 300.000 à 1000.000 de
FCFA en fonction de l'accès à une institution bancaire et de la
disponibilité des signataires de ce bureau. Le montant demandé
pour le réapprovisionnement devra toujours prendre en compte le solde
en caisse afin d'obtenir au final le montant de l'impress basis. Le
renflouement de la caisse est toujours précédé d'un
contrôle de caisse effectué par un personnel relevant de
l'unité d'audit interne qui conjointement avec le directeur financier,
valide la demande de réapprovisionnement par la signature du
« Petty cash replenishment » dont le formulaire est joint
en annexe 4 .De plus, les paiements effectués par la petite caisse ne
doivent jamais excéder 99.000 FCFA par facture ; auquel cas,
celle-ci devra être payée par chèque.
La procédure pour les décaissements par
chèque ou par virement bancaire est plus complexe.
b. Les décaissements par chèque
Pour une meilleure compréhension de la procédure
de gestion des décaissements de WWF, nous avons jugé
nécessaire de rappeler au préalable que WWF fonctionne
essentiellement avec des projets financés par de multiples bailleurs de
fonds (voir liste des bailleurs de fonds en annexe 5) Les fonds reçus
étant essentiellement destinés aux projets, les dépenses y
afférents sont également effectuées en fonction des
besoins et de la situation financière de ces derniers.
Certains projets, en fonction des exigences des bailleurs de
fonds, ont des comptes bancaires qui leur sont entièrement
dédiés. Aussi, tous les mouvements opérés au sein
des dits comptes doivent être en relation directe avec le projet
concerné. La gestion de trésorerie de ces projets est souvent
relativement facile car le trésorier a une vue claire sur les mouvements
opérés dans ces derniers.
Cependant, les décaissements dans les comptes non
dédiés se font en général sur la base de la
situation de trésorerie, présentée en annexe 6, qui est
établie à cet effet (situation issue de la fiche de suivi de la
trésorerie au jour le jour tel que présentée en annexe 7).
Cette dernière étant bien entendu fonction des engagements des
projets.
Un plan de trésorerie mensuel est alors dressé
pour un meilleur suivi des engagements.
Aussi, les factures à payer ne seront éligibles
au paiement que lorsqu'elles auront remplis les conditions préalables
citées plus haut.
Lorsque toutes les conditions requises au paiement sont
réunies, le trésorier procède à l'émission
des chèques ou ordre de virement, obtient les différentes
signatures et range les chèques dans une chemise en attendant de dresser
la liste des bénéficiaires qui sera transmise au standard pour
leur contact.
| 
