II. DIVISION COMPTABLE ET
LA DIVISION BUDGET-CONTROLE ET AUDIT
II.1 LA DIVISION
COMPTABLE
La division comptable joue un rôle important dans la
mesure où elle est la finalité de toutes les opérations
qui s'effectuent au sein de l'entreprise principalement sur les achats et les
ventes en enregistrant les différentes opérations et en passant
les écritures y afférentes.
II.1.1 Activité proprement dite
Comme signaler ci-haut, la compagnie sucrière produit
et commercialise le sucre et ses sous-produits. La compagnie sucrière
achète des fournitures, des machines, des produits et autres
accessoires. Toutes opérations d'achat et de vente ont pour
finalité la comptabilité en passant normalement par d'autres
services avant l'enregistrement final, en l'occurrence : le service des
achats, le service commercial, le service de budget, etc.
II.1.2 Les différents services de la Division
Comptable
Elle est une division au sein de la direction
financière et commerciale. Elle comporte un service clients, un service
fournisseurs étrangers, un service fournisseurs locaux et un service des
immobilisations.
II.1.2.1 Le service clients
Ce service est basé sur les entrées et les
sorties. Les entrées se font sur base des pièces comptables
telles que les reçus de caisse, la note de crédit tandis que les
sorties de fonds sur base des factures et des notes de débit.
Ø Circuit
Pour acheter le sucre, le client écrit une lettre de
demande de quota à la Direction financière et commerciale. Cette
lettre est annexée au registre de commerce, de l'identification
nationale et du numéro impôt du client. Toutes ces conditions
doivent être remplies par le client avant d'obtenir le quota.
Un bon de paiement est établi par le service commercial
qui permettra au client de payer à la caisse. Après ce paiement,
un bon de livraison est établi permettant au client de retirer la
marchandise et enfin, ce bon passe à la comptabilité par le biais
du service commercial pour son traitement.
Chaque mois, tous les mouvements sont intégrés
dans la comptabilité. Le magasin d'expédition fait la
synthèse de toutes les sorties et les renseignements fournis par le chef
du magasin doivent être en conformité avec la
comptabilité.
Dans ce service, il ya une balance des comptes des tiers
reprenant tous les clients et les différentes opérations
effectuées.
Ø Différents documents utilisés
par ce service
Parmi lesquels nous citons :
v La note de débit : c'est une facture
complémentaire qui est établie pour deux fins à
savoir :
- Lorsqu'il ya erreur de facturation, c'est-à-dire une
erreur effectuée hors prix ;
- Lorsqu'il ya des travaux effectués par les
différents services de la compagnie sucrière au profit du client
qui permet de débiter le compte de celui-ci ; le jour du
règlement, le compte sera annulé.
v La note de crédit : elle est
établie pour :
- Erreur de facturation ;
- Les avantages de facturation accordés aux clients
(ristourne). Notons que chaque moi, la compagnie sucrière
établit, en dehors de la balance des comptes des tiers, le tableau de
chiffre d'affaires qui reprend toutes les ventes et toutes les
entrées.
Ce tableau reprend :
- Le stock initial (1)
- La production campagne + (2)
- Les autres entrées + (3)
- Le stock final - (4)
Chiffre d'affaires
Ce service s'occupe aussi des différentes tarifications
en tenant compte des différentes taxes qui sont le précompte BIC,
FPI, ICA et autres.
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