b) Le manuel qualité
Le manuel qualité est un élément
essentiel dans la préparation à la certification, il
décrit scrupuleusement l'organisation de l'entreprise ainsi que le
système qualité mis en place au sein de l'entreprise. Il comporte
le domaine d'application du système de management, les procédures
documentées et enfin décrit les interactions entre les
différents processus. Généralement le manuel
qualité est scindé en deux parties :
· La description de l'organisation
o Sommaire
o Présentation de l'entreprise
o Politique
o Objet et domaine d'application
o Gestion du manuel qualité
o Les responsabilités et autorités concernant la
qualité.
· Le système de management de la qualité
o Descriptions des réponses apportées à
la norme.
Il s'agit d'un document interne à l'entreprise qui
permet, lors d'un remplacement par exemple, d'avoir une vision claire et
globale sur les différentes fonctions à assumer ainsi que son
rôle et sa place au sein de l'organisation.
c) Les procédures
Une procédure se définit comme une
manière spécifiée d'effectuer une activité, en
effet, il s'agit de mettre par écrit la marche à suivre pour
réaliser une action.
Voici les 6 procédures exigées par la norme ISO
9001, version 2000 :
· Maîtrise de la documentation ;
· Maîtrise des enregistrements
qualité ;
· Audit interne ;
· Maîtrise du produit non conforme ;
· Action corrective ;
· Action préventive.
Ces procédures sont rédigées dans la
norme mais ne sont en aucun cas exhaustives, l'institut adapte la norme en
fonction de son travail, ses prestations, son organisation et ses
compétences. Le but est de mettre par écrit sa façon de
travailler, son organisation. Dans certains cas, c'est grâce à ce
genre d'exercice que l'on constate des inefficacités flagrantes qui
mènent le plus souvent à des corrections organisationnelles.
Il suffit de se poser les bonnes questions : Qu'est-ce qui
doit être fait ? Par qui ? Comment ? Ou classer ces dossiers ? Selon quel
critère ? Selon quelle méthode d'archivage ? Etc.
La remise en cause constante permet l'amélioration
continue et donc une amélioration de la qualité.
d) La documentation
La documentation représente les documents
utilisés chaque jour afin d'assurer le bon déroulement des
tâches à accomplir telles que les bons de commande, factures, le
catalogue commercial, les notes d'envoi, etc. De nouveau, la norme n'oblige en
aucun cas à une liste restrictive de document à utiliser.
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