II.1.2.2. Le service fournisseurs
étrangers
Pour produire la compagnie sucrière a besoin des
fournitures, des machines et autres pour atteindre son objectif. Raison pour
laquelle elle a un service des achats chargé d'établir les
réquisitions pour la demande des prix auprès des fournisseurs
qui, à leur tour envoient les factures pro forma dans lesquelles y sont
mentionnées les prix. La commande sera confirmée au fournisseur
qui offre un bas prix.
Après avoir confirmé la commande, un
crédit documentaire est ouvert pour permettre au fournisseur de
connaitre la solvabilité du client. Les factures sont
réglées dans les 30 jours qui suivent la livraison des
marchandises. Après la reception des marchandises, un bordereau de
reception est établi par le service des achats qui est ensuite
envoyé à la comptabilité. Ce bordereau est codifié
si les marchandises sont stockées.
Ø Différents frais accessoires à
l'importation
- Les frais de dédouanement qui sont imputés
dans le compte 370200 ;
- Les frais OCC, ONATRA, OGEFREM, frais de transport des
marchandises et autres frais d'intervention qui sont imputés dans le
compte 370300 ;
- Les frais bancaires imputés dans le compte
370400 ;
Ø Ecritures (imputations)
Notons que plusieurs cas sont signalés pour les
imputations, à savoir :
1er cas : si
le bordereau de reception annexé à la facture est
codifié, on débite le compte 390200 par le crédit des
comptes 361100, 370200 et 370400.
2ème cas : si le
bordereau de reception annexé à la facture n'est pas
codifié, c'est-à-dire les marchandises ne sont pas gardées
dans le magasin et qu'elles ont été utilisées directement
sans être stockées, on débite le compte 61 par le
crédit des comptes 361100, 370200, 370300 et 370400.
3ème cas : si le
bordereau de reception est codifié et qu'il ya manquant, on
débite le compte 390200 de la valeur de la marchandise
réceptionnée en additionnant les frais accessoires, on
débite aussi le compte 462200 si le manquant est consistant, mais s'il
ne l'est pas, on débite le compte 64 charges et pertes diverses par le
crédit des mêmes comptes (361100, 370200, 370300, 370400).
4ème cas : si le
bordereau de reception de la facture n'est pas codifié et qu'il s'agit
des immobilisations, on débite le compte 390200 par le crédit des
mêmes comptes (361100, 370200, 370300 et 370400).
II.1.2.3. Le service fournisseurs locaux
C'est un service qui s'occupe de la gestion des fournisseurs
locaux, c'est-à-dire des fournisseurs oeuvrant au pays. Ce service
distingue deux sortes des fournisseurs locaux notamment :
- Les petits fournisseurs tels que COTEDI, SOFIMAR, Maison
LARAK ;
- Les grands fournisseurs : ceux qui réalisent
beaucoup d'opérations avec la sucrière voire pendant toute
l'existence de la société. Nous citons l'O.NA.TRA, l'O.C.C,
TRACTA Agrico, Matrico, Congo Texe, Tissa Kin. , Shalina Métal, Congo
Fina, Elf, Cobil, ...
Il faudra noter que la gestion des fournisseurs consiste
à faire le suivi des mouvements des comptes des fournisseurs.
Ø Pièces comptables
utilisées
- La facture : document émis par
le fournisseur adressé à son client dans lequel y sont
mentionnés les détails des marchandises livrées et le
montant à payer.
- Les preuves de
paiement telles que le mandat de paiement (document qui montre la
sortie de fonds au profit du fournisseur ou travailleurs), le chèque
(document émis par la société pour honorer les factures
des fournisseurs).
- Ordre de paiement : document
émis par la finance dans lequel la compagnie sucrière donne
l'ordre à son banquier de payer à un fournisseur précis un
montant bien déterminé.
- Fonds à justifier : c'est un
fonds retiré par les agents pour les achats ayant trait au bon
fonctionnement de la compagnie.
Ø Imputation des pièces
comptables
Imputer une pièce consiste à :
- Indiquer le montant en Franc Congolais et en
devise ;
- Indiquer le numéro des fournisseurs ;
- Indiquer le compte du plan comptable ayant trait à
l'opération.
Ø Numérotation des tiers
Elle est fonction de :
- La fréquence de la reception des factures ;
- L'importance de l'opération
réalisée.
Ø Saisie des pièces
comptables
Une fois les pièces imputées, elles sont
transmises à l'informatique pour la saisie. Après la saisie,
elles sont retournées à la comptabilité pour la
vérification moyennant un état de contrôle. Les erreurs qui
ne sont pas décelées lors de la vérification feront
l'objet des écritures comptables plus tard et seront enregistrées
dans les dossiers O.D. (Opérations Diverses).
Ø Clôture mensuelle
Après avoirs résolu toutes les questions, une
clôture est prévue à la fin de chaque moi. Elle est
matérialisée par l'édition de deux documents à
savoir :
- La balance de solde : c'est un
document comptable de synthèse qui reprend le numéro des tiers,
l'intitulé des comptes ou nom du fournisseur, le solde à la
réouverture de l'année précédente (débit et
crédit) ;
- La balance détaillée ou grand
livre : c'est un document comptable qui donne les détails
des renseignements sur les mouvements qui ont été
enregistrés dans le compte fournisseurs pendant une période
donnée. C'est aussi l'ensemble des extraits des fournisseurs pour une
période donnée.
Ø Relation avec les autres services
Ce service entretient des relations particulières avec
plusieurs autres services pour la bonne marche et la réalisation de
leurs objets en l'occurrence :
- L'informatique pour la saisie et l'édition des
documents comptables ;
- Le service finance pour le paiement des factures des
fournisseurs locaux ;
- Le service commercial pour le paiement en compensation des
factures fournisseurs locaux ;
- Magasin central pour s'assurer de la reception des
marchandises des fournisseurs ;
- Archives pour retrouver les vieux documents traités
pour un besoin de renseignement.
Ø La correspondance
Elle joue un rôle très important dans la gestion
du compte fournisseur dans la mesure où elle permet de faire les
réclamations auprès des fournisseurs, demander les extraits des
comptes, envoyer les pièces comptables aux différents
fournisseurs, accuser reception des courriers.
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