4.3. Circulation des principaux
documents à l'interne de la société
Le processus de l'activité générale se
décrit comme l'opération de management avec l'utilisation des
documents principaux qui les organisent et les règlent. Dans
l'activité managériale le document est l'objet du travail, ou le
résultat du travail. Le document est le porteur matériel de
l'information et il prévient à informer, à transmettre et
à conserver. Il réalise certaines opérations
nécessaires managériaux, qui est la base de prise de
décision, de communication, d'information, de vérification et de
contrôle.
La circuit de documentations présente la communication
de création et d'utilisation des documents à l'interne,
jusqu'à leur transmission vers l'environnement externe de la
société.
La classification des documents peut présenter par les
critères suivants :
Ø selon les caractéristiques de
spécialité
Sous ces types de communication la société
distingue deux principaux documents :
1. général-ils sont traités par la
société et forment les opérations concrètes
(ex : référence, attestation etc.)
2. spécialisé-ils sont élaborés par
la société qui présentent les travaux des
départements de l'organigramme et ces documents incluent les
opérations répétitives (ex : ordres, règles,
normes etc.)
Ø selon l'importance
1. ordonnance- ordres, prescription, injonction etc.
2. exécutoires rapports, mémoires etc.
3. poursuites lettres sur les dommages, les poursuites etc.
4. informatique-annonces, émissions etc.
Ø confidentiel
les documents financier, les rapports financiers, certaines
contrats qui exige la caractère secret, par exemple, les business
plan, les études des marches, les consultations commandés
Ø selon la source
1. documents qui sont créés à l'interne se
la société (ex : forme d'enregistrement, forme de
participation des clients etc.)
2. documents qui sont reçus à l'externe de la
société (ex : facturation des fournisseurs, lettres,
documents financiers des banques etc.)
Ø en terme
1. simple-la date n'est pas signée dans le document
2. délai prescrit-la date est signée
3. urgent exige la réalisation des documents aussi vite
que possible
Ø selon mode et difficulté
1. documents standarts (ex: blancs de comptable etc.)
2. documents non standarts (ex: réunions, liste des
tâches à réaliser etc.)
3. document compliqué qui inclut les différents
problèmes à résoudre
4. documents simple qui inclut la réalisation d'un
problème (ex: «offerta» d'un commande etc.).
Le perfectionnement du processus de l'activité avec
la circulation des documentations est la diminution de l'utilisation des
documents dans le processus de gestion. Aujourd'hui, ce n'est pas le
problème, car les entreprises appliquent les technologies informatique
et managériales.
Par exemple, en diminuant les documents des données des
clients et les intégrant au système CRM, qui permet de collecter
des informations et les automatiser, l'entreprise gagne le temps et les moyens
matériels et elle dépense ces moyens pour organiser les
opérations plus effectivement. L'archivage des données par le
système automatisé ne concerne pas seulement des clients, encore
il inclut et résume les autres documents.
Les logiciels permettent d'automatiser non seulement la
circulation des documents, mais encore la réception de commande.
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