Organisation comptable d'une entreprise hotelière face à la réalité plurimonétaire: Cas du Park Hotel de Lubumbashi (RDC)

CHAPITRE I - CONSIDERATIONS GENERALES

Nous avons trouvé nécessaire, avant d'entrée dans le vif de notre sujet et dans le souci de la clarification, de commencer par les considérations générales en rapport avec nos investigations.

C'est ainsi que nous aborderons dans ce chapitre, l'approche conceptuelle ainsi que la présentation de l'entreprise qui nous a servi de champ d'investigations.

I.1. DEFINITION DES CONCEPTS

Selon MERTON, une recherche consciente de ses besoins ne peut passer outre à la nécessité de clarifier ; car, une exigence essentielle de la recherche est que les concepts soient définis avec une clarté suffisante pour lui permettre de progresser.^14(*)

Professeur BUSHABU, quant à lui, confirme que la communication entre l'auteur et le lecteur ne peut être possible que si le premier utilise un code accessible par le second.^15(*)

Dans cette optique de permettre une lecture aisée de notre travail et éviter des interprétations contradictoires, nous avons jugé important de procéder par la définition des concepts clés autour desquelles gravitera notre démarche scientifique.

I.1.1. La comptabilité

La comptabilité est une technique de mesure qui constate, enregistre et mémorise l'activité économique d'un agent économique privé ou public, ou de la nation.^16(*)

Elle est destinée à servir d'instrument d'information à l'agent économique lui-même ou au public en vue soit de répondre à l'obligation légale et fiscale, soit de l'analyse de la gestion et de la prévision.

L'article 120 du Plan Comptable français, cité par le couple GRANDGUILLOT^17(*), définit la comptabilité comme un système d'organisation de l'information financière permettant de saisir, classer, enregistrer des données de base et présenter des états reflétant une image fidèle du patrimoine, de la situation financière et du résultat de l'entité à la date de clôture.

Pour Alain FAYEL et Daniel PERNOT, la comptabilité n'est pas seulement une technique ou un langage, mais avant tout un outil dont il est indispensable de savoir se servir et qui doit être parfaitement adapté aux tâches qu'il doit remplir.^18(*)

Ces deux auteurs attribuent à la comptabilité un rôle multiple à savoir :

- un moyen de preuve entre les commerçants ;

- un moyen d'information des associés, salariés et tiers en général ;

- un moyen de calcul de l'assiette de différents impôts ;

- un moyen d'obtention des informations homogènes sur le plan national, d'où la nécessité d'être réglementée par l'élaboration d'un plan comptable général.

De ces différentes définitions, nous pouvons retenir que la comptabilité est une technique qui consiste à constater et enregistrer les activités d'une entité économique dans le but de présenter à une date déterminée, l'état du patrimoine et du résultat de cette entité.

Histoire de la comptabilité^19(*)

L'enfance de la comptabilité remonte à celle de l'humanité : les Sumériens et Assyriens nous ont laissé de nombreuses tablettes d'inventaires (terres, bétails, hommes). La  Bible mentionne l'usage de la comptabilité simple dans l'Evangile selon Matthieu (parabole des talents).

Luca PACIOLI (1445-1517) est crédité comme l'auteur du premier livre sur la comptabilité (summa de arithmetica, geometrica, proportionalita) publié à Venise en 1494. Ce livre est une synthèse des connaissances mathématiques de son temps dont une partie décrit la méthode de tenue de compte des marchands vénitiens de son temps, la comptabilité en partie double. Luca Pacioli n'a fait que codifier plutôt que d'inventer ce système mais il est largement considéré comme le « père de la comptabilité ».

Sa description comprend la plupart des éléments du cycle comptable tel que nous la connaissons aujourd'hui ainsi qu'une recommandation précieuse de ne pas aller se coucher avant que les débits n'égalent les crédits. Ses journaux comportent des comptes pour les actifs (immobilisations, avoirs et inventaires), pour les dettes, pour le capital, pour les dépenses et les recettes, toutes les catégories nécessaires à un bilan et un compte de résultat. Il présente les écritures nécessaires à une clôture des comptes de fin d'année et n'oublie pas les sujets relatifs comme l'éthique comptable et les centres de coût.

Types de comptabilité

L'on distingue : la comptabilité publique, la comptabilité privée et la comptabilité nationale.

La comptabilité publique détermine les recettes et dépenses de l' État et des autres collectivités publiques. 

La comptabilité privée est celle que tiennent tous les autres acteurs économiques. Ils utilisent l'une des deux méthodes comptables (simple et en partie double) que nous verrons plus loin, au choix pour certains organismes (associations, petites entreprises) ou imposées par certains critères fiscaux, économiques et sociaux.

La comptabilité privée peut prendre deux formes :

La comptabilité générale ou comptabilité financière

La comptabilité générale, ou comptabilité financière, s'appuie essentiellement sur la technique de la comptabilité en partie double. Elle est là pour recenser les biens que possède l'entreprise (qu'on appelle ses actifs) et les dettes qu'elle a (passif).

Outil d'information obligatoire pour les entreprises au-delà d'une certaine taille ou d'un certain volume d'affaires, elle peut être fortement réglementée et contrôlée selon les législations nationales. Son objectif essentiel est d'informer les dirigeants et les tiers (propriétaires, prêteurs, fisc, etc.) sur la situation économique de l'entité. Elle sert de base au calcul du résultat et à celui des impôts directs ou indirects. C'est la comptabilité la plus répandue.

La comptabilité analytique ou comptabilité de gestion

La comptabilité analytique, ou comptabilité de gestion, est une comptabilité qui cherche à déterminer le coût de revient des produits et des services que vend une entreprise.

Dans le cas d'une entreprise qui achète des produits (par exemple des planches de bois) et les revend sans les avoir modifiés, le coût de revient est simple à calculer : c'est essentiellement le prix d'achat des produits. Mais si l'entreprise les modifie (elle fabrique des meubles, par exemple), le coût de revient est bien plus complexe : il intègre des salaires, des dépenses d'électricité, de petit outillage, de produits "consommables" (colles, vernis), etc. Si l'entreprise ne fait qu'un type de meubles, il lui suffit de diviser toutes ses dépenses par le nombre de meubles fabriqués pour connaître son coût de revient. Mais si elle fabrique plusieurs types de meubles, la comptabilité générale ne peut pas lui donner le coût de revient par type de meuble. Elle trouvera l'information dans sa comptabilité analytique, qui lui donnera aussi d'autres informations de gestion : coût de revient d'un centre de coût, marge réalisée par produit, par atelier, etc.

Elle n'est pas obligatoire mais en pratique indispensable pour les grandes entreprises dont le processus de production est complexe.

La comptabilité nationale agrège, au niveau d'un pays, les comptabilités publiques et les comptabilités privées pour donner l'image de la situation économique du pays.

Les méthodes de la comptabilité financière

Il existe deux méthodes de comptabilisation : la comptabilité simple et la comptabilité en partie double.

Précisions que dans toutes les deux méthodes, on passe des écritures datées, chiffrées (montant), allouées à un compte, explicitées par un libellé et correspondant à un document répertorié qui doit toujours en retour pouvoir justifier une écriture comptable (une facture, un relevé de compte bancaire, une feuille d'impôt à payer, etc).

Une écriture comptable ainsi justifiée peut alors être opposable à des tiers (État, actionnaires, organisme sociaux, justice, etc.).

On subdivise généralement les opérations en catégories correspondant à des comptes numérotés et libellés que détermine le plan comptable. On distingue les « comptes de bilan » et les «  comptes de résultat ».

Les comptes de bilan correspondent à ce que l'entité possède (les bâtiments, les machines, les comptes clients, les liquidités, les avoirs divers) et ce qu'elle doit (les capitaux propres, les dettes envers les fournisseurs, les organismes sociaux, les salariés, les établissements financiers, etc.)

Les comptes de résultat correspondent à l'activité de l'entité pour produire les richesses inscrites au bilan. On distingue les produits (vente de matières produites ou de services, de marchandises ou production immobilisée) et les charges engagées pour atteindre ces produits (achats de fournitures, d'énergie, de services, frais généraux, cotisations d'adhérents, etc.)

La comptabilité simple

Elle est basée sur la distinction des recettes et des dépenses et la détermination d'un solde entre le total des dépenses et le total des recettes telles qu'elles apparaissent dans le journal de banque et le journal de caisse.

Chaque événement économique est reporté sur un cahier à deux colonnes :

la première colonne pour décrire l'événement,

la deuxième pour mettre son montant, en plus ou en moins selon qu'il s'agit d'un encaissement ou d'une dépense pour celui qui tient la comptabilité.

Ce type de comptabilité dit « de caisse » ne permet pas de faire apparaître les variations de stock (et, plus généralement, du patrimoine), de sorte qu'elle peut laisser penser que tout va bien alors qu'on est en train de vendre les "bijoux de famille" (et inversement, faire croire que la situation est difficile, alors que c'est simplement le stock qui grossit). Elle ne convient donc que pour gérer un stock dont la valeur est stable ou relativement faible, c'est-à-dire pour des particuliers ou de toutes petites entreprises dont les événements économiques sont très simples (par exemple : un cafetier qui encaisse au comptoir les consommations et rend la monnaie).

Néanmoins, la comptabilité de caisse peut être perfectionnée par l'usage du plan comptable, permettant de déterminer des sous-totaux et des soldes par catégorie. Le solde général peut alors être subdivisé entre le solde des comptes de bilan et celui des comptes de résultats.

La comptabilité en partie double

La partie double est une technique qui fonctionne sur la correspondance entre des ressources et leur emploi, entre une origine et une destination. Elle est basée sur un postulat bien connu des scientifiques : rien ne se crée, rien ne se perd, tout se transforme. En terme économique, cela se traduit par deux règles :

toute la valeur qui circule dans une entreprise ne fait que se déplacer ;

l'enrichissement d'une entreprise résulte de sa capacité à prélever cette richesse sur des tiers.

C'est donc une technique basée sur un enregistrement réciproque et simultané de deux évènements : un débit et un crédit. Conventionnellement, le débit représente un enrichissement financier ou un accroissement du patrimoine, le crédit représentant l'inverse.

Exemple de l'achat d'un véhicule : une entreprise qui achète un véhicule 10.000 unités monétaires augmente son patrimoine puisqu'elle a un véhicule. C'est un débit. En contrepartie, elle doit payer ce véhicule, donc faire diminuer sa trésorerie, évènement que l'on inscrit au crédit.

Cette technique est bien supérieure à la comptabilité simple. En effet, elle permet d'enregistrer non seulement les opérations financières immédiates, mais aussi les opérations différées dans le temps : les emprunts, les prêts et les réserves ou provisions pour des opérations envisagées de façon certaine.

De même, elle permet à tout instant d'assurer que la richesse et les avoirs (ce que l'entreprise possède et qui est au débit) sont égaux aux dettes (ce que l'entreprise doit, et qui est inscrit au crédit) : si de la richesse est créée (supposons la vente de services), le résultat de l'opération sera comptabilisé au bilan comme une dette envers l'actionnaire. On fait ainsi toujours correspondre une opération de recette ou de dépense avec un moyen de la réaliser.

Ceci donne une image la plus fidèle possible de l'état des richesses d'un organisme à tout moment et de ses interactions avec les différents acteurs dont il dépend.

Certaines opérations (avec taxes par exemple) font entrer en jeu plusieurs débits et plusieurs crédits dont les sommes des débits doivent être égales aux sommes des crédits. Elle recourt à un plan comptable pour catégoriser les opérations, mais chaque compte peut être débité ou crédité et dispose donc d'au moins deux colonnes.

L'historique des écritures reflète ainsi à chaque date, la photographie de la situation financière de l'entreprise, avec ses acquis, l'état de sa trésorerie, l'évaluation des risques, ses dettes et ses créances. Cette technique offre en outre des garanties de cohérence beaucoup plus grande que celle d'une comptabilité simple. L'égalité entre les débits et les crédits permet en effet des contrôles sous plusieurs angles de la rigueur de la comptabilité. Notamment, le solde des comptes de bilan et celui des comptes de résultats doivent être égaux d'une part et d'autre part s'équilibrer : l'un créditeur (somme des crédits supérieure à celle des débits) et l'autre débiteur (somme des débits supérieure à celle des crédits).

Ce système ne garantit pas complètement contre la fraude : généralement les opérations sont techniquement correctes (débit=crédit), mais la fraude provient de pièces comptables inventées ou trafiquées et/ou d'affectations de comptes erronées, voire à des abus de confiance (signature de deux chèques pour une même opération par exemple). Parfois ce sont des systèmes virtuels très sophistiqués qui sont employés.

Le terme "partie double" est parfois pris au sens de comptabilité générale. Cette association est impropre car il existe des comptabilités analytiques tenues en partie double.

Il est important de noter que la comptabilité est une technique protéiforme^20(*) c'est-à-dire susceptible de prendre diverses formes ou d'en changer fréquemment selon les besoins des utilisateurs.

* ¹⁴ MERTON, R.K., cité par KAPEND ; Cours de gestion du personnel, 2003-2004, p.4

* ¹⁵ BUSHABU, P.K. ; Op cit., p.57

* ¹⁶ MARTINET, A.C. et SILEM, A. ; lexique de gestion, 6^e édition Dalloz, Paris 2003, P.106

* ¹⁷ B. et F., GRANDGUILLOT, Comptabilité générale, 8^e édition Galino Editeur, EJA-Paris, 2004, p.22.

* ¹⁸ FAYEL, A. et PERNOT, D. ; Comptabilité générale de l'entreprise, 14^e édition, Dunod, Paris, 2004, p.iii.

* ¹⁹ Wikipedia, l'encyclopédie libre, www.wikipedia.org

* ²⁰ SEM MBIMBI, P. ; cours de système comptables comparés, ISC Lubumbashi, 2005-2006, inédit, p.2