Organisation comptable d'une entreprise hotelière face à la réalité plurimonétaire: Cas du Park Hotel de Lubumbashi (RDC)

II.1.4. L'organisation fonctionnelle de la comptabilité

Cette organisation comprend deux parties qui sont :

- l'organisation externe qui s'intéresse à la structure organique de l'entreprise

- l'organisation interne qui s'intéresse à la structure du service comptable

a. Organisation comptable externe

Elle est la mise en place, dans le cadre de la structure organisationnelle de l'entreprise, du circuit de transmissions des informations sur les faits économiques et juridiques qui ont lieu dans d'autres services de l'entreprise aux fins de leur enregistrement dans leurs services comptables.

Une telle organisation doit assurer la coordination entre, d'une part, les services comptables et, d'autre part, les trois principaux services de l'entreprise, en l'occurrence le service commercial, le service administratif et le service technique.

1. Rapport avec le service commercial

Le service commercial est chargé des achats, des ventes, des expéditions, de publicité, de promotion ; en plus ce service a pour tâche de chercher des renseignements sur l'environnement dans lequel l'entreprise se trouve plus précisément la position de l'entreprise dans le marché face à ses concurrents en amont et en aval.

Toutes les entrées et les sorties de matières et marchandises sont vérifiées et appuyées par des pièces justificatives.

Les magasins doivent être groupés en tenant compte des nécessités de distribution active et économique des matières, de l'emploi méthodique des emplacements et des dispositions du plan comptable, en :

- magasin marchandise ;

- magasin matières à transformer ;

- magasin matières accessoires ;

- magasin matières auxiliaires à consommer ;

- magasin des emballages ;

- magasin des produits semi-ouvrés

- magasin des produits finis

Le chef magasinier doit connaître le plan comptable au même titre que tous les employés de la comptabilité, il doit :

- être au courant du processus de réception et de la distribution des matières ;

- tenir les documents qui constituent la « comptabilité-matière » (fiche quantitative de stock par article, livre des entrées en magasin, en quantité et par ordre chronologique, bons de retour ou de réintégration établis en trois exemplaires destinés au service émetteur, au magasin et à la comptabilité, bon de réception, etc.) ;

- contrôler les entrées en confrontant les indications mentionnées sur les bons de commande, factures, lettre de transport ;

- contrôler les sorties ;

- répondre de l'exactitude des existants comme de leur concordance avec les chiffres accusés par la comptabilité matière.

Le comptable, après vérification des stipulations matérielles de la facture du fournisseur accompagnée du procès-verbal de la réception transmis par l'agent réceptionnaire du service des achats, mentionne ensuite les indices des comptes à débiter et à créditer.

2. Rapport avec le service technique

L'organisation comptable à ce sujet se traduit par la mise en place des moyens nécessaires devant permettre à la comptabilité de saisir les informations quantitatives relatives :

- au prélèvement des matières de consommation, ou des matières premières ;

- à la fabrication ;

- au stockage des produits fabriqués et leur sortie ;

- à la rémunération des machines de production et autres équipements y afférents.

3. Rapport avec le service administratif

La comptabilité doit être aussi organisée de manière à permettre la saisie :

- des charges administratives ;

- des opérations financières.

Tous ces rapports constituent le réseau de la circulation des informations comptables dans l'entreprise quand on considère l'organisation comptable externe.

b. Organisation comptable interne

Cette organisation s'attache à la structure  interne des services comptables qui peuvent comprendre en son sein :

- la comptabilité générale centrale ;

- la comptabilité fournisseurs ;

- la comptabilité clients ;

- la comptabilité magasins ;

- la comptabilité analytique ;

- la facturation ;

- la caisse ;

- la trésorerie ;

La liste n'est pas exhaustive car l'organisation comptable interne dépend de la nature et de la taille de l'entreprise.

L'organisation interne de la comptabilité est matérialisée par le système comptable.

1. Le système comptable

Le système comptable est un ensemble qui permet d'atteindre les objectifs fixés à la comptabilité c'est-à-dire : enregistrer, classer, résumer et synthétiser.

- l'enregistrement des opérations : se fait par les journaux,

- le classement des opérations : se fait par les comptes et le grand livre,

- le résumé des opérations : se fait par la balance ;

- la synthèse des opérations : se fait par le bilan et le compte du résultat.

C'est dans cet ordre que tout système comptable doit s'organiser.

a. Le système classique

Le système d'organisation comptable généralement baptisé système classique est le plus ancien des systèmes comptables. Il est calqué sur les objectifs de base de la comptabilité.

Ce système est décrit de la manière ci-après à partir des pièces comptables classées chronologiquement :

1. enregistrement au journal, au jour le jour, des opérations comptables ;

2. report dans le compte de chaque opération ;

3. calcul périodique du solde des comptes et établissement de la balance générale ;

4. établissement des documents de synthèse à partir de la balance.

Ce système est valable en tant que système de base d'organisation comptable. Mais il est évident que si l'entreprise a de nombreux enregistrements, il s'avère très vite insuffisant. Il s'ensuit un travail énorme et fastidieux au niveau des reports du grand-livre.

b. Le système centralisateur

Le système classique est devenu très vite dépassé, du fait d'un seul support pour toutes les opérations de l'entreprise.

Le livre journal et le grand livre seront détaillés en autant des journaux auxiliaires et de livres auxiliaires que les besoins l'exigent. Les écritures portées sur les journaux et les livres auxiliaires sont centralisées au moins une fois par mois sur le livre journal et le grand-livre.

- En cas d'existence de journaux auxiliaires, le livre journal se limite, en pratique, au report mensuel des mouvements débits et crédits de chaque journal auxiliaire (avec mention de la période et identification du journal d'origine).

« Cette récapitulation mensuelle des totaux des opérations est valable à la condition de conserver tous les documents permettant de vérifier ces opérations jour par jour, opération par opération »^39(*)

- Comme pour le livre journal, le grand-livre est détaillé en autant de livres auxiliaires ou documents tenant lieu, que l'importance et les besoins de l'entreprise l'exigent, par exemple le grand livre des comptes « clients ». Dans ce cas, les écritures portées sur les livres auxiliaires sont centralisées une fois par mois au moins sur le grand livre.

Le système centralisateur opère une division du journal unique, puis une centralisation (au moins mensuelle) sur le journal général centralisateur. Dans ce journal général n'apparaissent que les comptes collectifs.

L'organisation du système centralisateur comprend ainsi deux degrés :

- la comptabilité auxiliaire au premier degré :

o les enregistrements des opérations dans les journaux auxiliaires ;

o les reports dans les grands-livres auxiliaires (clients-fournisseurs) ;

- la comptabilité générale ou centralisatrice ou du second degré :

o l'établissement du journal général à partir des totaux

o les reports dans le grand-livre général,

o l'établissement de la balance.

L'intérêt du système centralisateur est qu'il permet de ne reporter au grand-livre que la synthèse des journaux auxiliaires.

c. Les systèmes informatiques

Les systèmes informatiques actuels, sur lesquels nous insisterons d'avantage, sont une évolution du système centralisateur.

Leur caractéristique fondamentale est que :

- seule la première opération d'enregistrement est saisie ;

- toutes les autres opérations : report au grand livre, établissement de la balance, établissement du bilan et du compte de résultat ; se font automatiquement, sans aucune intervention humaine, ni risque d'erreurs, ni aucune perte de temps.

La caractéristique de cet enregistrement est que la codification comptable est toujours unique et correspond au journal concerné. Seul le journal des opérations diverses fonctionnera comme le journal général.

Il se peut qu'une même opération concerne deux journaux auxiliaires. Dans ce cas, le système que nous venons de décrire conduirait à un double enregistrement de cette opération. Il est donc nécessaire de passer par un compte de liaison appelé compte de virement interne qui doit toujours être soldé et ce compte permet d'éviter le double enregistrement.

Dans la pratique, on créera généralement autant de comptes de virement interne qu'il y aura des comptes banques et des comptes caisses.

En effet, une opération ne peut pas concerner à la fois le (ou les) journaux d'achat et de vente. Il n'y a jamais de compte de liaison avec le journal des opérations diverses puisque celui-ci n'enregistre que les opérations qui ne concernent pas les autres journaux.

L'organisation de la comptabilité tenue au moyen de systèmes informatisés implique l'accès à la documentation relative aux analyses, à la programmation et à l'exécution des traitements, en vue notamment de procéder aux tests nécessaires à la vérification des conditions d'enregistrement et de conservation des écritures.

Toute donnée comptable entrée dans le système de traitement est enregistrée, sous une forme directement intelligible, sur papier ou éventuellement sur tout support offrant toute garantie en matière de preuve.

Aussi, est-il indispensable qu'en cas de traitement informatique de la comptabilité, il soit notamment possible, comme en cas de traitement manuel, de contrôler la validité des écritures centralisées sur les documents comptables obligatoires à l'aide des écritures portées sur les documents non obligatoires qui peuvent se présenter sous forme de listing informatiques. Dès lors, les journaux auxiliaires qui revêtent une belle forme doivent être tenus dans des conditions qui permettent aux personnes habilitées à effectuer des contrôles de vérifier, avec suffisamment de sécurité, la sincérité des écritures y figurant.

A cet égard, l'identification, la numérotation et la datation des listings informatiques apparaît être un des moyens permettant d'atteindre un tel objectif.

Si aucune sanction pénale ne s`attache au non-respect de cette procédure, il convient d'observer que l'entreprise qui s'y conforme s'expose moins au risque de voir mettre en doute, par les contrôleurs des comptes, la fiabilité du système de traitement de la comptabilité que celles qui ne s'y conformerait pas.

* ³⁹ OHADA, Actes Uniformes, www.ohada.org.