1.3.4.1.2 Les acteurs
· RESG/ACH/CSP/SUPPORT
Le service Support collecte les données auprès des
entités et autres services afin de les retraiter, les synthétiser
et de les communiquer à RESG/FIN/ACHAT
· RESG/FIN/ACH
Ce service intervient en tant que contrôle de gestion du
CSP. Il collecte et transmet le détail de la refacturation aux
entités internes concernées.
1.3.4.1.3 Client internes
· GIMS/SGSS/LMA
· GIMS/SGSS/ITS
· BHFM/DSI
· SIOP
· RESG/BSC
· RESG/TPS
1.3.4.1.4 Les Unités d'oeuvres facturées
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ACTIVITES
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UNITES
D'OEUVRE
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DESCRIPTIFS
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COMMENTAIRES
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MISE EN PLACE DU
CONTRAT&AVENANT
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UO1
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Achat de prestation avec
fournisseur
référencé
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Expressions de besoins
et approbation
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UO2
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Achat de prestation avec
fournisseur non
référencé
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choix du prestataire
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UO3
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Achat de prestation forfait P2I
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contractualisation
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UO4
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achat de prestation forfait conseil
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suivi de la prestation
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GESTION DES
INTERVENANTS
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UO5
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Intervenant géré
|
immatriculation et désimmatriculation,
gestion
des
documents administratifs liés à la
prestation
|
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SUIVI DES CONTRATS
ATG
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UO6
|
Suivi des contrats ATG
|
|
|
GESTION DES
CHANGEMENTS DES
CONTRATS ATG
|
UO7
|
Fiches de gestion des changements
|
Suivi et modification des contrats
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1.3.4.1.5 Modes de facturation des entités clientes du
CSP
|
ENTITE
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UO FACTURER
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GIMS/SGSS/LMA
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Tous les UO
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GIMS/SGSS/ITS
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Tous les UO
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BHFM/DSI
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Tous les UO excepté l'UO5&UO6
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SIOP
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UO6 non facturer
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RESG/BSC
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Tous les UO
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RESG/TPS
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Tous les UO
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Le reporting est élaboré mensuellement à
une date M+1 (l'activité du mois en cours est facturée le mois
suivant) et doit être remis au contrôleur de gestion du CSP
(RESG/FIN/ACHAT) chaque début de mois.
1.3.4.1.6 Traitement des réclamations
spécifiques clients
La production du reporting de la refacturation interne des
activités du CSP à l'endroit de ses clients implique souvent des
interprétations différentes notamment au sujet du
dénombrement des UO. Ainsi, il n'est pas rare qu'un client du CSP
demande des éclaircissements sur le volume de son activité et
donc sur le montant lui ayant été facturé par le CSP. Dans
ce genre de situation, l'équipe support du CSP (RESG/ACHAT/CSP/SUPPORT)
en collaboration avec son contrôle de gestion entreprend une action
visant à vérifier dans ses différentes bases de
données le volume de d'activité facturé. Ces
données sont croisées avec celles du contrôleur de gestion.
En cas de concordance des résultats, un nouveau document (Excel)
reprenant succinctement les UO facturées est transmis au client en guise
de confirmation. Dans le cas contraire, une recherche plus approfondie est
effectuée afin de déterminer les sources de différence.
Notons que ces réclamations peuvent être mensuelles
ou annuelles, ce qui engendre un plus grand volume d'activité pour les
équipes support du CSP et du contrôle de gestion.
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