I.2.2. Le secrétariat
La secrétaire est chargée d'accueillir et
d'orienter les visiteurs, de gérer les rendez-vous et communications, de
tenir à jour le registre des courriers « départ » et
« arrivée », de préparer les réunions du
Comité d'Octroi, de traiter et rédiger les documents et
correspondances, de s'assurer de la diffusion correcte des documents, de
classer les documents et archives, de gérer les fournitures de bureaux,
de gérer la caisse des menues dépenses. Elle doit aussi effectuer
toutes autres tâches à elle confiées par sa
hiérarchie.29
I.2.3. L'assistante administrative
L'assistante administrative approuve les demandes et
gère les stocks de carburant. Elle tient à jour un
répertoire des fournisseurs agréés. Elle a
également pour tâches de participer à l'élaboration
du budget annuel de fonctionnement, d'élaborer et gérer les
contrats et les bons de commande (fournisseurs). Au niveau des
véhicules, elle a la charge du suivi mécanique et administratif.
Elle assure le suivi du parc informatique. Elle prépare et suit les
contrats de consultants et partenaires. Elle assure la gestion administrative
du personnel, la préparation des missions. Elle suit le classement des
fichiers, dossiers et documents et assure la gestion du
28 Manuel de Procédure Administratives,
Financières et Comptables, 2005, p. 12.
29 Manuel de Procédure Administratives,
Financières et Comptables, 2005, p. 13.
14 20
réseau informatique. Elle exécute, enfin, toutes
autres tâches à elle confiées par sa
hiérarchie.30
L'assistante administrative est également
chargée du suivi des caisses villageoises et de l'évolution de la
gestion des différentes caisses que le PFA avait mises à la
disposition de certains bénéficiaires. A ce titre, elle appuie le
chargé du Volet Fonds à Disposition pour le suivi des
caisses.31
I.2.4. Les assistants techniques
Au nombre de deux, les assistants techniques interviennent
dans l'Antenne à la demande du Directeur régional du FICOD-B.
C'est un personnel mis à la disposition du Projet par le DED (Deutscher
Entwicklungsdienst gGmbH, en français Service Allemand de
Développement). Ils sont généralement chargés d'une
activité bien précise. Le premier assistant travaille avec six
(6) communes. Il est chargé de l'appui à la planification
communale. Il guide les conseils communaux dans la formulation de leurs Plans
Communaux de Développement (PCD). Il les aide dans le choix des projets
prioritaires à partir desquels les communes pourraient formuler des
demandes de financement ; et le second suit l'installation des pompes
hydrauliques.
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