III- CONTROLE,SUIVI DES STOCKS ET ENREGISTREMENT
COMPTABLE
Les mouvements de stock connaissent certains moments critiques
qui de façon spontanée provoquent des dispositions
adéquates de suivi afin de d'éviter soit des erreurs de comptage
(inventaire, réception des livraisons, visite des clients, conservation
de stock, préparation de livraison, couverture de risque de vol ou
d'incendie). A cet effet, le stock est suivi et contrôlé au jour
le jour à l'aide des fiches de stock ou d'un compte d'inventaire et pour
les cas de gestion manuelle de stock par simple constatation et inscription du
mouvement en sortie comme en cas de gestion informatisée de stock. Pour
l'un ou l'autre des cas, il est pratiqué un inventaire physique à
la fin de chaque exercice.
III-1 CONTRÔLE À PARTIR DES FICHES DE
STOCKS
La fiche de stock est un document sur lequel sont ressortis
les différents stocks que l'on retrouve dans l'entreprise (en
quantité et en valeur) et ces différents mouvements
d'entrée et de sortie. Il n'existe pas de tracé type car chaque
entreprise présente sa fiche en fonction des catégories de stock
qu'elle dispose.
III-2 SUIVI D'INVENTAIRE PHYSIQUE DE STOCK
Le droit comptable OHADA dans son article 17 alinéa 6
définit l'inventaire physique comme étant l'opération qui
consiste à relever tous les éléments du patrimoine de
l'entreprise en mentionnant la nature, la quantité et la valeur de
chacun d'eux à la date d'inventaire.
C'est un inventaire extracomptable. Il est
réalisé en deux étapes à savoir :
- L'organisation des équipes d'inventaire et
l'affinement des documents d'inventaire : avant la date de début du
déroulement des opérations d'inventaire, le responsable de
l'organisation comptable constitue des équipes de 3 et 4 personnes
chargées de réaliser l'inventaire et d'établir une liste
complète des divers éléments du stock.
- Les constats d'inventaire : le dénombrement des
actifs ; l'inventaire peut donner lieu à 3 types de
constat :
· L'existant en stock égale au solde
théorique issu de la comptabilité : c'est le cas
généralement souhaité qui ne pose pas de problème
particulier.
· L'existant en stock est supérieur ou
inférieur au solde théorique : il convient de faire des
recherches aussi bien dans la comptabilité que dans la tenue du magasin
de manière à trouver l'origine de l'écart constaté
et de procéder à la régularisation de l'anomalie.
· L'existant en stock n'a plus de valeur marchande :
c'est le cas des stocks détériorés et dans ce cas, des
procédures particulières doivent être mise en oeuvre pour
assurer une communication financière sincère dans la recherche de
la livraison d'une image fidèle du patrimoine.
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