II. LE TRAVAIL PROPREMENT DIT DU
TRESORIER
La gestion de la trésorerie est assurée au
quotidien par un personnel dont les termes de référence
principales consistent à :
- faire les paiements par chèque ou par transfert
bancaire des factures des fournisseurs, des salaires, des impôts
etc. ;
- faire les imputations comptables ;
- saisir les pièces de banque et de caisse dans le
logiciel comptable au jour le jour.
Le suivi de la trésorerie est effectué à
l'aide de deux applications :
- la première appelée
« GESBANK », est une application faite à partir
d'Excel, qui est composée de plusieurs feuilles créées
à raison d'une feuille par compte bancaire à l'intérieur
de laquelle on peut observer les différents mouvements de fonds.
- la deuxième, et la plus récente,
appelée « GFS », dispose de trois modules
indépendant en l'occurrence le modules gestion des fournisseurs,
règlement des factures et gestion des projets. Cette application, assez
conviviale, facilite la gestion des encaissements et des décaissements
par le trésorier de WWF-Cameroun au quotidien
La possibilité de consulter les comptes bancaire
à distance est offerte grâce aux produits bancaires de
consultation en ligne « straight to bank » de la Standard
Chartered Bank et de « Citi online » de la Citi Bank.
Cependant cette consultation n'est limitée qu'au chef d'unité
comptabilité et finance, le trésorier n'ayant pas de droit
d'accès pour le moment. Aussi, nous avons remarqué que les
décaissements se font par à coup sans réelle
prévision. Les engagements quant à eux sont pris par les
différents responsables de projet sans que le service financier en soit
informé. Le trésorier se trouve très souvent pris au
dépourvu par les multiples demandes de paiements urgents, dont il est
sommé de procéder aux règlements dans des délais ne
lui permettant pas toujours de respecter l'une des règles les plus
triviales de gestion de la trésorerie : la prévision de
trésorerie.
La gestion de trésorerie telle que pratiquée au
sein du WWF Cameroun est sous-tendue par un ensemble de procédures et de
règles mises en place pour suivre les mouvements d'entrée et de
sortie de fonds en vue de maintenir un équilibre entre les recettes et
les dépenses.
1. La gestion des
encaissements
La procédure de gestion des encaissements est la
suivante :
a. Encaissement des espèces
WWF n'étant pas une entreprise commerciale, les
espèces à encaisser proviennent en général du
personnel désireux de restituer soit les reliquats de mission et
ateliers pour lesquels ils auraient reçus une avance, ou encore des
approvisionnements de compte d'avance débiteurs. Pour ce faire, ces
derniers se dirigent habituellement au service des finances qui leur remet un
bordereau de versement d'espèces sur lesquels le trésorier
prendra le soin d'indiquer le numéro de compte en fonction de leur
situation respective. Après l'opération de versement à la
banque, l'original du bordereau est déposé au service des
finances (voir Annexe 2) pour son exploitation tant par le trésorier
à travers la mise à jour de sa fiche de suivi que par le
comptable. Cependant, il est à noter que très souvent, le
personnel du retour de la banque, par omission ou par ignorance, ne
dépose pas ce bordereau à la comptabilité.
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