II-
L'ORGANISATION COMPTABLE
II-1- LES OBLIGATIONS LEGALES DU SYSTEME COMPTABLE OHADA
Toute entreprise opérant dans l'espace OHADA, est tenue
de souscrire au plan institué par le
Système comptable OHADA avant de mettre en place son
propre plan comptable.
La fiabilité de l'information comptable et
financière et donc, des états financiers, est fonction du cadre
dans lequel est traitée l'information de base. Ce cadre est
défini par les articles 1 et15 du Système comptable OHADA.
En effet, selon le premier article :
«Toute entreprise qui entre dans le
périmètre du système OHADA doit mettre en place
unecomptabilité destinée à l'information externe comme
à son propre usage.
A cet effet, elle classe, saisit, enregistre dans sa
comptabilité toutes les opérations entraînant les
mouvements de valeur qui sont traitées avec des tiers ou qui sont
contractées ou effectuées dans le cadre de sa gestion interne.
Elle fournit, après traitement approprié de ces
opérations, les redditions de comptes auxquels elle est assujettie
légalement ou de par ses statuts ainsi que les informations
nécessaires aux besoins de divers utilisateurs».
Quant à l'article 15, il stipule :
« Que l'organisation comptable doit assurer un
enregistrement exhaustif, au jour le jour, et sans retard des informations de
base, le traitement en temps opportun des données enregistrées,
la mise à la disposition des utilisateurs des documents requis dans les
délais légaux fixés pour leur délivrance ».
L'examen de l'article 15, ressort que le Législateur
met en exergue la célérité ou larapidité (le non
retard) de traitement des données comptables en respectant une
certaineponctualité périodique, gage d'une
régularité et d'une sincérité dans
l'établissement des étatsfinanciers.
II-2- CONDITIONS IMPERATIVES DE L'ORGANISATION COMPTABLE
L'organisation comptable mise en place par l'entreprise doit
respecter une somme des conditions impératives. Ces conditions sont
jugées impératives parce que l'entreprise ne peut pas y
déroger et sont les suivantes :
· la tenue de la comptabilité en langue officielle
du pays et en unité monétaire légale (Le F CFA pour les
pays membres de l'UEMOA et ceux de la CEMAC par exemple, la RD Congo ne devra
pas changer sa monnaie nationale qui est le FrancCongolais. Il n'est pas
d'obligation que l'Etat qui adhère à l'OHADA adopte le FrancCFA)
;
· l'emploi de la technique de la partie double ;
· la justification des écritures comptables par
des datées, pouvant servir de preuve etportant les
références de leur enregistrement en comptabilité ;
· le respect de l'enregistrement chronologique des
opérations ainsi que la mise placed'une procédure destinée
à garantir le caractère définitif de l'enregistrement ;
· le contrôle par inventaire de l'existence et de
la valeur des biens, créances et dettesde l'entreprise ;
· le recours à un plan de comptes normalisé
pour la tenue de la comptabilité : le plande comptes OHADA;
· la tenue obligatoire de livres ou autres
autorisés ainsi que la mise en oeuvre deprocédures de traitement
agréées, permettant d'établir des états financiers
annuels ;
· la mise en place de procédures de contrôle
interne et externe, le contrôle descomptes et la publicité
légale des comptes.
Il est à préciser à l'article 19, que les
livres et autres supports dont la tenue est obligatoire sont : le livre -
journal ; le grand - livre; la balance générale des comptes ; le
livre d'inventaire.
II-2-1 LE LIVRE - JOURNAL
C'est un document comptable rendu obligatoire par la loi. Il
est constitué d'articles, un article étant
considéré comme une opération réalisée au
sein de l'entreprise. L'entreprise peut procéder au regroupement au
même lieu au cours d'une même journée et ce, sur la base
d'une pièce justificative unique. Un article composé de :
· la date ;
· l'imputation comptable : comptes débités
et comptes crédités ;
· la référence de la pièce
justificative ou de la pièce qui sous-tend l'opération (facture,
chèque, pièce de caisse, avis de crédit ou de
débit...).
A la fin de chaque page du journal apparaissent le total
débit et le total crédit dont les montants sont égaux. Les
totaux précédents sont reportés au début de la page
suivante. Les comptabilités automatisées utilisent des feuilles
ou grilles d'imputation tenant lieu de l'analyse comptable préalable.
Enfin, le livre - journal tenu sans blanc ni altération
d'aucune sorte est côté paraphé par les autorités
compétentes, c'est-à-dire que chaque page est
numérotée et signée par le greffier du Tribunal de
commerce sauf pour les comptabilités informatisées. Le livre -
journal est conservé 10 ans après la dernière
opération inscrite avec toutes les pièces justificatives
correspondantes.
II-2-2 LE GRAND - LIVRE
Le grand -livre est un document comptable regroupant
l'ensemble des comptes de l'entreprise avec les différents mouvements.
Il se présente sous plusieurs formes : listing pour les entreprises
informatisées, bac à fiches, feuilles mobiles classées et
registres à feuilles. C'est un document rendu obligatoire par la loi.
L'établissement du livre - journal et du grand - livre
peut être facilité par la tenue des journaux et livres
auxiliaires, ou supports en tenant lieu, en fonction de l'importance et des
besoins de l'entreprise. Dans ce cas, les totaux sont périodiquement et
au moins respectivement centralisés dans le livre -journal et dans le
grand -journal.
Dans les entreprises qui ont recours à la technique de
l'informatique pour la tenue de leur comptabilité , des documents
informatiques écrits peuvent tenir lieu de journal et de livre
d'inventaire ; dans ce cas ils doivent être identifiés,
numérotés et datés, dès leur établissement,
par des moyens légaux, offrant toute garantie de respect de la
chronologie des opérations, de l'irréversibilité des
entreprises et de la durabilité des enregistrements comptables.
II-2-3 LA BALANCE GENERALE DES
COMPTES
Tous les comptes du grand -livre général sont
présentés, après sommation de chacun, dans un document
comptable récapitulatif appelé balance générale des
comptes. Il existe des balances à plusieurs colonnes (2, 4, 6 ou
plus).
Dans ce document, les comptes et leurs numéros sont
présentés dans l'ordre du plan comptable OHADA (classe 1 à
8). Cependant la balance à 8 colonnes reste la plus recommandée
par les professionnels.
II-2-4 LE LIVRE D'INVENTAIRE
L'article 17, alinéa 6 du droit comptable
OHADA définit l'inventaire comme l'opération qui
consiste à relever tous les éléments du patrimoine de
l'entreprise en mentionnant la nature, la qualité et la valeur de chacun
d'eux à la date ou cette opération a lieu. Autrement, c'est un
recensement exhaustif des biens (actifs) et des dettes (passif) de
l'entreprise, généralement à la clôture de
l'exercice
Les données d'inventaire sont regroupées dans
le livre d'inventaire et distinguées selon la nature et le mode
d'évaluation des éléments qu'elles représentent. Le
livre d'inventaire est suffisamment détaillé pour justifier le
contenu de chacun des postes du bilan.
Par ailleurs, il existe trois niveaux de présentation
des états financiers avec respect des principes comptables relatifs
à la présentation : le système normal, le système
allégé et le système minimal de trésorerie. Nous en
examinons l'essentiel dans la présente section.
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