2 .4.3- Opérationnalisation des variables à
mesurer
Pour cette étude, trois (3) variables
indépendantes sont à étudier et affecter des points pour
apprécier la qualité de la gestion du dossier des patients. Nous
attribuons à chaque critère indispensable la note 2 s'il est
vérifié et 0 s'il n'est pas vérifié et la note 1
à un critère préférable s'il est
vérifié et 0 s'il n'est pas vérifié.
S'agissant des critères indispensables, on note : Nom
du patient, prénom du patient, sexe, date et lieu de naissance, adresse
du patient, profession, nom de la personne référente,
prénom de la personne référente, adresse de la personne
référente, numéro de sécurité sociale du
patient, date de la première prise en charge du patient, date de la
dernière prise en charge du patient,nom du professionnel ayant fait la
première prise en charge,diagnostic,histoire de la maladie,
prescriptions médicales,comptes rendus de fin de traitement.
34
TABLEAU N°2 : Aspects
opérationnels des facteurs organisationnels
CRITERES SCORES
Les formulaires comportant les renseignements socio
administratifs sont imprimés
et sont disponibles 1
Les formulaires comportant les renseignements médicaux
sont imprimés et
sont disponibles 1
Les différentes rubriques contenues par les formulaires
sont lisibles 1
La procédure permettant la création des dossiers
des patients est décrite
et existe 1
La procédure décrivant la circulation des dossiers
des patients est élaborée 1
Le local pour l'archivage des dossiers des patients existe et est
arrangé 1
Le service d'archivage est fonctionnel à plein temps pour
permettre l'accessibilité aux
dossiers des patients 1
Le classement interne du dossier est organisé de
façon à assurer le respect de la confidentialité 1
Les éléments à archiver pour le dossier des
patients sont définis 1
Les dossiers archivés sont numérotés et sont
en pochettes 1
Les formulaires utilisés pour les enregistrements sont des
supports durables. 1
La sécurité physique des dossiers des patients est
assurée (vol, incendie, inondations). 1
La circulation du dossier dans le centre assure le respect de la
confidentialité 1.
Les dossiers sont en permanence dans un lieu de stockage clos
(cabinet médical,
secrétariat, archives) auquel n'ont accès que les
personnes autorisées 1
Les formulaires devant permettre d'enregistrer les patients
existent 1
Une instruction de travail existe 1
Le personnel disponible supporte la charge de travail existante
1
TOTAL 17
Source : HAS / Service Qualité de
l'Information Médicale / Février 2007 NB :
Niveau d'influence des facteurs organisationnels
Entre 0 et 5 = faible ; Entre 6 et 11 = moyen ; Entre 12 et 17=
élevé
35
TABLEAU N°3 : Aspects
opérationnels des facteurs institutionnels
CRITERES SCORES
La règlementation sur la gestion du dossier des patients
existe 1
Les procédures établissant les
responsabilités de la structure existent 1
Les procédures établissant les
responsabilités des professionnels existent 1
Les délais de conservation des différents
éléments constitutifs du dossier des
patients sont définis 1
Les modalités de destruction des dossiers des patients
sont définies et respectent
la confidentialité 1
Les modalités de transfert des dossiers en cas de
fermeture du centre sont définies 1
TOTAL 6
Source : HAS / Service Qualité de
l'Information Médicale / Février 2007 NB :
Niveau d'influence des facteurs institutionnels :
Entre 0 et 2 = faible ; Entre 3 et 4 = moyen ; Entre 5 et 6 =
élevé
TABLEAU N°4 : Aspects opérationnels
des facteurs liés aux professionnels (critères
préférables)
CRITERES SCORES
Le nom de jeune fille du patient est enregistré et est
lisible 1
Le téléphone du domicile du patient est
enregistré 1
Le régime d'affiliation du patient est enregistré
et est lisible 1
La signature de l'agent ayant fait la première prise en
charge du patient existe 1
Les antécédents personnels et familiaux sont
mentionnés et sont lisibles 1
Les noms des différents professionnels ayant
réalisés des soins pour le patient
sont enregistrés 1
Les prénoms des différents professionnels ayant
réalisés des soins pour le patient
sont enregistrés 1
Les dates d'intervention des professionnels sur le patient sont
enregistrées 1
Les signatures des professionnels ayant réalisés
des soins pour le patient existent 1
Un plan de motivation du personnel est disponible 1
Un plan d'évaluation périodique des agents existe
1
TOTAL 11
36
Source : HAS / Service Qualité de
l'Information Médicale / Février 2007
NB : Niveau d'influence des facteurs
liés aux professionnels(critères préférables) :
Entre 0 et 3 = faible ; Entre 4 et 8 = moyen ; Entre 9 et 11 =
élevé
TABLEAU N°5: Aspects opérationnels des
facteurs liés aux professionnels (critères
indispensables)
CRITERES SCORES
Le nom du patient est enregistré et est lisible 2
Le prénom du patient est enregistré et est lisible
2
Le sexe du patient est enregistré et est lisible 2
La date de naissance du patient est enregistré et est
lisible 2
Le lieu de naissance du patient est mentionné et est
lisible 2
L'adresse complète du patient est mentionnée et est
lisible 2
Le numéro de sécurité social est
enregistré 2
La date de la première prise en charge du patient est
enregistrée 2
La date de la dernière prise en charge du patient est
enregistrée 2
La personne référente du patient est
enregistrée 2
L'adresse complète de la personne référente
du patient est mentionnée 2
Le nom de l'agent ayant fait la première prise en charge
du patient est mentionné 2
Le prénom de l'agent ayant fait la première prise
en charge du patient est mentionné 2
Le diagnostic médical est enregistré et est lisible
2
L'histoire de la maladie est enregistrée et est lisible
2
Les actes et traitements réalisés sont
enregistrés et sont lisibles 2
Les traitements en cours sont mentionnés 2
Un compte rendu de fin de traitement existe 2
TOTAL 36
Source : HAS / Service Qualité de
l'Information Médicale / Février 2007 NB :
Niveau d'influence des facteurs liés aux professionnels :
Entre 0 et 12 = faible ; Entre13 et 24= moyen ; Entre 25 et 36 =
élevé
37
TABLEAU N° 6 : Appréciation des
variables liées à la qualité de la gestion du dossier des
patients
Variables indépendantes Scores
attendus
Facteurs organisationnels 17
Facteurs institutionnels 6
Facteurs liés aux professionnels (critères
préférables) 11
Facteurs liés aux professionnels (critères
indispensables) 36
TOTAL 70
Source : HAS / Service Qualité de
l'Information Médicale / Février 2007
NB : Niveau d'appréciation de la
gestion du dossier des patients au sein de l'ONG Equilibre Bénin
Entre 0 et 52 = Non-conformité ; Entre 53 et 70 =
Conformité
Les tranches d'appréciation de la conformité et
de la non-conformité des dossiers des patients sont fixées sur la
base des scores attendus des critères indispensables des facteurs
liés aux professionnels qui sont en liaison avec certains
critères des facteurs organisationnels.
TABLEAU N°7: Plan d'analyse des
données
|
Objectifs spécifiques
|
Variables
|
Mode de
calcul
|
|
Apprécier les facteurs liés à l'organisation
de la gestion des dossiers des patients
|
Facteurs organisationnels
|
Score total réalisé sur
score attendu
|
|
Mesurer les facteurs institutionnels liés à la
qualité de la gestion du dossier des patients.
|
Facteurs institutionnels
|
Score total
réalisé sur
score attendu
|
|
Apprécier les facteurs liés aux professionnels qui
favorisent la gestion des dossiers des patients.
|
Facteurs liés aux professionnelles
|
Score total réalisé sur
score attendu
|
Source : Elaboré par nous-mêmes
38
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