Processus d'approvisionnement de stocks dans les Organisations Non Gouvernementales. Cas de Save the Children UK

1.2.3   Intervenants dans le processus d'approvisionnement des stocks

1.2.3.1 Services demandeurs

Ce sont les services qui déclenchent le processus d'approvisionnement. Il s'agit des services suivants : le service des magasins, service de production, .....Ces derniers établissent la réquisition d'achat en fournissant tous le détail possible non seulement à rapport aux articles à commander (marque, model, couleur,......) mais aussi  la date à la quelle les articles sont attendus. Au de la de cette demande, le service d'approvisionnement doit toujours faire un planning des besoins dans le but de les concilier aux aléas de l'approvisionnement afin d'éviter les ruptures de stocks ou d'harceler les fournisseurs à livrer plus tôt que prévu.

1.2.3.2 Service d'approvisionnement

C'est le service qui est mandaté par l'organisation pour traiter, passer les commandes auprès des fournisseurs, de les suivre jusqu'à la livraison à l'entrepôt de l'organisation et de se rassurer que le fournisseur qui a livré les matériels comme convenu est payé dans le temps.

Face aux nombreuses demandes de différents services requérants, le service d'approvisionnement doit se servir des éléments fournis dans les réquisitions pour prioriser les achats. En d'autres termes pratiquer le principe d'Eisenhower ( président des Etats-Unis de 1953-1961) qui proposait à son état major après la deuxième guerre mondiale ,de classer les activités en fonction des critères d'importance et d'urgence citée par M.C. NGAHWEY DZ'DA  «  la Tache A :est celle importante et urgente à effectuer immédiatement, la tache B :est celle importante mais non urgente, à reporter mais à exécuter après un délai raisonnable, ;tache C est celle non importante mais urgente, à déléguer et finalement tache D est celle non importante et non urgente à ne pas faire. »^23(*) Dans la même optique J.G MARCH et H.A SIMON, affirment « Plus sera grande la cohérence des opérations des contrôles avec l'indépendance de l'employé, plus le conflit sera faible entre les caractéristiques de la tâche et l'auto-évaluation de l'individu. »^24(*)

1.2.3.3 Fournisseur

Est soit une personne morale ,soit une personne physique qui dispose des biens à vendre et est prêt à s'engage dans un contrat d'achat ou dans un bon de commande pour livrer des biens à un client selon les clauses du contrat ou du bon de commande.

Il est à noter, cependant qu'il est tenu par le principe déontologique de respect scrupuleux des engagements, souligne un adage « L homme d'affaires doit être esclave de sa parole, tant pis pour lui s'il a donnée d'une façon irréfléchie, c'est le respect de la parole qui compte »^25(*)

* 23 ^_ Marie Claire NGAHWEY D., cours inédit d'Organisation du Bureau, Unic-Bunia 2008-2009, p.32

* 24 ^_ J.G MARCH et H.A SIMON, Les organisations, Dunod, 1969 p.94

* 25 ^_ Jiscard ENVI WA AVUTIA, Cours inédit de Déontologie des affaires, Unic-Bunia 2008-2009, p. 14