3.5 Le reporting
L'information devient une ressource à partir du moment
ou elle est exploitée, l'enjeu du cabinet ELS Concept est de valoriser
les informations issues du terrain. Pour ce faire, il faut être en mesure
de les collecter, de les analyser et d'entirer des conclusions et des actions
utiles.
3.5.1 Définition
Le reporting est la présentation périodique de
rapports sur les activités et résultats d'une organisation, d'une
unité de travail ou du responsable d'une fonction, destinée
à en informer ceux chargés de les superviser en interne ou en
externe, ou tout simplement concernés par ces activités ou
résultats.
3.5.2 Informer, communiquer
· La communication sur un projet va préciser les
enjeux, les finalités et les objectifs.
· L'échange d'informations entre les membres de
l'équipe projet permet à chacun de :
o Connaître l'état d'avancement du projet ;
o Ses difficultés, et de résoudre les
problèmes en équipe s'il y a lieu.
a) communication interne
Ici aussi, la communication interne à l'équipe
doit permettre de résoudre en grande partie ces difficultés.
ELS Concept adopte une stratégie de communication
claire, et une véritable pédagogie projet.
La stratégie de communication du responsable du projet
s'articule autour de deux types d'informations:
· L'information « opérationnelle » qui
est nécessaire techniquement à l'exécution du travail
(quel est le travail à faire, avec quel délai, comment le faire ?
...).
· L'information « motivationnelle » qui
soutient la motivation à la tâche (exemple: information sur
l'avancement du projet).
b) communication externe
Le dossier mission
· Le dossier mission peut se présenter soit sous
forme totalement structurée, soit sous forme libre laissée
à l'appréciation de chaque intervenant direct.
Le dossier de travail est un outil de facilitation a priori et de
capitalisation d'expérience.
Il permet notamment :
· D'alléger les recherches parfois
fastidieuses ;
· De partager l'information (réseau) ;
· De faciliter sa revue ou contrôle par le
responsable (supervision) ;
· De faciliter son exploitation ultérieure.
Sa forme importe peu, l'essentiel repose sur l'organisation,
les renvois et recoupements possibles des pièces qui le constitue.
Suivi et gestion de
L'intervention
(2)
Eléments de
La contractualisation
(1)
Diagnostic
Par phases
(2.1)
Plan d'actions
(2.3)
Recommandation
(2.2)
Suivi à la
Mise en oeuvre
(2.4)
Supports
Techniques
(3)
Suivi des relations
(4)
Gestion de la qualité
(5)
Dossier de capitalisation
(6)
Figure (3) schéma du dossier mission
(source :..........)
Il doit principalement comprendre :
· La contractualisation
o Cahier des charges client
o Projet d'intervention (toutes versions)
o Contrat ou convention, avenant
o Marché public :
§ Appel à candidatures
§ Dossier d'appel d'offres
§ Cahier des charges techniques
· Suivi et gestion de l'intervention (traitement
informatisé)
o Fiche de suivi des temps
o Fiche de suivi du budget
o Etat d'avancement et écarts
o Facturation et planification
o Suivi des coûts, marge brut et nette, tableaux de
bord
· Supports techniques
o Documents clients
o Documents d'information cabinet
o Fiches de travail standardisées
o Rapport de synthèse
o Rapport définitif
o Dossier des annexes
· Suivi des relations
o Dossiers courriers, fax client
o Dossier de relevés téléphoniques
· Gestion de la qualité
o Comptes rendus des revues de missions, correctifs
o Comptes rendus de présentation des rapports,
situations intermédiaires
o Projets, contrats
o Notes d'honoraires (détail des temps), factures
o Bilan qualité final
· Dossier capitalisation
o Dossier de mise en forme des retours d'expériences
pour atomisation des bonnes pratiques.
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