Processus d'approvisionnement de stocks dans les Organisations Non Gouvernementales. Cas de Save the Children UK

1.2.4.7 Facture 

C'est un document qui atteste un paiement d'un bien ou d'un service par excellence.

1.2.5 Indicateurs de la fonction approvisionnement

1.2.5.1 Délai de livraison

Il est le temps qui sépare la confirmation de la commande auprès du fournisseur et la réception de la dite commande.

Délai de livraison (delivery lead time) : Temps s'écoulant entre la réception d'une commande client et sa livraison.^27(*)

1.2.5.2 Cout de passation de commandes

Il s'agit de connaître l'engagement financier résultant de la procédure de passation de commandes. Le coût de passation unitaire est calculé pour l'exercice suivant à partir des données de la comptabilité analytique de l'exercice précédent sur la base d'une analyse de processus. Les charges intervenant dans le calcul doivent être valorisées au prorata du temps réellement consacré aux commandes ; dans le cas où la charge considérée concerne un élément qui ne peut être utilisé que pour la passation, elle y est intégralement affectée.

On distingue essentiellement les charges suivantes :

· Fournitures administratives ;

· Frais de télécommunication ;

· Salaires et charges de personnel ;

· Dotation aux amortissements ou loyer des immobilisations corporelles ;

· Assurances ;

· Energie (électricité...) ;

· Entretien et réparation des locaux et matériels.

1.2.5.3 Taux de service de fournisseur28(*)

Il est obtenu en divisant le nombre de commande d'approvisionnement livré dans les conditions demandées par le nombre de commandes totales.

1.2.6 Processus d'approvisionnement pratique

Le service d'achat reçoit la demande d'approvisionnement soit en provenance du magasinier qui se base sur la politique arrêtée pour la gestion du stock ( juste temps, ou commande en quantité et date fixe, .......) pour passer la commande d'une quantité optimum afin d'éviter d'importante immobilisation, soit d'autres services ( technique, commercial, sécurité, ...pour des besoins nouveaux dont la consommation est irrégulière non accord maitrisée ou pour un besoin nouveau.

Des que le service d'approvisionnement reçoit la réquisition d'achats, selon l'importance du montant trois différentes procédure s'impose :

1.2.6.1 Marché gré a gré

Un marché de gré à gré - ou Over The Counter (OTC) en anglais (hors Bourse) - est un marché sur lequel la transaction est conclue directement entre le vendeur et l'acheteur. Il s'oppose à un marché organisé , où la transaction se fait formellement. Les opérations y sont souvent moins standardisées et moins normalisées ou dans un cadre réglementaire plus souple.^29(*)

Ici le service d'achat transmet toute la spécification et les quantités des articles demandés par un service requérant à un ou plusieurs fournisseurs de choix pour qu'il soumette ses prix et ses conditions de livraison.

* 27 ^_ http://www.agrojob.com/dictionnaire/definition-Delai-de-livraison-Delivery-lead-time-3282.html, 22 juillet 2009

* 28 ^_ http://www.cat-logistique.com/indicateurs.htm , 24 juillet 2009

* 29 ^_ Dictionnaire universel Wikipédia : http://fr.wikipedia.org/wiki/Marchégréàgré , 24 juillet 2009