2.4.4 : Le secrétariat de direction
administrative
Au quotidien, la secrétaire coordonne et organise les
emplois du temps plus souvent qu'elle ne prend des notes ou des rendez-vous
téléphoniques. Certes, classer des documents, saisir des lettres
commerciales, des rapports ou encore des comptes-rendus font encore partie des
tâches qui lui incombent. Cependant, elle ne s'y cantonne pas, loin de
là !
Souvent chargée de l'accueil des personnes, des
contacts téléphoniques et de l'envoie des courriers, la
secrétaire doit, à travers ses intervention, fournir des
informations sur l'entreprise et en donner une bonne image. Mais elle est aussi
généralement la première interlocutrice des collaborateurs
au sein de l'agence. Qui vient-on voir dès que l'on a une question ou un
souci ?
La sécretaire, bien sûr ! Elle a souvent la
réponse à tout par ce qu'elle est l'une des personnes qui connait
mieux l'entreprise.
La secrétaire décharge aussi ses
supérieurs de toutes les tâches administratives, elle utilise les
techniques de la bureautique (traitement de texte, tableur, agenda
électronique) pour saisir des courriers, organiser des
déplacements, fixer des rendez-vous.
Notre stage s'est déroulé du 11 Août au 12
Octobre 2009 à l'AGETIP-CAF, exclusivement à la direction
administrative et financière où nous avons confronté nos
connaissances théoriques avec la réalité du terrain.
Pendant cette période, nous avons eu à passer dans
différents services de la direction administrative qui sont :
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