CRITIQUES
Le service d'approvisionnement de Save the children est bien
structuré, possède tous les outils nécessaires pour bien
appliquer sa politique d'approvisionnement. Les différentes
étapes du processus d'approvisionnement, du point de vue de forme
répond aux exigences scientifiques et de transparence. Le service
d'approvisionnement est bien costaud de part sa répartition des
responsabilités, le circuit des réquisitions d'achats et d'autres
documents relatifs au processus d'achat fonctionne bien. L'Assistant
logisticien chargé d'approvisionnements travaille en collaboration
étroite avec l'assistante logisticienne chargée des stocks pour
coordonner les réceptions des articles et les services demandeurs.
Cependant il est à noter que la chaîne
d'autorisation des gros achats est non seulement longue mais lourde aussi. Ce
qui tire plus le processus dans le temps et plonge ainsi, les services
requérants dans une longue impatience, parfois fatale pour
l'exécution des activités sur terrain généralement
chronométrée. A plus, La liste des Fournisseurs
Agréés (voire annexe no VI), un document qui occupe une place de
choix dans ce processus d'approvisionnement propose une grille
d'évaluation subjective, cela peut favoriser l'insertion des
fournisseurs moins sérieux ou incompétents dans cette liste.
Par ailleurs, la plupart des livraisons de fournisseurs sont
faits sans Bon de livraison de ces derniers.
CONCLUSION
Certains disent que « la fin justifie les
moyens », d'autres affirment que « la fin couronne
l'oeuvre ». Ce travail, qui est l'oeuvre d'un effort soutenu, a
porté sur le processus d'approvisionnement de stocks dans les
organisations non gouvernementales, cas spécifique de Save the
children(UK) Bunia. Partant du principe qu'un service d'approvisionnement dans
une organisation, joue le rôle de (d') :
1. Acheter des biens, matériels de qualités
adaptées pour les activités de l'organisation, dans un
délai record et d'après les règles de passation de
marché admises.
2. Réceptionner et stocker les matériels
achetés sur le fond d'organisation et autres, selon les règles de
gestion et dans les conditions requises ;
3. Distribuer les matériels stockés au
prêt de services demandeurs ou bénéficiaires.
Notre préoccupation se résumait à travers
les questions suivantes :
ü Existe-t-il un service d'approvisionnement au sein de
Save the children (UK)/Bunia ?
ü Comment est-il organisé ?
ü Fonctionne-t-il en synergie avec les autres
services ?
Selon notre hypothèse :
.A.a.1. Save the children (UK)/Bunia aurait un service
d'approvisionnement qui serait organisé.
.A.a.2. Le service d'approvisionnement de Save the children
serait doté d'une procédure d'achat sur laquelle s'appuieraient
les achats.
.A.a.3. Le service d'approvisionnement de Save the children
serait tenu directement par un assistant logisticien chargé des
approvisionnements qui centraliserait et traiterait toutes les demandes de tous
les départements, fonctionnerait sous la supervision technique du
Coordinateur logistique.
Afin de concilier le conditionnel au réel, nous avons
utilisé la méthode structuro-fonctionnelle soutenue par les
techniques d'interview et d'analyse documentaire, ce qui nous a permis de
confirmer avec certitude que l'organisation non gouvernementale Save
the children UK possède bel et bien un service d'approvisionnement
organisé et qui est en synergie avec tous les autres services de ladite
l'organisation.
Dans tous les cas, cela ne nous empêche pas de formuler
certaines critiques, quant aux écueils constatés dans cette
organisation et le fonctionnement du processus d'approvisionnement, lorsqu'on y
porte un regard du scientifique
Ainsi voici quelques recommandations que nous voudrions bien
formuler :
Vue la lourdeur du processus pour les achats des gros
montant :
1. Au Directeur pays :
· Dans la mesure du possible le directeur pays qui est le
garant de la politique et toutes les procédures de Save the children UK
y compris celui des approvisionnements doit faire de plus à plus de
délégation d'autorisation d'achat pour assurer la rapidité
d'approvisionnement
2. Au Coodinateur Logistique, Assistant logisticien
chargé des achats et le responsable du budget
· Le coordinateur logistique, l'assistant logisticien
chargé des achats et le responsable des budgets doivent faire le
planning des achats prenant en compte le temps nécessaire de la
validation des achats, le délai de livraison de fournisseur, et une
marge de sécurité d'au moins trois jours.
Vue que la culture de l'organisation administrative du
commerce formel (transmission de proforma, accompagner les marchandises avec le
bon de livraison) s'implante timidement a Bunia :
1. Au coordinateur Logistique et Assistant logisticien
chargée des achats
· Le coordinateur logistique et l'assistant logisticien
doivent cautionner une politique de contraindre les fournisseurs à
être à la hauteur par exemple en refusant de
réceptionner toutes marchandises sans bon de livraison du fournisseur,
en exigent aux fournisseurs agréés de transmettre leur prix
officiels chaque mois dans le but d'éviter ou de supprimer l'utilisation
de demande de quotation.
Vu que le formulaire de Liste des fournisseurs
agréés (voir annexe 06) propose une grille de d'évaluation
si pas subjective mais incomplète.
.A.a.4. Au coordinateur Logistique et au
SSM
· De compléter ces critères par le calcul
du taux de service fournisseur qui est obtenu en divisant le nombre de commande
d'approvisionnement livré dans les conditions demandées par le
nombre de commandes totales passé chez un fournisseur x, pour analyser
sa performance et sa fiabilité.
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