III.3 DU BUREAU ARCHIVES
C'est un bureau aussi stratégique pour l'ensemble de
l'Agence de Mwene-Ditu, et de la part du SEDOCS, il a comme
responsabilité la garde pendant plus ou moins dix ans de tous les
documents déjà traités, des dossiers complets des clients,
donc, dossiers ouverts et apurés.
Comme documents détenus à ce bureau :
- un rapport des dossiers entrés ;
- un registre de sortie des dossiers, s'ils sont
sollicités par un service ;
- un registre des transactions locales, essentiellement de
BELTEXCO ;
- un registre des importations.
Dès que la garde est jugée révolue, donc,
après le délai nécessaire, pour la destruction de ces
archives, on fait appel au Parquet pour le constat et la couverture
légale de cet événement.
Avant que tous ces dossiers atterrissent à ce bureau,
ils auront transité par le Service Informatique &
Télématique pour un encodage. C'est le seul bureau que n'avons pu
visiter pendant tout le temps de notre stage, car le chronogramme autorisant le
stage n'y avait pas prévu notre passage, cela nous a évité
de nous imprégner de ce qui y est fait.
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